Coordonnatrice opérations et administration

Rab quoi? R-A-B-L-A-B

On est une agence de marketing numérique d'une vingtaine de personnes, nichée à l'intersection du Mile-Ex, de Villeray et de la Petite Italie. On fait du SEO et du Google Ads pour des PME québécoises et des entreprises d'envergure nationale, et on essaie de le faire à notre façon : bien, de manière transparente, et dans un environnement de travail qui a du sens.

On a fondé Rablab en 2016 avec l'objectif d'incarner un modèle d'agence sain. En 2023, on a ajouté la semaine de 4 jours parce que c'était la bonne décision. On cherche des gens qui veulent construire quelque chose sur le long terme, pas juste cocher des cases.

Le poste

On cherche quelqu'un pour buy back time pour les fondateurs et l'équipe de direction. Concrètement, ça veut dire : décharger Nick, JP, Mathilde et Jen de tout ce qui tourne autour de la logistique, de l'administration et de la coordination opérationnelle, pour qu'ils puissent rester focusés sur ce qu'ils font le mieux.

C'est un rôle qui mélange adjointe exécutive, coordonnatrice administrative et soutien aux opérations, avec une touche de marketing et de visibilité. La personne qu'on cherche est le genre à voir ce qui doit être fait avant qu'on le demande, et à le faire bien.

Principales responsabilités

• Assurer un soutien administratif et organisationnel aux fondateurs dans la gestion de leurs priorités, suivis et tâches quotidiennes
• Coordonner les réservations et aspects logistiques (déplacements, rendez-vous, événements, etc.)
• Préparer des documents administratifs et contractuels et assurer certains suivis liés aux ventes
• Veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes et à la coordination des tâches internes
• Gérer les achats de fournitures et entretenir les relations avec les fournisseurs
• Contribuer à l'organisation d'événements internes et externes, dont les activités d'équipe et les initiatives corporatives
• Prendre des photos et vidéos lors de certaines activités et contribuer à la création et diffusion de contenu sur nos plateformes
• Faire une veille et identifier des opportunités de visibilité pour Rablab (événements, conférences, podcasts, concours, partenariats)
• Participer à la coordination de projets spéciaux et d'initiatives stratégiques selon les besoins
• Assurer des suivis administratifs, logistiques et de service à la clientèle pour nos différentes initiatives, incluant RabAcademie et le RabLodge
• Coordonner les besoins opérationnels du RabLodge (suivis fournisseurs, achats, facturation, entretien général)
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation de l'efficacité organisationnelle

Ce qu'on recherche

• 2 à 4 ans d'expérience dans un rôle similaire (coordination, administration, soutien exécutif ou opérations)
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé; bonne connaissance de l'anglais
• Organisé.e, autonome et proactif.ve : tu vois ce qui doit être fait et tu le fais
• À l'aise avec la suite Google (Drive, Docs, Sheets, Gmail, Calendar)
• Bonne capacité à mener plusieurs projets de front sans perdre le fil
• À l'aise avec les outils de communication et de gestion (Slack & Asana)
• Habile dans les communications interpersonnelles : tu sais à qui parler pour débloquer quelque chose
• Un intérêt pour le marketing numérique ou le monde des agences est un atout
• Expérience en création de contenu (photo, vidéo, réseaux sociaux) est un atout
• Orienté.e vers les solutions, pas juste vers les problèmes

Pourquoi choisir Rablab

• Semaine de 4 jours payée 5 (9 mois par an minimum) — pour vrai, pas juste sur papier
• Horaire flexible et possibilité de travail en mode hybride
• Espace de travail inspirant, facile d'accès (métro Castelneau / Parc)
• Programme d'avantages sociaux incluant assurances collectives et REER collectif
• Une équipe attachante et un vrai esprit de camaraderie (5 à 7, team building, etc.)
• Un rôle avec de la variété, de l'autonomie et un impact direct sur l'équipe de direction

Langue de travail

Toute l'équipe est francophone, mais on travaille régulièrement avec des clients anglophones. Il faut donc une excellente maîtrise du français écrit et parlé, et une bonne aisance en anglais dans les deux.