Adjoint.e administratif.ve (poste en présentiel)

Tu rêves de travailler dans une atmosphère réellement entrepreneuriale, peu hiérarchisée et où règnent la collégialité et le respect ? Tu as envie de travailler au sein d’une équipe motivée et pour une entreprise à fort impact social? Si tu réponds oui à ces questions, nous t’invitons à poursuivre ta lecture!

À propos de nous

Novalex est un cabinet d’avocats d’affaires et une clinique juridique pro bono, offrant une vaste gamme de services juridiques. Nos professionnel.le.s du droit sont issu.e.s de grands cabinets, d’entreprises reconnues et d’agences gouvernementales, et favorisent une approche personnalisée visant à aider leurs clients à atteindre leurs objectifs. Notre mission : rendre les services juridiques de pointe accessibles à tous. 

Novalex est également le premier et le seul cabinet d’avocats au Québec à avoir reçu la certification B Corp comme entreprise ayant atteint les normes les plus élevées en matière de performance sociale et environnementale, de transparence et de responsabilité. Nous veillons à conjuguer impact social et profitabilité.

En pleine croissance, nous sommes actuellement à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve pour joindre notre équipe dynamique et œuvrer dans une variété de dossiers.

Voici les responsabilités qui t’attendent :

• Assurer la réception du cabinet; répondre aux appels entrants et en faire le suivi (traitement des « cold calls », transferts aux avocats, etc.)
• Accueillir les clients, partenaires et fournisseurs
• Gérer le courrier et la documentation entrant et sortant (numérisation et classement électronique et physique aux dossiers clients, réacheminement interne par courriel, suivis avec les avocats, envois par messager ou courrier recommandé, etc.)
• Assurer, sur une base hebdomadaire, les courriels et appels téléphoniques de suivi aux clients qui ont dépassé le délai de 30 jours pour acquitter leurs factures (coordination avec notre parajuriste responsable de superviser le recouvrement et d’entamer des démarches formelles auprès des clients problématiques)
• Effectuer des impressions, boudinage et autres assemblages de documents, principalement au soutien de l’équipe litige (cahiers de pièces, cahiers d’autorités, etc.)
• Aider l’équipe de soutien juridique avec les recherches de conflits d’intérêts et les ouvertures et fermetures de dossiers
• Assurer que les règles COVID sont bien respectées en tout temps (protocole des mesures sanitaires respecté par tous, masques de procédures disponibles en tout temps, auto-questionnaire qui doit être rempli par toute personne entrant dans les bureaux, etc.)
• Réserver, préparer et débarrasser les salles de conférence pour les réunions; responsable de la gestion des réservations des espaces de travail (maintenir le calendrier à jour, gérer les conflits d’horaire, etc.)
• Vérifier, sur une base quotidienne en arrivant et en quittant, le bon maintien des lieux (espaces clients, espaces de travail, cuisine, salles de bain)
• Aider à organiser les rendez-vous, les conférences, les rencontres et les réunions d’équipe
• Gérer les fournitures de bureau défectueuses (réparation et remplacement)
• Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau, outils de travail (imprimantes, ordinateurs, commandes pour le télétravail) et autres commandes d’outils technologiques
• Maintenir à jour le registre du matériel technologique et des fournitures de bureau fournis à chaque employé
• Résoudre les enjeux TI courants et assurer un support TI de base aux employés (coordination avec le support TI externe au besoin)
• Gérer les accès des portes, puces d’accès et système d’alarme, ainsi que les réparations usuelles du bureau
• Sur une base annuelle, aider à la transmission aux clients des communications relatives au changement des taux horaire dans leurs dossiers et mise à jour des paramètres des dossiers dans nos logiciels de gestion de la pratique
• Toute autre tâche connexe relative à l’administration générale du cabinet
  

Qui es-tu ?

• 2 ans d'expérience en tant qu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement de bureau;
• Expérience pertinente dans un bureau d'avocats ou une firme de services professionnels, un atout;
• Excellentes compétences organisationnelles pour la gestion de plusieurs dossiers simultanés;
• Initiative et autonomie démontrées dans l'exécution des tâches;
• Rigueur, minutie et sens de l'initiative; 
• Facilité communiquer avec les membres de l'équipe et les clients;  
• Excellente maîtrise de la suite Office et aisance avec divers outils technologiques;  
• Bilinguisme (français et l'anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit, afin de servir notre clientèle francophone et anglophone.

Ce que Novalex offre :

• Équipe dynamique et authentique;
• Salaire compétitif, régime de bonification, assurances collectives incluant notamment un programme de télémédecine;
• Plan REER+ avec cotisation de l'employeur; 
• Allocation sportive et bien-être;
• Différentes activités sociales et de consolidation d’équipe du cabinet; 
• Bureaux lumineux dans Griffintown, situés à proximité des transports en commun (espace de stationnement disponible au besoin);  
• Formations et développement professionnel.  

Notre modèle d’affaires te parle et tu as le profil recherché, nous aimerions avoir de tes nouvelles! Fais-nous parvenir ta candidature à l’adresse carrieres@novalex.co.

Conditions : Le salaire sera déterminé selon l’expérience. Il s’agit d’un poste salarié à temps plein. 

Novalex est dédié à encourager une culture de soutien et d’inclusion au sein de son équipe. Il est dans notre meilleur intérêt de promouvoir la diversité et d’éliminer la discrimination en milieu de travail. Notre objectif est d’assurer que tou.te.s les membres de l’équipe et candidat.e.s à un emploi ou à une entente de collaboration au sein de notre équipe aient une opportunité égale et que notre organisation soit représentative de tous les secteurs de la société.

Nous remercions tou.te.s les candidat.e.s de leur intérêt ; toutefois, seules les candidatures retenues seront contactées pour un entretien.