Information and Systems Officer | Chargé.e de l’Information et des systèmes

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Information and Systems Officer


We have an immediate opening for a an enthusiastic, member-focussed and creative individual to join our team as Information and Systems Officer to support a range of key functions including technological support, database management support, archival and information management. This position reports to the Director, Corporate Services.


The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada. The Federation organizes Canada’s largest academic gathering, the Congress of the Humanities and Social Sciences, bringing together more than 8,000 participants each year. For more information about the Federation, visit www.federationhss.ca.


Summary

We are seeking an Information and Systems Officer who will play a key role in contributing to the success of the organization. The ideal candidate has a technology/business background and a record of accomplishment in building relationships with internal/external stakeholders as well as a passion for organizational effectiveness.


The position comes with an annual salary range of $48,300 to $60,900 payable in accordance with the Federation’s payroll policy, as amended from time to time.


Remote work

The office is temporarily closed due to COVID-19. You will be working from home until such time as the office reopens. You will be provided with a laptop computer and the necessary software to complete your duties, including the use of Zoom and other online collaboration tools. You will be expected to provide your own internet connection and telephone in order to stay connected. When the office reopens, you will be expected to work out of the office in downtown Ottawa.


What you will do

Information Technology

  • Acts as the Federation’s key point of contact for all IT issues, as well as technical support for issues beyond our outsourced IT provider’s mandate
  • Acts as the primary contact with our third-party IT Support provider to ensure issues get resolved in a timely fashion
  • Acts as the primary point for contact with our SaaS providers for CRM and grant management systems, overseeing their implementation as well as their ongoing support and training
  • Has oversight over all our Information Technology systems and software, SaaS (Software as a Service) as well as connectivity, telephony, office security and computer equipment
  • Supports Federation teams in developing and improving workflows using current technology and systems
  • Keeps up to date with necessary upgrades to computer equipment (including server, wireless routers, network switches and peripherals, Federation office software (i.e., SharePoint, Microsoft Office, Adobe Creative
  • Ensures compliancy with data security, cybersecurity, and privacy regulations (CASL), and updates the Federations’ cybersecurity and data security policies and procedures
  • Oversees inventory of IT and computer equipment, software licenses (i.e., Microsoft Office, Adobe Creative, Microsoft Visio, Alchemer), including management of the Federation’s evergreen program and removal of retired equipment, etc.
  • Assists with vendor management/request for quotation/evaluation and selection process for applications/tools used by the Federation and member organizations
  • Liaises with Membership Management System provider as it relates to supporting Member Associations, in collaboration with the Member Relations Officer
  • Supports the Events team in preparations for Congress as it relates to the IT hardware and equipment needs for Registration and Info Centre as well as provides coordinator services for the Info Centre for onsite support to member associations
  • Provides support and advice to the Communications team when it comes to website improvements
  • Oversees IT security and IT disaster planning, and contributes to contingency planning and crisis table exercises for Congress
  • Develops a sustainable practice and policy with regards to IT equipment and software

Information governance

  • Oversees best practices and legislative compliance regarding sensitive data, and supports the Director, Corporate Services in updating federation policies and procedures
  • Establishes records management procedures and ensures the preservation of corporate memory, through the use of best practice document management and document retrieval, which includes the appropriate archiving and/or destruction of files
  • Supports the SharePoint committee in updating SharePoint architecture
  • Supports the coordination of archiving of books and documents to Archives Canada

Office Management

  • Ensures effective operation of office management issues related to IT (connectivity, Wi-Fi, VPN, etc.)
  • Supports the Executive Assistant, when necessary, in relation to Office management, facilities, office equipment, etc.

What you need

  • College diploma or university degree in information systems, general business or equivalent experience will be considered
  • 3-5 years of related and relevant work experience
  • Technology curious, and savvy with high proficiency and advanced skills in a Windows environment including MS Office 365 , Teams, SharePoint, Microsoft Suite (Outlook, Excel, etc.)
  • Sound knowledge of Database applications, CRM’s, Event Management platforms (Eg. Exware, Swoogo) , and other technology applications/systems
  • Knowledge of CASL compliance requirements
  • Experience working with HTML, basic CSS and Javascript, pivot tables, and mail merges)
  • Strong project management skills
  • Knowledge of new and emerging industry trends and best practices in technology, records management and general operations to provide recommendations for review and implementation
  • Ability to manage multiple tasks and competing priorities
  • Ability to provide in-house training and work with a team with different levels of technology experience
  • Excellent written and oral communication skills
  • Ability to travel up to two weeks a year to support the Congress of the Humanities and Social Sciences
  • Experience in a not-for-profit environment is an asset
  • Ability to converse in both official languages is an asset

What you bring

  • Energetic and professional, clear, articulate and confident
  • Strong interpersonal skills
  • Embraces a continuous learning mindset
  • Proactive problem solving and process improvement
  • Demonstrated maturity, tact, integrity and diplomacy
  • Adheres to high ethical standards and complies with the need for confidentiality based on information provided
  • Values the contributions of all members of the team and seeks opportunities to help others succeed
  • Produces high quality results that have a positive impact on the organization

To apply

If this opportunity intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter – we want to hear your story – your background, your accomplishments, and why this role is a good fit for you, and your career at this time.

