Bilingual Front Office Assistant/Assistant(e) d'Accueil Bilingue
Administration and Support StaffFull TimeCalgary, AB
Title: Bilingual Front Office Assistant
Employment status: FULL-TIME (7:30-4:00 Mon - Friday)
Location: Calgary, AB - in person
Salary: $30,000.00- $40,000.00 yearly
Start date: ASAP
Closing date: two weeks or as soon as position is filled
The Lycée international de Calgary, a French Ministry of Education, Alberta Education, and CAIS accredited French bilingual school of approximately 450 students total, is seeking a full-time Bilingual Front Office Assistant.
At Lycée international de Calgary, we are a not-for-profit institution passionately committed to nurturing globally-minded, bilingual students. With a distinctive blend of Alberta and French educational philosophies, we emphasize academic excellence, cultural diversity, and community responsibility in a rich, inclusive environment. As a school, our resources are dedicated to advancing our educational mission and supporting a close-knit, purpose-driven community of educators and students. If you are passionate about contributing to an inclusive and stimulating educational community with a vision of preparing young minds for active participation in the global world, we invite you to join us in this rewarding journey!
Other Benefits of employment with the Lycée:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Vision care
- On-site parking
- Paid time off:
- Vacation Time: 2 weeks (4 days of which are designated for use during the school’s summer closure in July/August)
- Winter Break: 2 additional paid weeks at the end of December
- Summer Closure: 2 weeks in July/August (includes 4 of the vacation days above)
- Additional Days Off: Approximately 6-7 Fridays off with pay throughout the year during school closures
- RRSP employer contribution
JOB SUMMARY
Reporting to the Enrollment Manager, the Bilingual Front Office Assistant will contribute to the support team by providing support and performing duties imperative to the function of the Lycée.
JOB DUTIES
As a Bilingual Front Office Assistant you will:
- Be the friendly face of the school, providing a welcoming and supportive environment for all, including students, families, staff and the public.
- Utilize your excellent communication and interpersonal skills to interact effectively in person, by phone and by email in French and in English with all members of the school community.
- Demonstrate strong organizational skills in managing information flow, maintaining office supplies, and assisting with school events.
- Handle inquiries and complaints professionally and efficiently.
- Contribute to a positive and efficient school environment through your administrative support.
- Maintain an awareness of key deadlines and events in both the school and admissions calendars to help inform families of important upcoming dates.
- Ensure student safety through first aid administration and effective incident management.
- Support with other administrative tasks, as required.
QUALIFICATIONS
- 1-2 years in a similar administrative role
- Intermediate to advanced skills using Google Suite and databases
- Excellent verbal and written communication skills in French and English
- Excellent interpersonal skills
- Self-starter, able to establish priorities and organize daily workload with minimal direction
- Proven ability to manage multiple tasks, meet deadlines, and thrive in a team environment
- Thrives in a fast-paced environment and remains resilient under pressure.
Other requirements
- Applicants must submit a cover letter.
- Up-to-date police check with Vulnerable Sector Search required.
- Valid First Aid Certificate with CPR
- Canadian Citizen, Permanent Resident, or Valid Work Permit holder without restrictions.
This position occasionally requires physical labour such as squatting, lifting, and moving objects in order to prepare school events onsite.
The above statements describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this classification. This is not intended to be an exhaustive list of all responsibilities and duties required of personnel so classified.
As an equal opportunity employer, Lycée international de Calgary does not discriminate in its hiring of employees on the basis of race, colour, sex, sexual orientation, religion, creed, national origin, citizenship, marital or veteran status, age, or disability. We actively seek diversity among faculty and administration, as well as among students.
In the spirit of reconciliation, we acknowledge that we live, work and play on the traditional territories of the Blackfoot Confederacy (Siksika, Kainai, Piikani), the Tsuut’ina, the Îyâxe Nakoda Nations, the Métis Nation (Region 3), and all people who make their homes in the Treaty 7 region of Southern Alberta.
Titre : Assistant(e) d’Accueil Bilingue
Statut d'emploi :Temps plein (7h30 à 16h00, du lundi au vendredi)
Lieu: Calgary, AB – sur place
Salaire : 30 000 $ à 40 000 $ par an
Date de début : Dès que possible
Date de clôture : Deux semaines ou jusqu'à ce que le poste soit pourvu
Le Lycée international de Calgary est un établissement bilingue français accrédité par le Ministère de l'Éducation française, Alberta Education, et CAIS, qui accueille environ 450 élèves. Le Lycée recherche un(e) Assistant(e) d’Accueil Bilingue à temps plein.
