Manager, Congress and Events | Gestionnaire, Congrès et événements

CongressFull TimeOttawa, ON

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Manager, Congress and Events


Le français suit


We have an immediate opening for a talented, energetic and member-focused individual to step into the role of Manager, Congress and Events.


The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada.


The annual Congress of the Humanities and Social Sciences is the convergence of over 70 scholarly associations, each holding their annual conference under one umbrella, and is Canada’s largest gathering of scholars. Typically held in late May and early June, Congress is organized by the Federation each year. For more information, visit www.federationhss.ca.


Summary


Overseeing a small staff team, and reporting to the Director, Congress and Events, the Manager, Congress and Events is responsible for the successful planning of the annual Congress of the Humanities and Social Sciences as well as smaller organizational events. Congress is Canada's preeminent scholarly conference attracting an average of 7,000 scholars, researchers, professors, graduate students and practitioners. Congress takes place over seven to nine days and on different university campuses as well as virtually each year.


The Manager, Congress and Events will work closely with the Finance/Operations, Communications, Membership, Policy and Programs teams and all members of the organization to manage and implement Congress and other event activities.


The ideal candidate is an experienced and diplomatic event planner/project manager who is a self-motivated, energetic, team player who can work across teams and effectively liaise with our members and host universities to help achieve organizational objectives on time and on budget.


The position comes with an annual salary range of $57,750 to $78,750 and a great compensation package including health/dental benefits, participation in the employer’s pension plan, and a generous vacation and holiday policy. There is also the ability to work in a fun, collegial and supportive work environment!


Travel will be required for a minimum of four (4) weeks per year, including some weekends.


Work location

This position is based in Ottawa, Ontario. The Federation’s office in downtown Ottawa is partially closed due to COVID-19. You may be working from home until such time as the office reopens. You will be provided with a laptop computer and the necessary software to complete your duties. You will be expected to provide your own internet connection and telephone in order to stay connected. When the office reopens, you may be expected to work at the office full-time or a few days a week.


What you will do

Congress


· Manage and oversee the Event Coordinator and the Virtual Project Liaisons (VPLs), as well as periodically people manage a student intern on an adhoc basis.

· Manage, develop, and oversee the Congress work plan, workflow and meetings with the Event Coordinator and subcontractors (if applicable – Virtual project liaisons).

· Liaise with partner university Project Manager and participate in conversations on Congress logistics in the 12 months prior to onsite.

· Liaise with scholarly associations participating at Congress and play a lead role in developing relationships with new associations and partner organizations.

· Liaise with the Policy and Program teams on setting the Congress program and manage the logistical requirements as provided by the Event Planner and/or Event Coordinator

· Play a lead role in building a growing revenue source from Congress Expo and advertising and sponsorship in conjunction with the Event Planner responsible for Expo

· Manage the room request, catering, AV furnishing order and session data and collaborate with the partner university on all participating association requests

· Play a lead role in setting timelines and liaising with Communications team on Congress materials and website

· Work closely with the Director to develop annual budget projections for Congress and other events

· Manage contractual contract negotiations for vendors, suppliers, hotels and show service company


Events

The Federation host several smaller events over the course of the year. Big Thinking on the Hill, Board Meetings, Member Forums, Annual General Meeting, and other adhoc events are scheduled and are the responsibility of the Manager of Congress and Events to oversee its day-to-day operations

· Manage and oversee the work plans of other organization events

· Manage and oversee other events with the events team

· Manage and oversee event logistics

§ Booking of venues including meeting spaces and accommodations

§ Managing of established budget for the event(s)

· Support the Policy and Programs on setting event programs and agendas


What you need

· A relevant post-secondary degree.

· 5 years of relevant experience (2+ years at management/supervisor level) in project management, event planning, or management, ideally in a not-for-profit environment.

· Certified Meeting Planner designation (or in process of achieving) would be considered an asset.

· Digital Event Strategist designation (or in process of achieving) would be considered an asset.

· Superior project management skills including project planning software.

· Advanced software and web design skills, including Microsoft Office, Swoogo, SmartSheet, HTML and CSS Style sheets.

· Bilingualism is preferred.

· Ability to travel 4+ weeks per year, including weekends.


What you bring

· Excellent interpersonal skills and an ability to work with multiple team members and stakeholders.

· A detail-oriented mind, with a strong focus on organization, planning, follow-up.

· Database management experience.

· Ability to work independently to set team priorities and timelines, lead staff.

· Ability to work in a fast-paced environment, problem solve, and juggle multiple , competing priorities

· Entrepreneurial and proactive, willing to roll-up their sleeves and make things happen.

· You take ownership and accountability of tasks and are motivated to complete on-time.

· You get personal satisfaction from producing high quality results that have a positive impact.

