Academic Coordinator/Coordinateur.trice académique

Title: Academic Coordinator- Bilingual English and French Fluency Required

Employment status: Full-Time permanent 40 hr/week

Location: Calgary, AB - in person

Salary: $48,000.00 - $55,000.00

Vacation: 2 weeks statutory + 3 weeks gratuitous

Start date: August 24, 2026

Closing date: as soon as suitable candidate is found

Le français suit

The Lycée international de Calgary, a French Ministry of Education, Alberta Education, and CAIS accredited French bilingual school of approximately 450 students total, is seeking an Academic Office Coordinator.

At Lycée international de Calgary, we are a not-for-profit institution passionately committed to nurturing globally-minded, bilingual students. With a distinctive blend of Alberta and French educational philosophies, we emphasize academic excellence, cultural diversity, and community responsibility in a rich, inclusive environment. As a school, our resources are dedicated to advancing our educational mission and supporting a close-knit, purpose-driven community of educators and students. If you are passionate about contributing to an inclusive and stimulating educational community with a vision of preparing young minds for active participation in the global world, we invite you to join us in this rewarding journey!

The Academic Office Coordinator is the data and systems expert who translates the curriculum and school mission into daily operations, ensuring faculty have the resources they need, and parents remain informed of academic progress.

Beyond system management, the Coordinator serves as a vital point of contact for students, providing direct administrative and logistical guidance when needed. By mastering platforms like PASI and Pronote and managing the intricate requirements of fluid daily school life operations, this position ensures that the academic engine runs with total accuracy, efficiency, and a student-centered focus.

As Academic Office Coordinator your main responsibilities will include:

• Data & Systems Stewardship: Act as the master user and administrator for student information systems (PASI, PowerSchool, Pronote, and EDT), ensuring 100% data integrity for course registrations, grade entry, and parent communications.
• Academic Reporting: Oversee the technical production and distribution of official transcripts, provincial report cards (Bulletins), and pedagogical data required for the Annual Education Results Report (AERR).
• Examination & Pathway Logistics: Lead the on-site coordination for all provincial and international exam cycles (including PATs, Diplôme National du Brevet, and Baccalauréat) and provide administrative scaffolding for post-secondary applications.
• Faculty & Substitute Coordination: Manage the "daily coverage" puzzle by organizing substitute timetables, issuing essential classroom resources, and acting as the operational bridge between administration and faculty.
• Operational & Event Support: Execute end-to-end logistics for all day and overnight field trips, including risk assessments, vendor bookings, and staff confirmations.
• Student Life & Services: Coordinate high-visibility school services such as vaccination clinics, school photography, and external athletic facility bookings while providing direct logistical guidance to students.
• Strategic Communications: Draft routine academic notices for parents and faculty and analyze internal survey data to provide actionable insights for the Senior Leadership Team.
• QUALIFICATIONS

Required Education and Experience

• Bilingualism: Fluency in both French and English
• A Post-Secondary Diploma (minimum of a two-year program) in Office Administration, Business Administration, or an equivalent combination of education and experience
• Strong Spreadsheet skills and familiarity with Google suite and microsoft office

Preferred requirements:

• A Project Management Certification is preferred to support the complex logistical demands of the position.
• Alberta Education Systems (PASI): Expert-level navigation for student records and provincial reporting.
• School Management Software: PowerSchool and Pronote administration.

The following must be completed or provided within the first 30 days of hire as a condition of continued employment:

• Vulnerable Sector Search: Must provide a clear and current police information check.
• Standard First Aid & CPR (Level C): Willingness to obtain or provide proof of current certification.
• FOIP/Privacy Training: Completion of mandated Alberta privacy and data stewardship training (provided by the school).
• Proof of Canadian Citizen, Permanent Resident, or Valid Work Permit holder without restrictions.
• The above statements describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this classification. This is not intended to be an exhaustive list of all responsibilities and duties required of personnel so classified.

As an equal opportunity employer, Lycée interna​​tional de Calgary does not discriminate in its hiring of employees on the basis of race, colour, sex, sexual orientation, religion, creed, national origin, citizenship, marital or veteran status, age, or disability. We actively seek diversity among faculty and administration, as well as among students.

In the spirit of reconciliation, we acknowledge that we live, work and play on the traditional territories of the Blackfoot Confederacy (Siksika, Kainai, Piikani), the Tsuut’ina, the Îyâxe Nakoda Nations, the Métis Nation (Region 3), and all people who make their homes in the Treaty 7 region of Southern Alberta.

Titre : Coordonnateur(trice) académique – Bilingue anglais et français requis
Statut d'emploi : Temps plein – Contrat permanent - 40 hr/semaine

Lieu: Calgary, AB – sur place

Salaire: $48,000.0 - $55,000.00

Congés annuels: 5 semaines au total (2 semaines de congé légaux plus 3 semaine de congés payés supplémentaires)

Date de début : Le 24 août, 2026

Date de clôture : Ouvert jusqu'à ce qu'un candidat approprié soit trouvé.

Le Lycée international de Calgary est un établissement bilingue français accrédité par le Ministère de l'Éducation française, Alberta Education, et CAIS, qui accueille environ 450 élèves. Le Lycée recherche un(e) Coordonnateur(trice) du bureau académique.

