Assistant(e) administratif(ive) général(e)/General Administrative Assistant

Saco Technologies Inc. - Opportunities Full TimeMontreal, QC

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*** English will follow ***


SACO est un chef de file en matière d'éclairage innovant, d'écrans vidéo à DEL, de solutions et de contrôles multimédias. Notre expertise s’applique à une variété de projets remarquables dans le monde entier, allant de l’éclairage architectural aux installations d’art multimédia, en passant par les expériences de tournée musicale pour les plus grands artistes.


SACO est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) général(e) pour apporter un soutien quotidien à notre équipe des opérations. Ce rôle exigera un souci du détail, un sens aigu de l'organisation et la capacité de respecter des délais serrés tout en gérant de multiples demandes critiques. Un(e) professionnel(le) dynamique, flexible et positif(ive) qui travaille avec succès dans un environnement d'équipe et établit des relations de travail efficaces et collaboratives à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe.


Responsabilités principales

· Fournir un soutien administratif efficace à l'équipe des opérations et aux autres employés.

· Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie.

· Produire des rapports, prendre et transcrire des notes de réunion, créer des présentations et effectuer des recherches.

· Effectuer la saisie de données.

· Mettre en forme des documents (Excel, Word, PowerPoint).

· Organiser des voyages, par exemple réserver des vols, des voitures, et faire des réservations d'hôtel et de restaurant.

· Commander les fournitures du département et tenir l'inventaire des stocks.

· Accueillir et aider les visiteurs.

· Coordonner les espaces de travail.

· Rester adaptable et flexible face aux besoins changeants de l'équipe, assurer un haut niveau de confidentialité.

· Toutes autres tâches pertinentes pour le projet.


Qualifications et compétences requises

· Diplôme technique dans un domaine pertinent.

· Minimum de 1 an d'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ive).

· Domaines d'expérience privilégiés : construction, déploiement technologique ou divertissement.

· Bonne connaissance pratique d'Excel (formules, tableaux croisés dynamiques, macros).

· Bonne connaissance de la bureautique/automatisation.

· Excellent sens de l'organisation.

· Excellente hiérarchisation et gestion du temps.

· Patience et minutie.

· Capacité à respecter les délais.

· Capacité à travailler sous pression.

· Esprit d'équipe, sens de l'initiative tout en étant autonome.

· Capacité à travailler dans des environnements multiculturels.

· Bilingue; français et anglais.

· Maîtrise de l'espagnol, un atout.


Ce que nous offrons

· L'opportunité de travailler sur des projets d'éclairage unique et battant des records, exposés autour du monde.

· Une équipe expérimentée, dynamique et en pleine croissance.

· Des salaires concurrentiels, une assurance collective et un programme de cotisation égale au REER

· Des horaires de travail flexibles

· Un code vestimentaire décontracté

· Une grande diversité culturelle.


*Veuillez noter que nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.


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SACO is a leader in innovative lighting, LED video displays, and media solutions and controls. Our expertise is applied in a variety of remarkable projects worldwide ranging from architectural lighting, to multimedia art installations, to music touring experiences for top artists.


SACO is looking for a General Administrative Assistant to provide day to day support to our operations team. This role will require attention to detail, strong organizational skills, and the ability to meet tight deadlines while managing multiple critical requests. A dynamic, flexible, and positive professional that works successfully in a team environment and build effective and collaborative working relationships inside and outside the team.


Responsibilities

· Provide efficient administrative support to the Operations Team and other employees.

· Perform administrative tasks such filing, photocopying, transcribing, and faxing.

· Generate reports, take meeting minutes, transcribe minutes, create presentations, and conduct research.

· Perform data entry.

· Formatting documents (Excel, Word, PowerPoint).

· Making travel arrangements, such as booking flights, cars, and making hotel and restaurant reservations.

· Order department supplies and keep inventory of stock.

· Greet and assist visitors.

· Coordinating workspaces.

· Stay adaptable and flexible to the changing needs of the team, ensure high levels of confidentiality.

· All other tasks relevant to the project.


Requirements

· Technical Diploma in a relevant field.

· Minimum 1 year of experience in administrative assistant.

· Preferred field of experience: construction, technological deployment, or entertainment.

· Good working knowledge of Excel (formulas, pivot tables, macros).

· Good knowledge of office technology/automation.
· Excellent organizational skills.

· Excellent prioritization and time management.

· Patience and thoroughness.

· Ability to meet deadlines.

· Ability to work under pressure.

· Team player, sense of initiative while being autonomous.

· Ability to work in multicultural environments.

· Bilingual proficiency

· Fluency in Spanish, an asset.


What we offer

· The opportunity to work on world-class and record-breaking lighting projects displayed across the world;

· An experienced, dynamic, and rapidly growing team;

· Competitive salaries, group insurance and an employer-matched RRSP plan;

· Flexible working hours;

· Casual dress code;

· Great cultural diversity.