Temporary Head Office Coordinator

Le français suit

Title: Temporary Head Office Coordinator - maternity leave 

From Apr 1, 2025 - May 21, 2026

Salary: $58,000 - $60,000

Employment status:  Fixed term contract

Location:  Calgary, AB - in person

Start date: April 1, 2025 or asap

Closing date: two weeks or as soon as position is filled

The Lycée international de Calgary, a French Ministry of Education, Alberta Education, and CAIS accredited French bilingual school of approximately 450 students total, is seeking substitute teachers for the French and English programs.

At Lycée international de Calgary, we are a not-for-profit institution passionately committed to nurturing globally-minded, bilingual students. With a distinctive blend of Alberta and French educational philosophies, we emphasize academic excellence, cultural diversity, and community responsibility in a rich, inclusive environment. As a school, our resources are dedicated to advancing our educational mission and supporting a close-knit, purpose-driven community of educators and students. If you are passionate about contributing to an inclusive and stimulating educational community with a vision of preparing young minds for active participation in the global world, we invite you to join us in this rewarding journey!

JOB DUTIES

As the Head Office Coordinator with the Lycée you will:

• Act as the primary liaison with the Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE) and the French government, ensuring compliance, reporting, and staff career development processes.
• Manage accreditation and membership with Alberta Education, CAIS, and AISCA, overseeing teacher certification and operational reporting.
• Provide Board of Directors support, including meeting preparations, AGM logistics, director recruitment, and record maintenance.
• Provide executive support to the Head of School and Senior Leadership Team, managing schedules, communications, and head office expenses.
• Oversee school governance and compliance, including School Council elections and adherence to privacy regulations (PIPA).
• Develop and maintain key school documents, including handbooks, records, policies, and templates.
• Manage school data with accuracy and compliance with privacy regulations.
• Oversee the school calendar and provide logistical support for school-wide events.

QUALIFICATIONS

Education & Certifications:

• Bachelor's degree in Business Administration, Public Administration, Education Administration, or a related field (required).
• Certification or training in Nonprofit or Board Governance (preferred).
• Office professional certificate or diploma in Administrative Information Management, Business, or Education (preferred).
• High school diploma (required).
• Current First Aid certification (required).
• Current criminal police record check, including a vulnerable sector check (required).

Skills & Experience:

• Bilingualism (French & English) – Strong verbal and written communication skills in both languages.
• Administrative & Customer Service Experience – Prior experience in high-level administrative roles with customer service responsibilities.
• Google Workspace & Calendar Management – Experience managing schedules for senior leadership, coordinating meetings, drafting professional correspondence, and creating reports. Intermediate or higher level.
• Event & Logistics Coordination – Experience planning and managing meetings, events, and school-wide initiatives. preferred
• Regulatory & Accreditation Compliance – Experience with AEFE, Alberta Education, CAIS, and AISCA reporting systems or other government agencies - preferred

The above statements describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this classification. This is not intended to be an exhaustive list of all responsibilities and duties required of personnel so classified.

As an equal opportunity employer, Lycée interna​​tional de Calgary does not discriminate in its hiring of employees on the basis of race, colour, sex, sexual orientation, religion, creed, national origin, citizenship, marital or veteran status, age, or disability. We actively seek diversity among faculty and administration, as well as among students.

In the spirit of reconciliation, we acknowledge that we live, work and play on the traditional territories of the Blackfoot Confederacy (Siksika, Kainai, Piikani), the Tsuut’ina, the Îyâxe Nakoda Nations, the Métis Nation (Region 3), and all people who make their homes in the Treaty 7 region of Southern Alberta.

Titre : Coordinateur/Coordinatrice du bureau principal - Remplacement congé maternité

Statut d'emploi: Emploi contrat à terme fixe

Lieu: Calgary, AB – sur place

Date: Du 1er avril 2025 au 21 mai 2026Salaire : 58 000 $ – 60 000 $

Date de début : 1e avril ou dès que possible

Date de clôture : Deux semaines ou jusqu'à ce que le poste soit pourvu

Le Lycée international de Calgary est un établissement bilingue français accrédité par le Ministère de l'Éducation française, Alberta Education, et CAIS, qui accueille environ 450 élèves. Le Lycée recherche des enseignant.es remplaçant.es pour les programmes en anglais et en français.

