Virtual Project Liaison (3 positions) | Préposé.e au projet virtuel (3 postes)

CongressTempOttawa, ON

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Virtual Project Liaison (3)


Le français suit


The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada.

We have an opening for three (3) short-term Virtual Project Liaison Leads positions, to support the Federation for the Humanities and Social Sciences’ member scholarly associations in preparation for the 2023 Congress of the Humanities and Social Sciences. One of the positions requires fluency in French and English.

The annual Congress of the Humanities and Social Sciences is the convergence of over 70 scholarly associations, each holding their annual conference under one umbrella, and is Canada’s largest gathering of scholars. Typically held in late May and early June, Congress is organized by the Federation each year. Congress 2023 will be held May 17 to June 2, 2023.

For more information, visit www.federationhss.ca and www.federationhss.ca/congress


Summary

As Virtual Project Liaisons, you will play a key role in contributing to the success of the remote participation events at Congress 2023. Working closely with the Federation’s Events team, under the leadership of the Director, Congress and Events, you  will assist the scholarly associations and other stakeholders in preparing and uploading content into the virtual event platform.

You are technologically savvy, are familiar with the academic milieu within which the Federation operates, and have an understanding of how conferences and events are organized.

You will be paid $22/hour. You shall be eligible to receive a bonus of $1.00 per hour worked if you honour your contract until the stipulated end date. Your contract is anticipated to run from January 2023 to June 9, 2023 under the following terms:

  • From your start date to February 17, 2023, you will work approximately 20 to 25 hours per week.
  • From February 20 to May 5, 2023, you will work approximately 35 hours per week. An additional 5 to 15 hours per week (i.e. 40 to 50 hour workweeks) may be worked, subject to prior approval from the Director, Congress and Events, on an as needed basis especially in the few weeks leading up to Congress.
  • From May 25 to June 2, 2023 (during Congress), you will be scheduled to cover shifts each day, including evenings and weekends. Shifts may be between 3 and 12 hours long, but usually around 8 hours. There may be split shifts, half-days, and a day off, depending on business requirements.
  • From June 5 to 9, 2022, you will work between 20 and 35 hours.
  • You will be paid for the February 20, April 7, and May 22, 2023 statutory holidays.
  • Your work schedule should be flexible to accommodate virtual meeting times with the Federation’s Events team in Ottawa (Eastern time zone), and with volunteers from our member associations across Canada during business hours and after hours.

Work location

For most of the duration of the contract, you will work remotely. You are expected to use your own work space, computer (Microsoft Office required), monitors, a stable and secure internet connection and telephone. The Federation will provide any additional software that may be required, such as Zoom or other online collaboration tools.

During the period of May 25 to June 2, 2023, you will be joining the Federation Team on the campus of York University, in Toronto, and will work scheduled shifts at the congress Command Centre. The requirement to work onsite is subject to any and all COVID-19 protocols that may be in place at the time, from federal, provincial, or municipal authorities, and from the Federation.


What you will do

As a Virtual Project Liaison, you will:

  • Participate in weekly operational meetings with the Federation events team
  • Communicate regularly with other Virtual Project liaisons
  • Participate periodically in weekly platform vendor meetings
  • Work collaboratively with the Congress and Events team, and with member associations, sponsors, exhibitors, and partners to support the delivery of the remote participation events for Congress 2023.
  • Liaise with key contacts at member associations regarding their tasks and deliverables to ensure items are being completed in a timely manner.
  • Conduct virtual orientation sessions for member associations on the information required for their area of the virtual event platform.
  • Support member associations with their conference programs by assisting with ensuring all remote participation and on-demand recordings are uploaded to the virtual event platform.
  • Support speakers with uploading their recordings, and provide limited technical support in the preparation of the recordings.
  • Conduct virtual rehearsals prior to the event, with both general sessions for all speakers, and special rehearsals for keynote speakers and important events on an ad hoc basis.
  • Make presentations regarding the virtual event platform to the associations’ conference committees or board of directors, as needed.
  • During Congress, liaise with Event Technicians, member associations, speakers, and moderators to ensure the smooth delivery of the remote participation events.
  • After Congress, prepare reports with usage and online participation statistics for each association.
  • Other tasks, as required.

What you need

  • Two years' experience working in an office in an administrative, IT help desk, events, or other related position.
  • Experience in customer service and support
  • Advanced software skills including word processing, spreadsheets, slide presentations, database management, email and scheduling.
  • Experience with member, client or stakeholder relations at a university or not-for-profit organization is an asset.
  • Experience working with audiovisual equipment, producing audiovisual recordings, and/or providing advanced support for online video conferencing is an asset.
  • Experience in organizing academic conferences and/or virtual events is an asset.
  • Experience managing content and events on a website and in online event management software is an asset.
  • Strong written and oral communication skills in English are required for both positions.
  • Strong written and oral communication skills in French are required for at least one of the positions.