The Federation for the Humanities and Social Sciences is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. We are an equal opportunity employer, and we are seeking applications from employment equity groups including but not limited to: persons with disabilities, and Black, Indigenous and/or persons of colour.

You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position. Please note that all applications will be acknowledged. Those selected for an interview will be contacted directly. The posting will remain active on our website until our search process is complete.

Please contact us in confidence and provide notice in advance if you require accommodations at any stage of the recruitment process. All requests for accommodation will be considered in a fair and objective manner that will ensure applicants are treated with respect and dignity. Please submit your cover letter including salary expectations and résumé, by January 14, 2022 in https://secure.collage.co/jobs/fhss/27509. For any questions or to request accommodations, please email us at hr@federationhss.ca




Chargé.e de l’Information et des systèmes



La Fédération des sciences humaines (Ottawa, Ontario) est à la recherche d’une personne compétente, dynamique et déterminée à répondre aux besoins des membres, pour pourvoir immédiatement le poste de Chargé.e de l’Information et des Systèmes (TI). Cette personne relèvera de la Directrice, Services Corporatifs.


La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. Elle regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, institutions et sociétés savantes représentant 91 000 chercheurs et étudiants des cycles supérieurs au Canada. De plus, la Fédération organise le plus grand rassemblement d’universitaires au Canada, soit le Congrès des sciences humaines, qui attire chaque année plus de 8 000 personnes. Pour en savoir plus au sujet de la Fédération, visitez le www.federationhss.ca.


Résumé

Nous sommes à la recherche d’un.e Chargé.e de l’Information et des systèmes qui jouera un rôle clé en contribuant au succès de l’organisation. Fort.e de plusieurs réalisations dans l’établissement de relations avec des intervenants internes et externes, le ou la candidat.e retenu.e doit posséder de l’expérience relativement au milieu des affaires et des technologies et se passionner pour l’efficacité organisationnelle.


Ce poste offre une échelle salariale annuelle comprise entre 48 300 $ et 60 900 $, payable conformément à la politique de rémunération de la Fédération, telle que modifiée de temps à autre.



Télétravail

Le bureau de la Fédération est temporairement fermé en raison de la COVID-19. Vous travaillerez depuis votre domicile jusqu’à ce que le bureau puisse rouvrir. Un ordinateur portatif ainsi que le logiciel nécessaire pour vous acquitter de vos fonctions seront fournis, y compris Zoom et d’autres outils de collaboration en ligne. Vous devrez fournir votre propre connexion Internet et téléphone pour demeurer connecté(e). Lorsque le bureau rouvrira, vous devrez travailler sur place, au centre-ville d’Ottawa.


Ce que vous ferez

Technologies de l’information

  • Être le point de contact principal de la Fédération pour toutes les questions liées aux TI et offrir un soutien technique pour des problèmes qui ne relèvent pas du mandat de notre fournisseur externe de services TI.
  • Être la personne-ressource principale auprès de notre fournisseur de soutien informatique tiers afin que les problèmes soient réglés rapidement.
  • Être le point de contact principal auprès de nos fournisseurs de SaaS pour les systèmes de gestion des relations avec la clientèle (GRC) et de gestion des subventions, tout en en supervisant la mise en œuvre et en offrant un soutien continu et de la formation connexes.
  • Assurer la surveillance de tous nos systèmes informatiques et logiciels, de la solution SaaS (Software as a Service), et de la connectivité, de la téléphonie, de la sécurité du bureau et du matériel informatique.
  • Soutenir les équipes de la Fédération dans l’élaboration et l’amélioration des flux de travail à l’aide des technologies et des systèmes existants.
  • Se tenir au fait des mises à niveau du matériel informatique (y compris les serveurs, les routeurs sans fil, les commutateurs réseau et les périphériques, les logiciels bureautiques de la Fédération [c.-à-d. SharePoint, Microsoft Office, Adobe Creative]) qui doivent être effectuées.
  • Assurer la conformité à l’égard de la réglementation entourant la sécurité des données, la cybersécurité et la protection de la vie privée (Loi canadienne anti-pourriel), et mettre à jour les politiques et les procédures liées à la cybersécurité et à la sécurité des données de la Fédération.
  • Superviser l’inventaire du matériel informatique et de TI, ainsi que des licences de logiciels (c.-à-d., Microsoft Office, Adobe Creative, Microsoft Visio, Alchemer), y compris la gestion du programme de renouvellement continu de la Fédération et du retrait du matériel informatique désuet, etc.
  • Apporter son assistance relativement à la gestion des fournisseurs et des demandes de prix et d’évaluation, et du processus de sélection des applications et des outils utilisés par la Fédération et les organisations membres.
  • En collaboration avec l’agente des relations avec les membres, assurer la liaison avec le fournisseur du système de gestion des membres en ce qui concerne les fonctions de soutien des associations membres.
  • Soutenir l’équipe des événements dans la préparation du Congrès en ce qui concerne les besoins en matériel informatique pour les inscriptions et le Centre d’information, et fournir des services de coordination au Centre d’information afin d’assurer le soutien sur place des associations membres.
  • Fournir du soutien et des conseils à l’équipe des communications quant aux améliorations à apporter au site Web.
  • Superviser la planification de la sécurité des TI et des sinistres informatiques, et participer à la planification des mesures d’urgence et aux simulations de crise relatives au Congrès.
  • Élaborer des pratiques et des politiques durables à l’égard du matériel informatique et les logiciels.
  • Superviser l’approvisionnement et les stocks de matériel informatique, de logiciels, de licences et de périphériques.
  • Conformément aux lignes directrices de la Fédération, assister le service des finances quant à la déclaration de l’amortissement du matériel informatique.

