Office manager - coordinateur(trice) administrative et bien-être

Responsabilités principales

Organisation des évènements corporatifs et sociaux

× Organiser les évènements internes et les différentes activités pour nos employés et consultants

× Assister le comité social dans l’organisation d’activités

× Participer à l’organisation des évènements clients

× Planifier et organiser, déplacements professionnels, conférences et formations.

× Assurer toute la communication relative aux différents évènements.

× Faire la promotion des valeurs et de la culture de l’entreprise auprès des employés.

Gestion administrative

× Gestion et coordination des fournisseurs et prestataires externes pour les bureaux (entrepreneurs, syndicat copropriété.).

× Superviser la logistique des locaux et gestion des commandes (fournitures, articles promotionnels, etc...)

× Assurer la gestion des certaines communications internes (mémos, courriels, annonces).

× Rédiger, structurer et mettre en page des documents professionnels (rapports, présentations, tableaux) en utilisant Word, Excel et PowerPoint, tout en assurant la qualité et la cohérence visuelle.

× Fournir un soutien administratif aux différents départements.

Bien-être employés / Vie au travail

× Faciliter l'intégration des nouveaux employés en coordonnant leur installation et leurs outils de travail.

× Souligner les évènements spéciaux (anniversaires, embauches, naissances, etc..)

Adjointe au président

× Planifier et coordonner des réunions internes et externes, ainsi que la préparation des documents et des présentations nécessaires.

× Assurer le suivi des dossiers prioritaires.

× Organiser les déplacements professionnels.

× Coordonner des projets spécifiques à la demande.

Conditions particulières

× 2 jours par semaines (possibilité de plus selon la période)

× Lieu de travail : bureau Paxyl, télé travail (1 jour/semaine)

Qualifications et expériences

× 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire

× Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office)

× Français et anglais lu, écrit et parlé

× Expérience en organisation d’évènements

× Faire preuve d’organisation et de polyvalence

× Capacité à gérer plusieurs priorités avec efficacité

× Sens de la confidentialité, esprit d’initiative et aptitude à résoudre des problèmes

× Diplôme en administration, gestion ou un domaine connexe (atout)

Compétences clés

× Travail en équipe et excellentes aptitudes relationnelles

× Autonomie, leadership et capacité à prendre des initiatives

× Créativité et curiosité dans la résolution de problèmes et les projets

× Flexibilité et capacité d’adaptation aux situations variées

× Grande rigueur et organisation dans la gestion des tâches

× Dynamisme et capacité à rassembler et motiver