What you bring

  • Ability to work under pressure, meet competing deadlines, and adapt easily.
  • A detail-oriented mind, with a strong focus on organization, planning, follow-up.
  • Excellent interpersonal skills and an ability to work with multiple team members and stakeholders.
  • Entrepreneurship, initiative, creativity and a proactive attitude.
  • Clarity of expression — both in writing and orally.
  • A sense of ownership of tasks and the motivation to follow through to achieve personal and team goals.
  • Comfortable working in a virtual office environment.
  • Comfortable working with a wide variety of technologies/software.
  • A good sense of humor.

To apply

If this position intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter, and why this opportunity is a good fit for you.

The Federation for the Humanities and Social Sciences is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. We are seeking applications from employment equity groups including but not limited to: persons with disabilities, and Black, Indigenous and/or persons of colour.

You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position. Please note that all applications will be acknowledged. Those selected for an interview will be contacted directly. The posting will remain active on our website until our search process is complete.

Please contact us in confidence and provide notice in advance if you require accommodations at any stage of the recruitment process. All requests for accommodation will be considered in a fair and objective manner that will ensure applicants are treated with respect and dignity.

Please submit your cover letter and résumé, by January 23, 2023, at


https://secure.collage.co/jobs/fhss/35022


For any questions or to request accommodations, please email us at hr@federationhss.ca.

Last updated 2022 11 25




Liaison de projet virtuel (3)

La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. La Fédération regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheurs et étudiants des cycles supérieurs au Canada.

Nous avons Trois (3) postes à court terme pour des chefs de liaison de projet virtuel, afin d’aider les associations savantes membres de la Fédération des sciences humaines à se préparer au Congrès des sciences humaines 2023 qui sera tenu virtuellement.

Le Congrès annuel des sciences humaines est le lieu de convergence de plus de 70 associations de recherche, qui y tiennent ensemble leurs conférences annuelles, et est le plus important rassemblement d’érudits du Canada. Habituellement organisé à la fin mai ou au début juin, le Congrès est organisé par la Fédération chaque année. Le Congrès 2023 se tiendra virtuellement, du 27 mai au 2 juin 2023.

Pour de plus amples renseignements, visitez www.federationhss.ca et www.federationhss./congres .


Résumé

En tant que Liaison de projet virtuel, vous jouerez un rôle clef dans la réussite du volet virtuel du Congrès 2023. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe des Événements de la Fédération, sous la direction de la directrice, Congrès et événements, afin d’aider les associations savantes et les autres parties intéressées à préparer et à téléverser leur contenu dans la plateforme virtuelle de l’événement. Un des deux postes requiert bilinguisme en Français et Anglais.

Vous êtes mordu.e de la technologie, vous connaissez bien le milieu universitaire au sein duquel la Fédération mène ses activités et vous comprenez la façon dont les conférences et les événements sont

organisés.

Vous toucherez une rémunération de 22$/heure. Vous pourrez bénéficier d'une prime de 1,00 $ par heure travaillée si vous honorez votre contrat jusqu'à la date de fin prévue.

Votre contrat devrait être en vigueur du mois de janvier 2023 à la fin le 9 juin 2023 selon les modalités suivantes :

  • De votre date de début au 17 février 2023, vous travaillerez environ 20 à 25 heures par semaine.
  • Du 20 février au 5 mai, 2023, vous travaillerez environ 35 heures par semaine. Il y a possibilité de 5 à 15 heures supplémentaires (c.‐à‐d. des semaines de travail de 40 à 50 heures), selon les besoins, particulièrement à l’approche du Congrès, avec l’approbation de la directrice, Congrès et événements, au préalable.
  • Du 25 mai au 2 juin 2023 (pendant le Congrès), vous devrez travailler des quarts de travail sur place chaque jour, y compris les soirs et la fin de semaine. Ces quarts de travail peuvent durer de trois à douze heures, mais ils durent habituellement huit heures. Vous pourriez travailler des quarts de travail divisés ou des demi‐journées, et avoir une journée de congé, selon les exigences opérationnelles.
  • Du 5 juin au 9 juin 2023, vous travaillerez environ 20 à 35 heures.
  • Vous serez payé.e pour les jours de congé statutaires suivants : 20 février, 7 avril et 22 mai 2023.
  • Votre horaire de travail devrait être flexible afin de pouvoir vous adapter aux heures de réunions virtuelles avec l’équipe des Événements de la Fédération à Ottawa (fuseau horaire de l’Est) et avec les bénévoles de nos associations membres à l’échelle du Canada pendant et après les heures de bureau.

Lieu de travail

Vous travaillerez à distance pour la majeure partie de votre contrat. Vous devrez utiliser vos propres équipements, incluant un espace de travail, ordinateur (Microsoft Office requis), écran, une connexion Internet sécurisée et stable et téléphone. La Fédération fournira tout logiciel supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin, tel que Zoom ou d’autres outils de collaboration en ligne.

Au cours de la période allant du 25 mai au 2 juin 2023, vous serez appelés.ées à joindre l’équipe de la Fédération sur le campus de l’Université York, à Toronto, où vous travaillerez au Centre de contrôle des événements avec participation virtuelle. L’exigence de travailler sur place est assujettie à tout protocol lié à la COVID‐19 pouvant être mis en vigueur à ce moment par les autorités fédérales, provinciales ou municipales, ainsi que par la Fédération.