Gouvernance de l’information

  • Surveiller l’application des pratiques exemplaires et la conformité législative en ce qui a trait aux données sensibles, et soutenir la directrice, Services intégrés, dans la mise à jour des politiques et des procédures de la Fédération.
  • Établir des procédures de gestion des documents et assurer la préservation de la mémoire organisationnelle grâce à l’application de pratiques exemplaires en matière de gestion et de recherche documentaire, ce qui comprend l’archivage et la destruction appropriés de fichiers.
  • Soutenir le comité de SharePoint dans la mise à jour de l’architecture SharePoint.
  • Soutenir la coordination de l’archivage des livres et des documents à Archives Canada.

Gestion de bureau

  • Assurer la résolution efficace des problèmes de gestion de bureau liés aux TI (connectivité, Wi-Fi, RPV, etc.).
  • Soutenir l’adjointe exécutive, au besoin, en ce qui a trait à la gestion de bureau, aux installations, au matériel de bureau, etc.

Ce qui est exigé de vous

  • Être titulaire d’un diplôme collégial ou d’un baccalauréat en systèmes d’information ou en gestion. Une expérience équivalente sera prise en considération.
  • Trois à cinq ans d’expérience de travail pertinente.
  • Habile et curieux.se sur le plan technologique, ayant de solides compétences dans un environnement Windows, y compris MS Office 365, Teams, SharePoint, Microsoft Suite (Outlook, Excel, etc.).
  • Solides connaissances des applications de bases de données, du logiciel de GRC, des plateformes de gestion des événements (p. ex., Exware, Swoogo) et d’autres applications ou systèmes technologiques.
  • Connaissances des exigences en matière de conformité (Loi canadienne anti-pourriel).
  • Expérience de travail avec HTML, le langage de base CSS et Javascript, les tableaux croisés dynamiques et des fusions de multipostage.
  • Solides compétences en gestion de projet.
  • Connaissances des tendances et pratiques exemplaires nouvelles et émergentes de l’industrie dans les technologies, la gestion de registres et les opérations générales afin de formuler des recommandations aux fins d’examen et de mise en œuvre.
  • Capacité de gérer plusieurs tâches et priorités concurrentes.
  • Capacité d’offrir une formation interne et de travailler avec une équipe ayant différents niveaux d’expérience en matière de technologies.
  • Excellentes compétences de communication écrite et orale.
  • Aptitude à voyager pour une période de deux semaines à l’occasion du Congrès des sciences humaines.
  • Une expérience au sein d’un organisme sans but lucratif sera considérée comme un atout.
  • La capacité de tenir une conversation dans les deux langues officielles sera considérée comme un atout.

Votre contribution

  • Adopte une attitude énergique,tout en s’exprimant de façon professionnelle, claire, articulée et confiante.
  • Possède de solides compétences interpersonnelles.
  • Est doté d’un état d’esprit axé sur l’apprentissage continu.
  • Utilise des méthodes proactives de résolution de problème et d’amélioration des processus.
  • Fait preuve de maturité, de délicatesse, d’intégrité et de diplomatie.
  • Adhère à des normes éthiques élevées et respecte le besoin de confidentialité en fonction des renseignements fournis.
  • Valorise la contribution de tous les membres de l’équipe et cherche de nouvelles occasions d’aider les autres à réussir.
  • Produit des résultats de grande qualité qui ont une incidence positive sur l’organisation.

Soumission de votre candidature

Si cette occasion d’emploi vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation. Nous voulons connaître votre histoire, vos antécédents, vos réalisations et les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.

La Fédération des sciences humaines s’est engagée à fournir un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. La Fédération des sciences humaines est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et encourage les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter : les personnes handicapées, les Noir.e.s, les Autochtones et les personnes de couleur.

Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.

N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une quelconque étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin d’assurer que tous les candidats et toutes les candidates seront traité(e)s avec respect et dignité. Veuillez envoyer votre curriculum vitæ et votre lettre de motivation précisant vos attentes salariales, d’ici le 14 Janvier 2022 dans notre portail en ligne, au https://secure.collage.co/jobs/fhss/27509.

Pour toute question à propos de ce poste, ou pour faire la demande de mesures d’adaptation, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse hr@federationhss.ca.