Au Lycée international de Calgary, nous sommes une institution à but non lucratif dédiée avec passion à l'épanouissement d'élèves bilingues ouverts sur le monde. Avec un mélange unique des philosophies éducatives de l’Alberta et de la France, nous valorisons l'excellence académique, la diversité culturelle et la responsabilité communautaire dans un environnement inclusif et enrichissant. En tant qu'école, nos ressources sont dédiées à faire avancer notre mission éducative et à soutenir une communauté soudée, engagée et motivée. Si vous êtes passionné(e) par l’idée de contribuer à une communauté éducative inclusive et stimulante, et de préparer les jeunes esprits à participer activement à un monde globalisé, nous vous invitons à vous joindre à nous dans cette aventure enrichissante !
Avantages supplémentaires offerts par le Lycée :
- Soins dentaires
- Assurance invalidité
- Assurance santé étendue
- Soins de la vue
- Stationnement gratuit
- Congés payés :
- Vacances annuelles** : 2 semaines (dont 4 jours à utiliser pendant la fermeture estivale de l’école en juillet/août)
- Congé d'hiver** : 2 semaines payées supplémentaires à la fin de décembre
- Fermeture estivale** : 2 semaines en juillet/août (comprenant 4 jours de vacances ci-dessus)
- Jours de fermeture additionnels** : environ 6 à 7 vendredis payés tout au long de l'année lors des fermetures de l'école
- Contribution de l'employeur au REER
SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision du Responsable des Admissions, l'Assistant(e) d’Accueil Bilingue contribue à l'équipe de soutien en apportant un appui administratif essentiel au bon fonctionnement du Lycée.
RESPONSABILITÉS DU POSTE
En tant qu’Assistant(e) de Bureau Bilingue, vous serez amené(e) à :
- Être l’image accueillante de l’école en offrant un environnement chaleureux et de soutien à tous: les élèves, les familles, le personnel et le public.
- Utiliser vos excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour interagir efficacement au téléphone, en personne, et par e-mail en francais et en anglais avec tout membre de la communauté scolaire.
- Faire preuve de compétences organisationnelles solides pour gérer le flux d’informations, maintenir les fournitures de bureau et assister lors des événements scolaires.
- Traiter les enquêtes et les plaintes avec professionnalisme et efficacité.
- Contribuer à un environnement scolaire positif et efficace grâce à votre soutien administratif.
- Soyez attentif aux dates clés et aux événements des calendriers scolaires et d’admissions afin d'informer les familles des échéances importantes à venir.
- Assurer la sécurité des élèves en administrant les premiers soins et en gérant efficacement les incidents.
- Assister avec d'autres tâches administratives, selon les besoins.
QUALIFICATIONS
- 1 à 2 ans d'expérience dans un rôle administratif similaire
- Compétences pour travailler la suite Google et des bases de données
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Autonomie, capacité à établir des priorités et organiser la charge de travail quotidienne avec un minimum de supervision
- Capacité éprouvée à gérer plusieurs tâches, respecter les délais et s’épanouir dans un environnement d’équipe
- Capacité à rester performant(e) et résilient(e) dans un environnement dynamique
Autres exigences
- Les candidats doivent soumettre une lettre de motivation.
- Vérification de casier judiciaire à jour avec recherche dans le secteur vulnérable requise.
- Certificat de premiers soins valide avec RCR.
- Citoyenneté canadienne, résidence permanente ou permis de travail valide sans restriction.
- Ce poste nécessite occasionnellement des efforts physiques tels que s'accroupir, soulever et déplacer des objets pour préparer des événements scolaires sur site.
Les énoncés ci-dessus décrivent la nature générale et le niveau de travail effectués par les personnes affectées à cette classification. Ils ne sont pas destinés à être une liste exhaustive de toutes les responsabilités et tâches requises du personnel ainsi classifié.
En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, le Lycée international de Calgary ne fait pas de discrimination à l'embauche en fonction de la race, de la couleur, du sexe, de l'orientation sexuelle, de la religion, des convictions, de l'origine nationale, de la citoyenneté, de l’état matrimonial ou d’ancien combattant, de l'âge ou du handicap. Nous encourageons activement la diversité parmi notre personnel enseignant et administratif, ainsi qu'au sein de notre communauté étudiante.
Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que nous vivons, travaillons et jouons sur les territoires traditionnels de la Confédération des Pieds-Noirs (Siksika, Kainai, Piikani), les Tsuut’ina, les Nations Îyâxe Nakoda, la Nation Métisse (Région 3), et toutes les personnes qui habitent la région du Traité 7 dans le sud de l’Alberta.