· You can establish strong and trusted relationships with colleagues and stakeholders.

· Commitment to Federation values, vision and direction.

· Respect the values and differences that all members of a small team bring to an office environment.

· Adaptable to different approaches and flexible to move in new directions as needed.

· You seek to continuously develop skills and knowledge.

· You enjoy working within a high performance team and appreciates finding new ways of doing tasks (working smarter not harder)

· A good sense of humour.


To apply

If this position intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter, and why this opportunity is a good fit for you.

The Federation for the Humanities and Social Sciences is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. We are seeking applications from employment equity groups including but not limited to: persons with disabilities, and Black, Indigenous and/or persons of colour.

You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position.

Please note that all applications will be acknowledged. Those selected for an interview will be contacted directly. The posting will remain active on our website until our search process is complete.

Please contact us in confidence and provide notice in advance if you require accommodations at any stage of the recruitment process. All requests for accommodation will be considered in a fair and objective manner that will ensure applicants are treated with respect and dignity.

Please submit your cover letter and résumé by October 15, 2022


For any questions or to request accommodations, please email us at hr@federationhss.ca.




Gestionnaire, congrès et événements


Nous avons un poste ouvert immédiatement à une personne talentueuse, énergique et axée sur les membres, qui assumera le rôle de Gestionnaire, congrès et événements au sein de notre équipe des événements!


La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. La Fédération regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, collèges et associations savantes représentant 91 000 chercheurs et étudiants des cycles supérieurs au Canada.


Le Congrès annuel des sciences humaines est le lieu de convergence de plus de 70 associations de recherche, qui y tiennent ensemble leurs conférences annuelles, et est le plus important rassemblement d’érudits du Canada. Ayant généralement lieu à la fin de mai et au début de juin, le Congrès est organisé par la Fédération chaque année. Pour en savoir plus, consultez www.federationhss.ca/fr


Résumé

À la tête d’une petite équipe, le ou la gestionnaire, congrès et événements, est responsable de la planification et du succès du Congrès annuel des sciences humaines ainsi que des événements de moindre envergure. Le Congrès est la conférence savante la plus importante au Canada, attirant en moyenne 7 000 universitaires, chercheurs, professeurs, étudiants diplômés et praticiens. Le congrès se déroule sur 7 à 9 jours et se tient sur différents campus universitaires et en ligne chaque année.


Le ou la gestionnaire, Congrès et événements, relèvera de la directrice, Congrès et événements, et travaillera en étroite collaboration avec les équipes des finances/opérations, des communications, des adhésions, des politiques et des programmes, ainsi qu’avec tous les membres de l’organisation, afin de gérer et de mettre en œuvre les activités du Congrès de tout autre événement.


Le.la candidat.e idéal.e est un.e planificateur.trice d’événements/chef de projet expérimenté.e et diplomate, motivé.e et énergique, capable de travailler en équipe et de maintenir une bonne coordination avec nos membres et les universités hôtes afin d’atteindre les objectifs organisationnels dans le respect des échéances et du budget.


Ce poste est assorti d’une échelle salariale annuelle de 57 750 $ à 78 750 $ et d’un intéressant programme d’avantages sociaux, dont un régime de soins de santé et dentaires, la participation au régime de retraite de l’employeur et une généreuse politique de vacances annuelles et de jours fériés. Il offre également un environnement de travail divertissant, collaboratif et convivial.


Il y aura des déplacements requis pour un minimum de quatre (4) semaines par année, y compris certaines fins de semaine.



Télétravail

Le bureau de la Fédération est temporairement fermé en raison de la COVID-19. Vous travaillerez depuis votre domicile jusqu’à ce que le bureau puisse rouvrir. Un ordinateur portatif ainsi que le logiciel nécessaire pour vous acquitter de vos fonctions seront fournis. Vous devrez fournir votre propre connexion Internet et téléphone pour demeurer connecté(e). Lorsque le bureau rouvrira, il est possible que vous soyez appelé.e à travailler au bureau à temps plein ou quelques jours par semaine.


Ce que vous ferez

CONGRÈS


· Gérer et superviser le.la coordonnateur.trice d’événements et l’agent.e de liaison de projets virtuels. Superviser périodiquement un.e étudiant.e stagiaire sur une base ponctuelle.

· Gérer, élaborer et superviser le plan de travail, le processus de travail et les réunions du Congrès en collaboration avec le.la coordonnateur.trice de l’événement et les sous-traitants (le cas échéant, l’agent de liaison de projets virtuels).

· Communiquer avec le.la chef de projet de l’Université partenaire et participer aux échanges concernant la logistique du congrès au cours des 12 mois précédant l’événement sur place.

· Assurer la liaison avec les associations savantes participant au Congrès et tenir un rôle de premier plan dans le développement de relations avec de nouvelles associations et organisations partenaires.