Ce que vous ferez

En tant que Liaison de projet virtuel, vous allez :

  • Participer aux réunions opérationnelles hebdomadaires avec l'équipe des Événements de la Fédération.
  • Communiquer régulièrement avec l’autre Liaison de projet virtuel.
  • Participer périodiquement aux réunions hebdomadaires des fournisseurs de la plate-forme.
  • Travailler de manière collaborative avec l’équipe des Événements, ainsi qu’avec les associations membres, les commanditaires.trices, les exposant.e.s et les partenaires afin d’appuyer l’exécution des événements avec participation à distance pour le Congrès 2023.
  • Assurer la liaison avec des personnes‐ressources clés des associations membres au sujet de leurs tâches et leurs produits livrables afin de garantir qu’ils sont achevés en temps opportun.
  • Organiser des séances d'orientation virtuelles pour les associations membres sur les informations requises pour leur domaine de la plate-forme d'événements virtuels.
  • Soutenir les associations membres avec leurs programmes de conférence en veillant à ce que toutes les participations à distance et les enregistrements à la demande soient téléchargés sur la plate-forme d'événements virtuels.
  • Aider les conférencier.ère.s à charger leurs enregistrements et fournir un soutien technique limité pour la préparation des enregistrements.
  • Faire des répétitions virtuelles avant l’événement, en animant des séances générales pour tous.tes les conférencier.ère.s et en menant des répétitions particulières pour les conférencier.ère.s principaux.ales et pour les activités importantes de façon ponctuelle.
  • Faire des présentations sur la plateforme d’événement virtuel aux comités sur la conférence ou aux conseils d’administration des associations, s’il y a lieu.
  • Pendant le Congrès, assurer la liaison avec les technicien.ne.s de l’événement, les associations membres, les conférencier.ère.s et les modérateurs.trices afin de garantir le déroulement des événements avec participation à distance.
  • Une fois le Congrès terminé, rédiger des rapports qui présentent des statistiques sur l’usage et sur la participation en ligne pour chaque association.
  • Exercer d’autres tâches au besoin.

Ce qui est exigé de vous

  • Deux ans d’expérience du travail de bureau et dans un poste administratif, un poste dans un bureau d’aide en technologie de l’information (TI) ou un poste lié aux événements.
  • Expérience en matière de service et d'assistance à la clientèle
  • Des compétences avancées en informatique, incluant le traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations de diapositives, la gestion de bases de données, les courriels et l’établissement de calendriers.
  • Une expérience des relations avec les membres, les clients ou les parties intéressées dans une université ou au sein d’un organisme à but non lucratif constitue un atout.
  • Une expérience de travail avec de l’équipement audiovisuel, la production d’enregistrements audiovisuels ou l’offre d’un soutien avancé pour les conférences vidéo en ligne constitue un atout.
  • Une expérience dans l’organisation de conférences universitaires ou d’événements virtuels constitue un atout.
  • Une expérience en gestion de contenu et d’événements dans un site Web (Drupal, WordPress) et au moyen d’un logiciel de gestion d’événements en ligne constitue un atout.
  • De solides compétences en communication écrite et orale en anglais sont requises pour les deux postes.
  • De solides compétences en communication écrite et orale en français sont requises pour au moins un des deux postes.

Votre contribution

  • La capacité de travailler sous pression, de respecter des délais concurrents et de s’adapter facilement.
  • Un esprit axé sur les détails, en mettant fortement l’accent sur l’organisation, la planification et le suivi.
  • D’excellentes compétences interpersonnelles et une capacité de travailler avec plusieurs membres d’équipe et intervenants.
  • De l’entrepreneuriat, un esprit d’initiative, de la créativité et une attitude proactive.
  • Une clarté d’expression – à l’écrit et à l’oral.
  • Un sentiment de responsabilité à l’égard des tâches et la motivation d’y donner suite afin de réaliser les objectifs personnels et ceux de l’équipe.
  • Être à l’aise de travailler dans un environnement de bureau virtuel.
  • Aisance à travailler avec une grande variété de technologies/logiciels.
  • Un bon sens de l’humour.

Soumission de votre candidature

Si ce poste vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation et indiquer les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.

La Fédération des sciences humaines s’est engagée à fournir un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. La Fédération des sciences humaines encourage les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter : les personnes handicapées, les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur.

Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.

N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une quelconque étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin d’assurer que tous les candidats et toutes les candidates seront traité.e.s avec respect et dignité.

Veuillez présenter votre lettre de présentation et votre curriculum vitae d’ici le 23 janvier 2023, à la page Web https://secure.collage.co/jobs/fhss/35022

Pour toute question à propos de ce poste, ou pour faire la demande de mesures d’adaptation, veuillez nous envoyer un courriel au hr@federationhss.ca.

Last updated 2022-11-25