Admissions and Data Coordinator

Job posting for Admissions and Data Coordinator

Title: Admissions and Data Coordinator- Bilingual English and French Fluency Required

Employment status: Full-Time - 5 month fixed contract with the possibility of extension or permanency.

Location: Calgary, AB - in person

Salary: $50,000.00 - $55.000.00

Start date: ASAP

Closing date: two weeks or as soon as position is filled

Le français suit

The Lycée international de Calgary, a French Ministry of Education, Alberta Education, and CAIS accredited French bilingual school of approximately 450 students total, is seeking substitute teachers for the French and English programs.

At Lycée international de Calgary, we are a not-for-profit institution passionately committed to nurturing globally-minded, bilingual students. With a distinctive blend of Alberta and French educational philosophies, we emphasize academic excellence, cultural diversity, and community responsibility in a rich, inclusive environment. As a school, our resources are dedicated to advancing our educational mission and supporting a close-knit, purpose-driven community of educators and students. If you are passionate about contributing to an inclusive and stimulating educational community with a vision of preparing young minds for active participation in the global world, we invite you to join us in this rewarding journey!

JOB DUTIES

The Admissions and Data Coordinator plays a critical role in supporting the success of the school’s admissions and marketing efforts by ensuring the accurate and timely collection and tracking of student and recruitment data from the top to the bottom of the funnel. This position requires a highly organized and self-motivated individual with strong attention to detail and the ability to work independently with minimal supervision. The ideal candidate will be proficient in data entry and has a passion for education and a commitment to supporting the school's mission. The role reports to the enrolment manager but also works closely with the marketing and communications team and other school leaders by ensuring accurate data recording for optimal decision making.

As Admissions and Data Coordinator your main responsibilities will include:

Student Records & Data Coordination

• Maintain accurate student records and ensure data integrity across systems, including Alberta Education submissions, in preparation for a new CRM launch.
• Oversee enrolment and re-enrolment data to track student numbers and space availability, generating reports and dashboards.
• Lead data-related projects to enhance school operations and improve system efficiencies.
• Provide timely updates on student records to relevant departments.
• Support academic operations, including course and exam registrations, grade tracking, absence management, and compliance with Alberta Education.
• Coordinate logistics for academic calendars, exams, and school programs.

Admissions and Administrative Support

• Provide administrative support to the admissions team, including scheduling, daycare evaluations, responding to inquiries, and handling calls professionally.
• Assist in preparing admissions materials such as brochures, application forms, and presentations.
• Support admissions events by managing guest registration, setup, and cleanup.
• Maintain accurate records of prospective students and their interactions for tours, info sessions, and inquiries.
• Track key admissions and marketing campaign metrics, ensuring progress toward goals.
• Compile reports for school leadership to assess the effectiveness of admissions efforts.

QUALIFICATIONS

• University Degree (in Business Administration, communications, marketing, data analytics or related field) 
• Experience creating and maintaining complex spreadsheets
• Experience using CRM (Customer Relationship Management) systems 
• Detail oriented
• Strong Spreadsheet skills and familiarity with Google suite and microsoft office
• working proficiency in English and French.

Other requirements:

• Up-to-date First Aid & CPR certificates;
• Up-to-date police Check with Vulnerable Sector Search;

• Experience with Student information System maintenance an asset
• Canadian Citizen, Permanent Resident, or Valid Work Permit holder without restrictions.

The above statements describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this classification. This is not intended to be an exhaustive list of all responsibilities and duties required of personnel so classified.

As an equal opportunity employer, Lycée interna​​tional de Calgary does not discriminate in its hiring of employees on the basis of race, colour, sex, sexual orientation, religion, creed, national origin, citizenship, marital or veteran status, age, or disability. We actively seek diversity among faculty and administration, as well as among students.

In the spirit of reconciliation, we acknowledge that we live, work and play on the traditional territories of the Blackfoot Confederacy (Siksika, Kainai, Piikani), the Tsuut’ina, the Îyâxe Nakoda Nations, the Métis Nation (Region 3), and all people who make their homes in the Treaty 7 region of Southern Alberta.

Titre : Coordonnateur(trice) aux admissions et aux données – Bilingue anglais et français requisStatut d'emploi : Temps plein – Contrat à durée déterminée de 5 mois avec possibilité de prolongation ou de permanence

Lieu: Calgary, AB – sur place

Salaire: $50,000.0 - $55,000.00

Date de début : Dès que possible

Date de clôture : Deux semaines ou jusqu'à ce que le poste soit pourvu

Le Lycée international de Calgary est un établissement bilingue français accrédité par le Ministère de l'Éducation française, Alberta Education, et CAIS, qui accueille environ 450 élèves. Le Lycée recherche des enseignant.es remplaçant.es pour les programmes en anglais et en français.