· Assurer la liaison avec les équipes responsables des politiques et des programmes pour mettre en place le programme du Congrès et gérer les exigences logistiques fournies par le planificateur et le coordonnateur de l’événement.

· Jouer un rôle de premier plan dans la mise en place d’une source de revenus croissants provenant de l’Expo du Congrès, de la publicité et des commanditaires, en collaboration avec le planificateur d’événements responsable de l’Expo.

· Gérer les demandes de locaux, le service de restauration, les commandes de matériel audiovisuel et les données relatives aux réunions; collaborer avec l’Université partenaire pour toutes les demandes des associations participantes.

· Jouer un rôle de premier plan dans la création de calendriers et la liaison avec l’équipe responsable des communications concernant les documents du Congrès et le site Web.

· Travailler en étroite collaboration avec la directrice pour élaborer des projections budgétaires annuelles pour le Congrès et d’autres événements.

· Gérer les négociations contractuelles pour les vendeurs, les fournisseurs, les hôtels et l’entreprise de services de spectacles.


Événements

· La Fédération organise plusieurs petits événements au cours de l’année. Voir grand sur la Colline, les réunions du conseil d’administration, les forums des membres, l’Assemblée générale annuelle et d’autres événements ponctuels sont prévus et il incombe au gestionnaire, Congrès et événements d’en superviser le bon déroulement quotidien.

· Gérer et superviser les plans de travail des autres événements de l’organisation.

· Gérer et superviser d’autres événements avec l’équipe responsable des événements.

· Gérer et superviser la logistique des événements.

o Gérer les réservations, y compris les espaces de réunion et l’hébergement

o Gérer le budget établi pour l’événement ou les événements.

· Soutenir la politique et les programmes lors de la mise en place des programmes et des calendriers des événements.

Ce dont vous avez besoin

· Un diplôme d’études postsecondaires pertinent.

· 5 ans d’expérience pertinente (dont 2 ans ou plus au niveau de la direction ou de la gestion) en gestion de projet, en planification d’événements ou en gestion, idéalement dans une organisation sans but lucratif.

· Le titre agréé en planification de réunions (ou en cours d’obtention) sera considéré comme un atout.

· Certification de Stratège événementiel/le numérique (D.E.S.) (ou en cours d’obtention) sera considérée comme un atout.

· Compétences supérieures en matière de gestion de projets, y compris en logiciels de planification de projets.

· Compétences élevées en informatique et en conception de sites Web, incluant Microsoft Office, Swoogo, SmartSheet, HTML et les feuilles de type CSS.

· Le bilinguisme est souhaité.

· Capacité à voyager au minimum 4 semaines par année, y compris les week-ends.


Ce qu’il faut

· Excellentes habiletés interpersonnelles et aptitude à travailler avec plusieurs intervenants.

· Souci du détail et intérêt marqué pour l’organisation, la planification et le suivi.

· Expérience en gestion de bases de données.

· Capacité à travailler de manière indépendante pour établir les priorités et les échéances de l’équipe et diriger le personnel.

· Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à résoudre des problèmes et à concilier plusieurs priorités, souvent en simultané.

· Esprit d’entreprise, dynamisme, rapidité à passer à l’action pour obtenir des résultats.

· Capacité à assumer la responsabilité des tâches et à les mener à bien dans le respect des échéances.

· Grande satisfaction personnelle à produire des résultats de qualité supérieure ayant des retombées positives.

· Capacité à établir avec les collègues et intervenants des relations solides fondées sur la confiance.

· Engagement envers les valeurs, la vision et l’orientation de la Fédération.

· Respect des valeurs et des différences qui caractérisent les membres d’une petite équipe en milieu de travail.

· Capacité de s’adapter à diverses approches et de faire preuve de souplesse pour adopter de nouvelles orientations au besoin.

· Souci constant d’acquérir de nouvelles compétences et connaissances.

· Aime travailler au sein d’une équipe à haut rendement et trouver de nouvelles façons d’accomplir les tâches (travailler plus intelligemment et non plus durement).

· Sens de l’humour.


Pour postuler

Si ce poste vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation et indiquer les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.


La Fédération des sciences humaines s’est engagée à fournir un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. Nous encourageons les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter: les personnes handicapées, les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur.

Vous devez être autorisé.e légalement à travailler au Canada pour être admissible à ce poste.

Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.

N’hésitez pas à communiquer avec nous en toute confiance et à nous avertir si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin de s’assurer que tous les candidats et toutes les candidates soient traités avec respect et dignité.

Veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, d’ici au 15 octobre, 2022



Pour poser des questions ou demander des accommodements, veuillez nous envoyer un courriel à hr@federationhss.ca.


Dernière mise à jour : 2022-09-25