Soutien administratif à la gestion des baux // Lease Administration Support

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À propos de Landmark

 Nous sommes une société de conseils en immobilier commercial axée sur les locataires de comptes nationaux dont l’objectif est de mettre à profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils créent. Grâce à notre modèle de services intégrés, les clients ont accès à une équipe multidisciplinaire comprenant la recherche et étude du marché, la gestion des transactions, les services juridiques et l’administration et vérification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unité intégrée.

Landmark recherche un soutien administratif à la gestion des baux pour se joindre à notre équipe.

Rôle et Responsibilités

Sous la responsabilité du Gestionnaire, administration de baux, le soutien administratif à la gestion des baux apporte un support administratif et opérationnel à l'équipe chargée de la gestion des baux. Ce poste consiste principalement à coordonner et à mener à bien diverses tâches administratives quotidiennes afin de garantir le respect des obligations des clients.

 Les responsabilités comprennent le traitement des factures, la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes de gestion des baux, l'aide à l'élaboration de rapports, ainsi que la tenue d'archives précises et bien organisées.

 Pour réussir à ce poste, vous devez être très organisé, avoir le souci du détail et être à l'aise avec la gestion d'un volume important de tâches. Vous apportez de solides compétences administratives, une gestion efficace du temps et une communication claire lorsque vous travaillez avec les équipes internes, les bailleurs et les clients.

 Responsabilités principales

• Vérifier, valider et préparer les factures en vue de leur traitement et de leur paiement.
• Saisir et/ou importer les données de facturation dans les systèmes de gestion des baux, en assurant l’exactitude des informations et la présence des pièces justificatives requises.
• Effectuer des rapprochements de base en comparant les factures des bailleurs avec les paiements des locataires, selon les besoins.
• Contribuer à la préparation, à la mise en page et à la diffusion des rapports internes et externes.
• Coordonner avec les bailleurs pour la demande et le suivi des relevés d’exploitation et des ajustements associés.
• Fournir un soutien administratif en communiquant avec les équipes internes, les bailleurs et les clients, selon les
  besoins.
• Maintenir des systèmes de classement numériques et physiques organisés afin de garantir une tenue précise des dossiers et une récupération aisée des documents.
• Coordonner la collecte et le suivi des certificats d’assurance.
• Fournir un soutien administratif général à l’équipe de gestion des baux, y compris des tâches ponctuelles selon les besoins.

 Ce que nous recherchons

Vous êtes une personne organisée et soucieuse du détail, qui s'intéresse de près au travail administratif et à l'immobilier commercial. Vous êtes désireux d'apprendre, fiable et capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.

Vous possédez de bonnes compétences en communication, une attitude positive et appréciez de soutenir une équipe tout en veillant à ce que le travail soit effectué avec précision et dans les délais.

Qualifications essentielles

• Bilingue, avec un minimum d'un (1) an d'expérience dans l'administration ou dans le soutien comptable.
• Sens aigu du service client et excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, à établir efficacement des priorités et à respecter les délais.
• À l'aise dans un environnement dynamique tout en faisant preuve de précision et d'un souci du détail.
• Souci du détail, avec une approche rigoureuse et minutieuse dans la vérification des informations et de la documentation.
• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer, avec le plaisir d'aider ses collègues et les clients.
• Capacité d'adaptation et aptitude à travailler avec diverses plateformes logicielles.
• Aisance dans l'exécution de tâches répétitives et axées sur les processus, avec cohérence.
• Maîtrise de Microsoft Office et facilité d'apprentissage de nouveaux systèmes et logiciels.
• Une connaissance de l'immobilier commercial est considérée comme un atout.

 Ce que nous offrons

Chez Landmark, nous investissons autant dans nos équipes que dans nos clients. Vous vous joindrez à une équipe collaborative où vous serez soutenu pour développer vos compétences professionnelles, évoluer, contribuer et offrir le meilleur de vous-même.