Au Lycée international de Calgary, nous sommes une institution à but non lucratif dédiée avec passion à l'épanouissement d'élèves bilingues ouverts sur le monde. Avec un mélange unique des philosophies éducatives de l’Alberta et de la France, nous valorisons l'excellence académique, la diversité culturelle et la responsabilité communautaire dans un environnement inclusif et enrichissant. En tant qu'école, nos ressources sont dédiées à faire avancer notre mission éducative et à soutenir une communauté soudée, engagée et motivée. Si vous êtes passionné(e) par l’idée de contribuer à une communauté éducative inclusive et stimulante, et de préparer les jeunes esprits à participer activement à un monde globalisé, nous vous invitons à vous joindre à nous dans cette aventure enrichissante !

SOMMAIRE DU POSTE 

En tant que Coordinateur/Coordinatrice du bureau central au Lycée, vous devrez :

• Agir en tant qu’interlocuteur principal avec l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE) et le gouvernement français, en assurant la conformité, les obligations de reporting et le développement professionnel du personnel.
• Gérer l’accréditation et l’adhésion auprès d’Alberta Education, CAIS et AISCA, y compris la certification des enseignants et les exigences en matière de rapports opérationnels.
• Assurer le soutien au Conseil d’administration, notamment la préparation des réunions, l’organisation de l’AGA, le recrutement des administrateurs et la gestion des dossiers du Conseil.

• Offrir un soutien exécutif au Proviseur et à l’équipe de direction, en gérant les horaires, les communications et les dépenses du bureau administratif.
• Superviser la gouvernance et la conformité scolaire, y compris les élections du Conseil d’école et le respect des réglementations sur la protection des renseignements personnels (PIPA).

Diplômes et certifications :

• Baccalauréat en administration des affaires, administration publique, gestion de l’éducation ou dans un domaine connexe (exigé).
• Certification ou formation en gouvernance des organismes à but non lucratif ou en gouvernance de conseil d'administration (préféré).
• Certificat professionnel ou diplôme en gestion de l'information administrative, en affaires ou en éducation (préféré).
• Diplôme d'études secondaires (exigé).
• Certification actuelle en premiers soins (exigé).
• Vérification actuelle du casier judiciaire, y compris la vérification du secteur vulnérable (exigé).

Compétences et expérience :

• Bilinguisme (français et anglais) – Excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues.
• Expérience en administration et service à la clientèle – Expérience préalable dans des rôles administratifs de haut niveau avec des responsabilités en service à la clientèle.
• Gestion de Google Workspace et des calendriers – Expérience dans la gestion des horaires de la direction, la coordination de réunions, la rédaction de correspondance professionnelle et la création de rapports (niveau intermédiaire ou avancé).
• Coordination d'événements et de logistique – Expérience en planification et gestion de réunions, événements et initiatives scolaires (préféré).
• Conformité réglementaire et accréditation – Expérience avec les systèmes de déclaration réglementaire de l’AEFE, Alberta Education, CAIS, AISCA ou autres organismes gouvernementaux (préféré).
• Les énoncés ci-dessus décrivent la nature générale et le niveau de travail effectués par les personnes affectées à cette classification. Ils ne sont pas destinés à être une liste exhaustive de toutes les responsabilités et tâches requises du personnel ainsi classifié.

En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, le Lycée international de Calgary ne fait pas de discrimination à l'embauche en fonction de la race, de la couleur, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la religion, des convictions, de l'origine nationale, de la citoyenneté, de l’état matrimonial ou d’ancien combattant, de l'âge ou du handicap. Nous encourageons activement la diversité parmi notre personnel enseignant et administratif, ainsi qu'au sein de notre communauté étudiante.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que nous vivons, travaillons et jouons sur les territoires traditionnels de la Confédération des Pieds-Noirs (Siksika, Kainai, Piikani), les Tsuut’ina, les Nations Îyâxe Nakoda, la Nation Métisse (Région 3), et toutes les personnes qui habitent la région du Traité 7 dans le sud de l’Alberta.