Au Lycée international de Calgary, nous sommes une institution à but non lucratif dédiée avec passion à l'épanouissement d'élèves bilingues ouverts sur le monde. Avec un mélange unique des philosophies éducatives de l’Alberta et de la France, nous valorisons l'excellence académique, la diversité culturelle et la responsabilité communautaire dans un environnement inclusif et enrichissant. En tant qu'école, nos ressources sont dédiées à faire avancer notre mission éducative et à soutenir une communauté soudée, engagée et motivée. Si vous êtes passionné(e) par l’idée de contribuer à une communauté éducative inclusive et stimulante, et de préparer les jeunes esprits à participer activement à un monde globalisé, nous vous invitons à vous joindre à nous dans cette aventure enrichissante !

SOMMAIRE DU POSTE

Coordonnateur(trice) des admissions et des données

Le(la) coordonnateur(trice) des admissions et des données joue un rôle clé dans le succès des efforts d’admission et de marketing de l’école en garantissant la collecte et le suivi précis et rapides des données des étudiants et du recrutement, à toutes les étapes du processus. Ce poste nécessite une personne hautement organisée et autonome, dotée d’une grande attention aux détails et capable de travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision. Le(la) candidat(e) idéal(e) sera compétent(e) en saisie de données, passionné(e) par l’éducation et engagé(e) à soutenir la mission de l’école. Ce rôle relève du responsable des inscriptions, tout en collaborant étroitement avec l’équipe de marketing et de communication ainsi qu’avec d’autres responsables de l’école afin de garantir un enregistrement précis des données pour une prise de décision optimale.

En tant que coordonnateur(trice) des admissions et des données, vos principales responsabilités incluent :

Gestion des dossiers étudiants et coordination des données

• Maintenir des dossiers étudiants précis et assurer l’intégrité des données dans tous les systèmes, y compris les soumissions à Alberta Education, en prévision du lancement d’un nouveau CRM.
• Gérer les données d’inscription et de réinscription afin de suivre le nombre d’élèves et la disponibilité des places, en générant des rapports et des tableaux de bord.
• Diriger des projets liés aux données pour améliorer les opérations de l’école et accroître l’efficacité des systèmes.
• Fournir des mises à jour en temps opportun aux départements concernés sur les dossiers des élèves.
• Soutenir les opérations académiques, y compris l’inscription aux cours et aux examens, le suivi des notes, la gestion des absences et la conformité avec Alberta Education.
• Coordonner la logistique des calendriers académiques, des examens et des programmes scolaires.

Admissions et soutien administratif

• Fournir un soutien administratif à l’équipe des admissions, notamment en planifiant des rendez-vous, en évaluant les services de garde, en répondant aux demandes de renseignements et en traitant les appels de manière professionnelle.
• Aider à la préparation des documents d’admission, tels que les brochures, les formulaires de candidature et les présentations.
• Assurer le bon déroulement des événements liés aux admissions (gestion des inscriptions, mise en place et rangement des salles, etc.).
• Maintenir des dossiers précis sur les étudiants potentiels et leurs interactions avec l’école dans le cadre des visites de groupe, séances d’information et demandes de renseignements.
• Suivre les indicateurs clés des campagnes d’admission et de marketing, en s’assurant des progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés.
• Compiler des rapports à destination de la direction pour évaluer l’efficacité des efforts d’admission.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire en administration des affaires, communication, marketing, analyse de données ou domaine connexe.
• Expérience dans la création et la gestion de feuilles de calcul complexes.
• Expérience dans l’utilisation de systèmes CRM (Customer Relationship Management).
• Grande attention aux détails.
• Solides compétences en gestion de feuilles de calcul et maîtrise des outils Google Suite et Microsoft Office.
• Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais.

Autres exigences

• Certificats de premiers soins et RCR à jour.
• Vérification des antécédents judiciaires avec recherche sur le secteur vulnérable à jour.
• Expérience en gestion d’un système d’information scolaire, un atout.
• Citoyenneté canadienne, résidence permanente ou permis de travail valide sans restrictions.

Les énoncés ci-dessus décrivent la nature générale et le niveau de travail effectués par les personnes affectées à cette classification. Ils ne sont pas destinés à être une liste exhaustive de toutes les responsabilités et tâches requises du personnel ainsi classifié.

En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, le Lycée international de Calgary ne fait pas de discrimination à l'embauche en fonction de la race, de la couleur, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la religion, des convictions, de l'origine nationale, de la citoyenneté, de l’état matrimonial ou d’ancien combattant, de l'âge ou du handicap. Nous encourageons activement la diversité parmi notre personnel enseignant et administratif, ainsi qu'au sein de notre communauté étudiante.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que nous vivons, travaillons et jouons sur les territoires traditionnels de la Confédération des Pieds-Noirs (Siksika, Kainai, Piikani), les Tsuut’ina, les Nations Îyâxe Nakoda, la Nation Métisse (Région 3), et toutes les personnes qui habitent la région du Traité 7 dans le sud de l’Alberta.