Coordonnateur·trice de bureau | Office Coordinator

Rejoignez notre équipe dynamique chez PAA Advisory | Conseils en tant que coordonnateur·trice de bureau. Ce poste, basé dans notre bureau au centre-ville de Montréal, est essentiel au bon fonctionnement de l'équipe et vous permettra d'acquérir une expérience précieuse dans un environnement dynamique. La présence régulière au bureau est essentielle à la réussite de ce rôle. Le poste est pour un contrat d’un an.

Responsabilités principales :

• Assurer le suivi et tenir à jour des registres financiers précis concernant les dépenses et les coûts du bureau et offrir un support à l’équipe de facturation;
• Aider à l’organisation des réunions, des événements d’entreprise ou avec les clients, des réservations de salles de conférence et de la coordination de l’espace de bureau;
• Offrir un soutien à l’équipe de direction, notamment en matière de gestion du personnel et du processus de recrutement;
• Être une ressource pour les questions administratives, les congés, la paie et les avantages sociaux;
• Gérer les relations avec les fournisseurs de services et la gestion de l'immeuble;
• Servir de premier point de contact pour les visiteurs et les livraisons;
• Gérer et distribuer le courrier et les livraisons entrants;
• Contribuer à la gestion des fournitures, de l’équipement et du mobilier de bureau, en veillant à ce que les niveaux de stock soient adéquats;
• Mettre à jour et gérer les données dans Excel et d'autres logiciels administratifs;
• Participer et préparer les réunions bimensuelles d'administration et de gestion, et résumer les comptes rendus de réunion pour les gestionnaires;
• Aider à la planification et à la gestion de l’agenda de l’associé directeur;
• Collaborer avec des partenaires et fournisseurs externes pour résoudre les problèmes techniques si nécessaire;
• Veiller à ce que les bureaux, y compris les espaces communs et les salles de réunion, soient propres, bien rangés et bien approvisionnés;
• Évaluer en permanence les processus administratifs existants et proposer des améliorations afin d'en renforcer l'efficacité.

Exigences et compétences :

• Diplôme de licence ou de formation professionnelle en administration de bureau, en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe;
• Au moins 2 ans d'expérience dans un poste administratif (par exemple, assistant(e) de bureau, réceptionniste, secrétaire);
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles;
• Rigueur et attention aux détails;
• Grande fiabilité et ponctualité;
• Excellent sens de l'organisation et capacité à résoudre des problèmes de manière autonome;
• Esprit d'initiative et capacité à travailler de manière proactive;
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral;
• Capacité à anticiper et à répondre aux besoins des clients et des collègues;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, Windows et d'autres logiciels courants;
• Connaissance des procédures de gestion de bureau et des principes administratifs de base;
• Une expérience en conception graphique avec Canva est un atout.

Un employeur de choix

PAA Conseils offre à ses employés une rémunération globale compétitive et une multitude d’avantages tels que :

• Un régime d’assurances collectives compétitif;
• Un programme d’aide aux employés;
• Des mesures de conciliation travail et vie personnelle;
• Des formations et opportunités de développement professionnel.

Il s'agit d'un poste à temps plein basé à Montréal. La fourchette salariale pour ce poste varie en fonction de l'expérience.

Notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion

Chez PAA Conseils, nous valorisons et cherchons à mobiliser tout ce qui rend chaque personne unique, afin de créer une organisation forte et innovante guidée par les valeurs d’intégrité, d’ardeur au travail, d’empathie, d’humilité et d’initiative.

Nous encourageons vivement les candidatures des représentants des peuples autochtones, des personnes issues de la diversité culturelle, des personnes en situation de handicap, des personnes de toutes les identités de genre et orientations sexuelles, ainsi que des personnes ayant des identités intersectionnelles.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à PAA Advisory | Conseils. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.

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ENGLISH

Join our dynamic team at PAA Advisory | Conseils as an Office Coordinator . Based in our downtown Montreal office, this role is essential to the smooth operation of the team and will provide you with valuable experience in a fast-paced environment. Regular in-office presence is essential to success in this role. This position is a one-year contract.

Key Responsibilities:

• Maintain accurate financial records related to office expenses and costs and provide support to the billing team;
• Assist with organizing meetings, corporate or client events, conference room bookings, and office space coordination;
• Provide support to the leadership team, particularly with staff management and the recruitment process;
• Serve as a resource for administrative questions, leave, payroll, and benefits;
• Manage relationships with service providers and building management;
• Act as the first point of contact for visitors and deliveries;
• Manage and distribute incoming mail and deliveries;
• Contribute to managing office supplies, equipment, and furniture, ensuring stock levels remain adequate;
• Update and manage data in Excel and other administrative software;
• Participate in and prepare for bi-monthly administration and management meetings, and summarize meeting notes for managers;
• Assist with planning and managing the Managing Partner’s schedule;
• Collaborate with external partners and vendors to resolve technical issues when needed;
• Ensure that offices, including common areas and meeting rooms, are clean, tidy, and well stocked;
• Continuously assess existing administrative processes and recommend improvements to enhance efficiency.

Requirements and Skills:

• Bachelor’s degree or professional training in office administration, business management, or a related field;
• At least 2 years of experience in an administrative role (e.g., office assistant, receptionist, secretary);
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Strong attention to detail and accuracy;
• High level of reliability and punctuality;
• Excellent organizational skills and the ability to solve problems independently;
• Initiative and the ability to work proactively;
• Proficiency in both French and English, written and spoken;
• Ability to anticipate and respond to the needs of clients and colleagues;
• Proficiency with Microsoft Office 365, Windows, and other common software;
• Knowledge of office management procedures and basic administrative principles;
• Graphic design experience with Canva is an asset.

An Employer of Choice

PAA Advisory offers its employees competitive total compensation and a wide range of benefits, including:

• A competitive group insurance plan;
• An employee assistance program;
• Work-life balance measures;
• Training and professional development opportunities.
• This is a full-time position based in Montreal. The salary range for this role varies depending on experience.

Our Commitment to Equity, Diversity, and Inclusion

At PAA Advisory, we value and seek to harness what makes each person unique in order to build a strong, innovative organization guided by the values of integrity, hard work, empathy, humility, and initiative.

We strongly encourage applications from Indigenous Peoples, individuals from diverse cultural backgrounds, persons with disabilities, people of all gender identities and sexual orientations, as well as those with intersectional identities.

Thank you for your interest in PAA Advisory | Conseils. Only candidates selected for an interview will be contacted.