• Rémunération compétitive.
• Présence au bureau du lundi au jeudi, avec télétravail le vendredi.
• Congés annuels et congés maladie généreux.
• Avantages sociaux étendus (assurance médicale, dentaire, soin de la vue) et assurance invalidité et vie pour les employés éligibles.
• Contribution de l’employeur au REER collectif.
  Soutien et ressources pour le développement de carrière.
• Environnement inclusif et axé sur le travail d’équipe, où vos idées sont toujours valorisées.

*Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Chez Landmark, nous favorisons un milieu de travail inclusif où chaque personne a la possibilité de s'épanouir. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles, à postuler. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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About LANDMARK

A tenant-centered commercial real estate advisor of national accounts, whose purpose is to harness the collective influence of our clients, and bring power to the value they create. Our integrated service model provides our clients with access to a multi-disciplinary team of experts in Market Intelligence, Transaction Management, Legal Services and Lease Administration & Audit all working in harmony as a single coordinated unit.

 Landmark is looking to hire a Lease administration Support to join our organization.

Role and Responsibility

Reporting to the Manager, Lease Administration, the Lease Administration Support provides administrative and operational support to the lease administration team. This role focuses on coordinating and completing a variety of day-to-day administrative tasks to help ensure client obligations are met.

 Responsibilities include invoice processing, data entry and maintenance in lease management systems, report support, and ensuring accurate and organized record-keeping.

 To be successful in this position, you are highly organized, detail-oriented, and comfortable managing a high volume of tasks. You bring strong administrative skills, effective time management, and clear communication when working with internal teams, landlords, and clients.

Key Responsibilities:

• Verify, validate, and prepare invoices for processing and payment.
• Enter and/or upload invoice details into lease management systems, ensuring accuracy and appropriate documentation/notes.
• Perform basic reconciliations by comparing landlord invoices with tenant payments, as required.
• Assist with the preparation, formatting, and distribution of internal and external reports.
• Coordinate with landlords to request and follow up on operating statements and related adjustments.
• Provide administrative support through communication with internal teams, landlords, and clients, as needed.
• Maintain organized digital and physical filing systems to ensure accurate record-keeping and easy retrieval of documents.
• Coordinate the collection and tracking of certificates of insurance.
• Provide general administrative support to the lease administration team, including ad hoc tasks as required.

What We’re Looking For

You are an organized and detail-oriented individual with a strong interest in administrative work and commercial real estate. You are eager to learn, reliable, and able to manage multiple tasks in a fast-paced environment.

You have good communication skills, a positive attitude, and enjoy supporting a team while ensuring work is completed accurately and on time.

 Critical Qualifications

·         Bilingual, with a minimum of one (1) year of experience in administration or accounting support.

·         Strong customer service mindset with effective verbal and written communication skills.

·         Ability to manage multiple tasks, prioritize effectively, and meet deadline.

·         Comfortable working in a fast-paced environment while maintaining accuracy and attention to detail.

·         Detail-oriented, with a careful and thorough approach to reviewing information and documentation.

·         A collaborative team player who enjoys supporting colleagues and clients.

·         Proficient in Microsoft Office and comfortable learning new systems and software.

·         Adaptable and able to work with various software platforms.

·         Comfortable performing repetitive and process-driven tasks with consistency.

·         Knowledge of commercial real estate is considered an asset.

What we Offer

At Landmark, we invest in our people as much as we invest in our clients. You’ll join a collaborative team where you’re supported to develop your professional acumen, grow, contribute, and do your best work.

·         Competitive compensation.

·         In-office Monday to Thursday, with remote work on Fridays.

·         Generous vacation and sick leave.

·         Extended health benefits (Medical, Dental, Vision) and Disability & Life insurance for eligible employees.

·         Group RRSP matching.

·         Career development support and resources.

·         Inclusive, team-oriented environment where your ideas are always valued.

At Landmark, we foster an inclusive workplace where every individual has the opportunity to thrive. As an equal opportunity employer, we encourage applications from all qualified individuals, including Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. Please note that only short-listed candidates will be contacted.