Adjoint(e) administratif(ve) (Opérations corporatives) / Administrative Assistant (Corporate Operations)

Title : Adjoint(e) administratif(ve) (Opérations corporatives)

Relevant de : Gestionnaire principal, Opérations corporatives
Lieu : Hybride – Varennes (QC)

Sommaire du poste

StormFisher est à la recherche d’un(e) professionnel(le) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour superviser et optimiser les opérations quotidiennes du bureau à notre site de Varennes. Agissant comme un prolongement essentiel du Bureau du PDG au sein du département des Opérations corporatives, ce poste convient à une personne expérimentée qui s’épanouit dans un environnement dynamique et qui prend l’initiative d’assurer l’excellence opérationnelle dans les fonctions administratives, de gestion des installations et de coordination.

En tant que lien clé entre notre site de Varennes et l’équipe corporative élargie, vous serez responsable de maintenir un environnement de travail professionnel tout en exécutant divers projets ponctuels et initiatives stratégiques visant à soutenir la croissance de l’entreprise et l’efficacité opérationnelle.

Principales responsabilités

1. Gestion du bureau et des installations

• Supervision des installations : Assurer la gestion quotidienne des opérations du bureau afin de maintenir un environnement professionnel et fonctionnel pour les employés et les visiteurs.
• Gestion des fournisseurs : Gérer les relations avec les fournisseurs de services (entretien, sécurité et nettoyage) et superviser l’approvisionnement en fournitures de bureau et en inventaire pour le site.
• Logistique des réunions : Coordonner les horaires des salles de réunion, les réservations d’espaces externes et les services de traiteur pour les réunions de direction et du conseil d’administration.
• Soutien à la conformité : Contribuer à la tenue des dossiers de santé et sécurité du site afin d’assurer la conformité aux réglementations locales et aux normes corporatives.
• Gestion du courrier : Agir comme personne-ressource pour la récupération du courrier de l’entreprise à la boîte postale et assurer sa distribution ou son transfert aux personnes concernées, au besoin.

2. Coordination administrative et financière

• Gestion des demandes : Servir de point de contact principal pour les communications corporatives et s’assurer que toutes les demandes sont traitées et dirigées vers les bonnes personnes.
• Gestion documentaire : Administrer les systèmes de classement numériques et physiques, incluant la préparation de rapports et la tenue des dossiers corporatifs.
• Administration financière : Soutenir l’équipe des finances dans le rapprochement des cartes de crédit, le suivi des dépenses et la création de bons de commande pour les dépenses du site.
• Gestion des déplacements : Coordonner les arrangements de voyage complexes et administrer le système corporatif de gestion des déplacements.

3. Soutien stratégique et projets spéciaux

• Projets ponctuels : Réaliser diverses tâches administratives et projets spéciaux assignés par la direction afin de soutenir les objectifs d’affaires en évolution.
• Amélioration des processus : Évaluer les processus administratifs existants et mettre en œuvre des améliorations afin d’accroître l’efficacité opérationnelle.
• Organisation d’événements : Planifier des événements sociaux corporatifs, des activités pour les membres du conseil d’administration et des initiatives locales du site.
• Soutien interfonctionnel : Appuyer l’équipe des ressources humaines pour les aspects logistiques de l’intégration des nouveaux employés et contribuer à la préparation des communications internes et infolettres.

Qualifications et compétences

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou domaine connexe (atout)
• Plus de 2 ans d’expérience en administration ou en gestion de bureau
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Bilinguisme français/anglais (obligatoire)
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Excel, SharePoint et Teams)
• Expérience avec un système ERP ou un logiciel comptable (atout)
• Grande discrétion, capacité à gérer des priorités concurrentes et attitude professionnelle dans un environnement dynamique
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule fiable (obligatoire)

Ce que nous offrons

• Expérience concrète au sein d’une entreprise en croissance dans le secteur de l’énergie propre
• Régime complet d’avantages sociaux
• Environnement de travail collaboratif et stimulant
  

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Title: Administrative Assistant (Corporate Operations)

Reporting To: Senior Manager, Corporate Operations

Location: Hybrid – Varennes, QC

Position Summary            

StormFisher is seeking a highly organized and proactive professional to oversee and optimize day-to-day office operations at our Varennes location. Operating as a critical extension of the Office of the CEO within the Corporate Operations department, this role is designed for an experienced individual who thrives in a fast-paced environment and takes the initiative to ensure operational excellence across administrative, facilities, and coordination functions.

As a key link between our Varennes site and the broader corporate team, you will be responsible for maintaining a sophisticated workplace environment while executing various ad hoc projects and strategic initiatives that support the company’s growth and operational efficiency.

Key Responsibilities

1. Office & Facilities Management

• Facility Oversight: Direct daily office operations to maintain a professional and functional environment for staff and visitors.
• Vendor Procurement: Manage relationships with service providers (maintenance, security, and cleaning) and oversee the procurement of office and site inventory.
• Meeting Logistics: Coordinate meeting room schedules, external facility bookings, and catering requirements for executive sessions and board meetings.
• Compliance Support: Assist with the maintenance of site health and safety records, ensuring the facility remains compliant with local regulations and corporate standards.
• Mail Management: Serve as the primary point of contact for retrieving company mail from the P.O. box and distributing or forwarding it to the appropriate individuals as required.

2. Administrative & Financial Coordination

• Inquiry Management: Serve as the primary point of contact for corporate communications, ensuring all inquiries are triaged and directed appropriately.
• Document Control: Manage digital and physical filing systems, including report preparation and the maintenance of corporate records.
• Financial Administration: Support the finance department with credit card reconciliation, expense tracking, and the generation of purchase orders for local site expenditures.
• Travel Management: Coordinate complex travel arrangements and oversee the administration of the corporate travel management system.

3. Strategic Support & Special Projects

• Ad Hoc Project Execution: Perform various administrative tasks and specialized projects as assigned by leadership to support evolving business objectives.
• Process Improvement: Evaluate existing administrative workflows and implement updates to increase operational efficiency.
• Event Planning: Organize corporate social events, board member functions, and local site initiatives.
• Cross-Functional Support: Assist HR with the logistical aspects of employee onboarding and contribute to the preparation of internal communications and newsletters.

Qualifications & Skills

·       Post-secondary education in business administration or related field (asset)

·       2+ years of administrative or office management experience

·       Strong organizational and communication skills

·       Ability to manage multiple priorities

·       Bilingual in French/English (required)

·       Advanced proficiency in Microsoft 365 (Excel, SharePoint, and Teams)

·       Experience with ERP or accounting software is an asset

·       High degree of discretion, ability to manage competing priorities, and a professional demeanour in a fast-paced environment

·       Valid driver’s license and access to a reliable vehicle (required)

What We Offer

·       Hands-on experience in a growing clean energy company

·       Comprehensive benefits plan

·       Supportive and collaborative work environment