Au Lycée international de Calgary, nous sommes une institution à but non lucratif dédiée avec passion à l'épanouissement d'élèves bilingues ouverts sur le monde. Avec un mélange unique des philosophies éducatives de l’Alberta et de la France, nous valorisons l'excellence académique, la diversité culturelle et la responsabilité communautaire dans un environnement inclusif et enrichissant. En tant qu'école, nos ressources sont dédiées à faire avancer notre mission éducative et à soutenir une communauté soudée, engagée et motivée. Si vous êtes passionné(e) par l’idée de contribuer à une communauté éducative inclusive et stimulante, et de préparer les jeunes esprits à participer activement à un monde globalisé, nous vous invitons à vous joindre à nous dans cette aventure enrichissante !

SOMMAIRE DU POSTE

Le(la) Coordonnateur(trice) du bureau académique est l'expert en données et en systèmes qui traduit le programme d'études et la mission de l'établissement en activités quotidiennes, en veillant à ce que le corps enseignant dispose des ressources nécessaires et que les parents soient tenus informés des progrès scolaires.

Au-delà de la gestion des systèmes, le coordinateur joue un rôle essentiel de point de contact pour les élèves, en leur fournissant directement des conseils administratifs et logistiques lorsque cela est nécessaire. Grâce à sa maîtrise de plateformes telles que PASI et Pronote et à sa gestion des exigences complexes du fonctionnement quotidien et dynamique de l'école, ce poste garantit que le moteur académique fonctionne avec une précision et une efficacité totales, en mettant l'élève au centre de ses préoccupations.

En tant que coordonnateur(trice) du bureau académique, vos principales responsabilités incluent :

• Gestion des données et des systèmes : Assumer le rôle d'utilisateur principal et d'administrateur des systèmes d'information sur les élèves (PASI, PowerSchool, Pronote et EDT), en garantissant une intégrité totale des données pour les inscriptions aux cours, la saisie des notes et les communications avec les parents.
• Rapports scolaires : Superviser la production technique et la distribution des relevés de notes officiels, des bulletins scolaires provinciaux et des données pédagogiques requises pour le Rapport annuel sur les résultats scolaires (AERR).
• Logistique des examens et des parcours scolaires : Diriger la coordination sur site pour tous les cycles d'examens provinciaux et internationaux (y compris les PAT, le Diplôme National du Brevet et le Baccalauréat) et fournir un soutien administratif pour les candidatures à l'enseignement supérieur.
• Coordination du corps enseignant et des remplaçants : Gérer le casse-tête de la « couverture quotidienne » en organisant les emplois du temps des remplaçants, en distribuant les ressources pédagogiques essentielles et en servant de lien opérationnel entre l'administration et le corps enseignant.
• Soutien opérationnel et événementiel : Assurer la logistique de bout en bout pour toutes les sorties scolaires d'une journée ou avec nuitée, y compris les évaluations des risques, les réservations auprès des prestataires et les confirmations du personnel.
• Vie étudiante et services : Coordonner les services scolaires à forte visibilité tels que les cliniques de vaccination, la photographie scolaire et les réservations d'installations sportives externes, tout en fournissant des conseils logistiques directs aux élèves.
• Communications stratégiques : Rédiger les avis académiques courants destinés aux parents et au corps enseignant et analyser les données des enquêtes internes afin de fournir des informations exploitables à l'équipe de direction

QUALIFICATIONS

COMPÉTENCES REQUISES

Formation et expérience requises

• Bilinguisme : Maîtrise du français et de l'anglais
• Un diplôme d'études supérieures (programme d'au moins deux ans) en administration de bureau, en administration des affaires ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience
• Solides compétences en tableurs et bonne maîtrise de Google Suite et de Microsoft Office

Compétences souhaitées :

• Une certification en gestion de projet est souhaitée pour répondre aux exigences logistiques complexes du poste.
• Systèmes éducatifs de l'Alberta (PASI) : maîtrise avancée de la gestion des dossiers scolaires et des rapports provinciaux.
• Logiciels de gestion scolaire : administration de PowerSchool et Pronote.

Les éléments suivants doivent être remplis ou fournis dans les 30 premiers jours suivant l'embauche pour que l'emploi soit maintenu :

• Vérification des antécédents dans le secteur vulnérable : Fournir un certificat de vérification des antécédents judiciaires vierge et à jour.
• Premiers secours standard et RCR (niveau C) : Volonté d'obtenir ou de fournir la preuve d'une certification à jour.
• Formation sur la FOIP et la protection de la vie privée : Achèvement de la formation obligatoire de l'Alberta sur la protection de la vie privée et la gestion des données (fournie par l'école).
• Preuve de citoyenneté canadienne, de statut de résident permanent ou de titulaire d'un permis de travail valide sans restrictions.

Les énoncés ci-dessus décrivent la nature générale et le niveau de travail effectués par les personnes affectées à cette classification. Ils ne sont pas destinés à être une liste exhaustive de toutes les responsabilités et tâches requises du personnel ainsi classifié.

En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, le Lycée international de Calgary ne fait pas de discrimination à l'embauche en fonction de la race, de la couleur, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la religion, des convictions, de l'origine nationale, de la citoyenneté, de l’état matrimonial ou d’ancien combattant, de l'âge ou du handicap. Nous encourageons activement la diversité parmi notre personnel enseignant et administratif, ainsi qu'au sein de notre communauté étudiante.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que nous vivons, travaillons et jouons sur les territoires traditionnels de la Confédération des Pieds-Noirs (Siksika, Kainai, Piikani), les Tsuut’ina, les Nations Îyâxe Nakoda, la Nation Métisse (Région 3), et toutes les personnes qui habitent la région du Traité 7 dans le sud de l’Alberta.