Coordonnateur des opérations immobilières // Real Estate Operations Coordinator

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À propos de Landmark

 Nous sommes une société de conseils en immobilier commercial axée sur les locataires de comptes nationaux dont l’objectif est de mettre à profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils créent. Grâce à notre modèle de services intégrés, les clients ont accès à une équipe multidisciplinaire comprenant la recherche et étude du marché, la gestion des transactions, les services juridiques et l’administration et vérification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unité intégrée.

Landmark recherche un support aux opérations immobilières, pour se joindre à notre organisation.

Rôle et Responsibilités

Relevant du directeur des comptes corporatifs, le Coordonnateur des opérations immobilières appuiera les activités opérationnelles, administratives et de production de rapports au quotidien pour plusieurs fonctions internes.

 La personne retenue jouera un rôle clé dans le maintien de processus organisés, le soutien à la coordination interne, la gestion de la documentation et l’assurance du respect des échéanciers dans un environnement dynamique et rapide.

Responsabilités principales

•  Fournir un soutien opérationnel et administratif aux équipes internes et au service clientèle.
• Préparer, mettre en forme, maintenir et organiser des rapports, présentations, correspondances et autres documents d’affaires tout en assurant leur exactitude et leur confidentialité.
• Coordonner les réunions internes et externes, incluant la planification, la logistique et les suivis.
• Soutenir le traitement des dépenses, la coordination des factures et certaines tâches administratives financières en collaboration avec le service des finances.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données internes, les outils de suivi et les systèmes de rapports afin d’assurer l’exactitude et la cohérence des données.
• Participer à la coordination des flux de travail, à la gestion documentaire et au respect des échéanciers opérationnels.
• Soutenir les activités administratives de clôture, maintenir des dossiers précis dans les systèmes internes et contribuer aux fonctions de documentation et de rapports.
• Appuyer certaines initiatives en collaboration avec les responsables de projets, selon les priorités et la capacité de l’équipe.

 Qualifications essentielles

• Bilinguisme complet; anglais et français, à l’oral comme à l’écrit.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente en administration.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Capacité à gérer plusieurs tâches efficacement.
• Souci du détail exceptionnel.
• Capacité à respecter les échéances et à livrer un travail de qualité.
• Capacité à gérer des demandes multiples, des priorités concurrentes et à s’adapter à des changements fréquents.
• Bonne maîtrise de MS Office et Google Docs (la connaissance de Salesforce est un atout, mais non requise).
• Idéalement, plus de 3 ans d’expérience dans le secteur de l’immobilier commercial (un atout).

Vous êtes…

• Déterminé à dépasser les idées conventionnelles et aller au-delà des idées reçues pour atteindre les objectifs.
• Poursuivre sans relâche,
• Collaboratif, disposé à travailler en collaboration au sein d'une entité à but unique afin d'atteindre nos objectifs.
• Capable de solliciter de l'aide tout en étant conscient de vos aptitudes. Vous êtes ouvert à l’apprentissage continu.

 Ce que nous offrons

Chez Landmark, nous investissons autant dans nos équipes que dans nos clients. Vous vous joindrez à une équipe collaborative où vous serez soutenu pour développer vos compétences professionnelles, évoluer, contribuer et offrir le meilleur de vous-même.

• Rémunération compétitive.
• Présence au bureau du lundi au jeudi, avec télétravail le vendredi.
• Congés annuels et congés maladie généreux.
• Avantages sociaux étendus (assurance médicale, dentaire, soin de la vue) et assurance invalidité et vie pour les employés éligibles.
• Contribution de l’employeur au REER collectif.
  Soutien et ressources pour le développement de carrière.
• Environnement inclusif et axé sur le travail d’équipe, où vos idées sont toujours valorisées.

*Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Chez Landmark, nous favorisons un milieu de travail inclusif où chaque personne a la possibilité de s'épanouir. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, à postuler. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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About LANDMARK

 A tenant-centered commercial real estate advisor of national accounts, whose purpose is to harness the collective influence of our clients and bring power to the value they create. Our integrated service model provides our clients with access to a multi-disciplinary team of experts in Market Intelligence, Transaction Management, Legal Services and Lease Administration & Audit all working in harmony as a single coordinated unit.

Landmark is looking for a Real Estate Support Coordinator to join our organization.

Your Role

Reporting to the Director of Corporate Accounts, the Real Estate Operations Coordinator will support day-to-day operational, administrative, and reporting activities across multiple internal functions.

The successful candidate will play a key role in maintaining organized workflows, supporting internal coordination, managing documentation, and ensuring the timely completion of operational deliverables in a fast-paced environment.

Your Key Responsibilities

• Provide operational and administrative support accross internal teams and client service functions.
• Prepare, format, maintain, and organize reports, presentations, correspondence, and other business documentation while ensuring accuracy and confidentiality.
• Coordinate internal and external meetings, including scheduling, logistics, and follow-up activities.
• Support expense processing, invoice coordination, and administrative financial tasks in collaboration with the Finance Department.
• Maintain and update internal databases, tracking tools, and reporting systems to ensure data accuracy and consistency.
• Assist with workflow coordination, document management, and the timely completion of operational deliverables.
• Support administrative close-out activities, maintain accurate records within internal systems, and assist with documentation and reporting functions.
• Support selected initiatives in coordination with assigned project owners, aligned with team priorities and capacity. 

Your core competencies

•  Fluently bilingual – English and French written and spoken  
• Minimum 3 years of related administrative experience
• Excellent written and oral communication skills
• Strong organizational skills
• Ability to multitask efficiently
• Exceptional attention to detail
• Ability to work with deadlines and achieve quality results
• Ability to handle multiple demands and competing priorities and adapt to frequent changes
• Strong working knowledge of MS Office, Google docs (knowledge in Salesforce is beneficial but not required)
• Ideally 3+ years of experience in the commercial real estate industry (an asset)

 You are

• Relentless in pursuit, going beyond conventional thought to achieve your goals.
• A collaborative team player, working with other team members as a single purpose unit to reach our goals and objectives.
• Known to seek assistance when needed and aware of your abilities. You are open to continuous learning.
• Energetic and embrace opportunities for change.

What we Offer

 At Landmark, we invest in our people as much as we invest in our clients. You’ll join a collaborative team where you’re supported to develop your professional acumen, grow, contribute, and do your best work.

• Competitive compensation.
• In-office Monday to Thursday, with remote work on Fridays.
• Generous vacation and sick leave.
• Extended health benefits (Medical, Dental, Vision) and Disability & Life insurance for eligible employees.
• Group RRSP matching.
• Career development support and resources.
• Inclusive, team-oriented environment where your ideas are always valued.

At Landmark, we foster an inclusive workplace where every individual has the opportunity to thrive. As an equal opportunity employer, we encourage applications from all qualified individuals, including Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. Please note that only short-listed candidates will be contacted.