Assistant(e) administratif(ve) / Administrative Assistant

Saco Technologies Inc. - Opportunities Full TimeMontreal, QC

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**** English will follow ****

SACO est un chef de file en matière d'éclairage innovant, d'écrans vidéo DEL, de solutions et de contrôles multimédias. Notre expertise s’applique à une variété de projets remarquables dans le monde entier, allant de l’éclairage architectural aux installations d’art multimédia, en passant par les expériences de tournée musicale pour les plus grands artistes.

Nous recherchons un/une Assistant(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe.

La personne que nous cherchons possède des capacités exceptionnelles en analyse de situation, clarification des besoins et autonomie dans la mise à jour des documents. Cette personne est dynamique, flexible et a une attitude professionnelle positive. Nous sommes à la recherche d’une personne ayant de l’expérience en dessin technique à très haute teneur technologique, en architecture de grande envergure ou en divertissement (spectacle, cinéma, jeux vidéo).

Responsabilités

· Coordonner l’émission de jeux de plans spécifiques, selon les différents utilisateurs, à partir des plans existants;

· Coordonner les révisions entre les différentes équipes internes et locales; • Faire la mise en page et la publication de plans;

· Participer à aiguiller les mises à jour du client, l’impact des RFI’s et autres communications;

· Organiser et répertorier les versions sur le serveur; • Mettre à jour les plans selon les fréquences requises, et les distribuer;

· S’assurer de l’impression des mises à jour;

· En collaboration avec les équipes de documentation technique, d’architecture, de design, préparer et organiser la documentation de projet, les manuels et procédures;

· Toutes autres tâches pertinentes au déroulement du projet.

Qualités requises

· Diplôme technique dans un domaine connexe;

· Minimum 5 ans d'expérience en coordination administrative de projets;

· Minimum de 5 ans d'expérience en construction, en déploiement technologique ou en divertissement, essentiel;

· Excellente connaissance pratique d'Excel (formules, tableaux croisés dynamiques, macros);

· Bonne connaissance de la technologie/automatisation de bureau;

· Très bon sens de l'organisation;

· Excellente gestion des priorités et du temps;

· Patience et rigueur;

· Capacité à respecter les délais;

· Capacité à travailler sous pression;

· Esprit d'équipe, sens de l'initiative tout en étant autonome;

· Capacité à travailler dans des environnements multiculturels;

· Maîtrise de l'espagnol, un atout;

· Bilingue français/anglais.

Ce que nous offrons

· L'opportunité de travailler sur des projets d'éclairage unique et battant des records, exposés autour du monde;

· Une équipe expérimentée, dynamique et en pleine croissance;

· Des salaires concurrentiels, une assurance collective et un programme de cotisation égale au REER;

· Des horaires de travail flexibles;

· Un code vestimentaire décontracté;

· Une grande diversité culturelle.

On ne fait qu’un, rejoignez SACO!

SACO n'est pas seulement une marque, c'est un état d’esprit, une culture. Nous réunissons des technologues, des experts de l'éclairage et des experts médias de divers domaines pour former une communauté de connaissances et de passion, dans le but de réaliser des projets extraordinaires.

*Veuillez noter que nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

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SACO is a leader in innovative lighting, LED video displays, and media solutions and controls. Our expertise is applied in a variety of remarkable projects worldwide ranging from architectural lighting to multimedia art installations, to music touring experiences for top artists.

We are currently looking for an experienced Administrative Assistant to join our team.

The person we are looking for has exceptional situational analysis, interpersonal, administrative, and organizational skills. This person is dynamic, flexible and has a positive professional attitude. We are looking for someone with experience in administrative assistance to a high technology project or project office in large-scale architecture or entertainment (shows, movies, video games).

Responsibilities

· Coordinate communications between internal, local (site) teams, and subcontractors;

· Creating and updating progress reports;

· Formatting documents (Excel, Word, PowerPoint);

· Programming and using Excel for reporting;

· Organize and list communications on the server;

· Update project office working documents (directories, responsibilities, organizational charts);

· Prepare and organize project presentations and visual communications;

· Travel coordination (transportation, hotels and other);

· Coordinating workspaces;

· Organization of team activities;

· All other tasks relevant to the project.

Requirements

· Technical diploma in a related field;

· Minimum 5 years of experience in administrative project coordination;

· Minimum 5 years of experience in construction, technological deployment, or entertainment, essential;

· Excellent working knowledge of Excel (formulas, pivot tables, macros);

· Good knowledge of office technology/automation;

· Very good organizational skills;

· Excellent prioritization and time management;

· Patience and thoroughness;

· Ability to meet deadlines;

· Ability to work under pressure;

· Team player, sense of initiative while being autonomous;

· Ability to work in multicultural environments;

· Fluency in Spanish, an asset;

· Bilingual French/English.

What we offer

· The opportunity to work on world-class and record-breaking lighting projects displayed across the world;

· An experienced, dynamic, and rapidly growing team;

· Competitive salaries, group insurance and an employer-matched RRSP plan;

· Flexible working hours;

· Casual dress code;

· Great cultural diversity.

We come together as one, join SACO!

SACO isn’t just a brand, it’s a mindset, a culture. We bring together technologists, lighting and media experts from various fields to form a community of knowledge and passion with the same goal to do extraordinary things.