Event Coordinator | Coordonnateur.trice d’événements

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Events Coordinator

Le français suit


(Contract position) January 1 to May 31, 2022

We have an immediate opening for an Event Coordinator to join our team on a contract basis at the Federation for the Humanities and Social Sciences. This position reports to the Director, Congress and Events.

The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada.

The annual Congress of the Humanities and Social Sciences is the convergence of over 70 scholarly associations, each holding their annual conference under one umbrella, and is Canada’s largest gathering of scholars. Typically held in late May and early June, Congress is organized by the Federation each year. Congress 2022 will be held virtually, May 12 to May 20, 2022.

For more information, visit www.federationhss.ca and www.congress2022.ca.

Summary

As an Event Coordinator, you will play a key role in contributing to the success of a virtual Congress 2022. Working as part of the Congress and Events team, the Event Coordinator will support the implementation of the virtual event platform, assist internal and external users with content creation in the platform, and assist with event registration.

The ideal candidate is a pro-active team player, who has strong communications skills, a focus on attention to detail, and experience working with a variety of members, partners and stakeholders.

You will be paid $20/hour, payable in accordance with the Federation’s payroll policy, as amended from time to time.

The contract will be for approximately 5 months, from January 1 to May 31, 2022.

Work location

This position is based in Ottawa, Ontario.

The Federation office in downtown Ottawa is partially closed due to COVID-19. The Event Coordinator will be mostly working from home, with the option to work from the office on an occasional basis. You will be required to provide your own laptop computer and the necessary software to complete your duties, including the use of Zoom and other online collaboration tools. You will be expected to provide your own Internet connection and telephone in order to stay connected.

Travel may be required for up to two weeks’ period to Ottawa in the lead up to and during Congress 2022 in order to be onsite in the Congress command centre for the event. This will depend on the COVID-19 restrictions at the time.

What You Will Do

· Work collaboratively with the Congress and Events team, with staff at the partner university, and with member associations, to support the delivery of a virtual Congress 2022.

· Prepare the virtual event platform for graphics upload.

· Build out content on behalf of the scholarly associations in the virtual event platform.

· Assist exhibitors with building virtual booths in the virtual event platform.

· Assist the partner university with building content in the virtual event platform.

· Assist other Federation staff and contractors with adding content to the virtual event platform, including the posting of speaker recordings.

· Prepare documentation and instructions for all aspects of the virtual event platform, for various audiences including both the scholarly association organizers and the event registrants.

· Assist the Congress Registrar with registration duties, both in the lead up to and during the event, including answering emails, responding to registrant inquiries, following up on any issues, and updating the virtual event platform onsite.

· Other duties as required.

What You Need

· Post-secondary education in event planning, events management, or a related field.

· Two years of related experience in event planning.

· Advanced software skills including word processing, spreadsheets, slide presentations, database management, email and scheduling.

· Ability to work onsite at events for long periods of time.

· Experience in organizing virtual events is an asset.

· Experience managing content and events on a website (Drupal, WordPress) and in online event management software is an asset.

· Experience in creating instructions and documentation for virtual event participants is an asset.

· Bilingualism in English and French is preferred.

What You Bring

· Ability to work under pressure and adapt easily.

· A detail-oriented mind, with a strong focus on organization, planning, follow-up.

· Excellent interpersonal skills and an ability to work with multiple team members and stakeholders.

· Entrepreneurship, initiative, creativity and a proactive attitude.

· Clarity of expression — both in writing and orally.

· A sense of ownership and accountability of tasks and the motivation to follow through to achieve personal and team goals.

· A sincere respect for the values and differences that all members of a small team bring to an office environment; adaptability to different approaches and a flexibility to move in new directions as needed.

· Commitment to Federation values, vision and direction.

· Willingness to continuously develop skills and knowledge.

· Be comfortable working in a virtual office environment.

· A good sense of humor.

To Apply

If this opportunity intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter — we want to hear your story — your background, your accomplishments, and why this role is a good fit for you. The Federation for the Humanities and Social Sciences respects, appreciates and encourages diversity. Particular consideration will be given to candidates who self-identify as Black, Indigenous or a person of colour.

This position to be filled immediately. Applications will be assessed as received. Please submit your résumé and cover letter with salary expectations by December 17, 2021 in our online portal at https://secure.collage.co/jobs/fhss/26773.

Please note that all applications will be acknowledged but only those selected for an interview will be contacted. You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position.

The Federation is committed to providing an accessible work environment. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

For any questions about this position, or to request accessibility accommodations, please email us at hr@federationhss.ca. Do not submit your application by email.

Last updated 2021-11-15

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French version


(Poste contractuel) Du 1er janvier au 31 mai 2022

Nous avons une ouverture immédiate pour ajouter un poste de coordonnateur.trice d’événements à notre équipe de façon contractuelle à la Fédération des sciences humaines. Ce poste relève de la directrice, Congrès et événements.

La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. La Fédération regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, collèges et sociétés savantes représentant 91 000 chercheur.e.s et étudiant.e.s des cycles supérieurs au Canada.

Le Congrès des sciences humaines annuel est le lieu de convergence de plus de 70 sociétés savantes, qui y tiennent ensemble leurs conférences annuelles, et est le plus important rassemblement d’érudits du Canada. Ayant généralement lieu à la fin de mai et au début de juin, le Congrès est organisé par la Fédération chaque année. Le Congrès 2022 se tiendra virtuellement du 12 au 20 mai 2022.

Pour plus d’informations, visitez www.federationhss.ca/fret www.congress2022.ca.

Résumé

Nous sommes à la recherche d’un.e coordonnateur.trice d’événements qui jouera un rôle essentiel et contribuera à la réussite d’un Congrès 2022 virtuel. Travaillant au sein de l’équipe des congrès et des événements, le.a coordonnateur.trice d’événements appuiera la mise en œuvre de la plateforme d’événement virtuel, aidera les utilisateurs internes et externes relativement à la création de contenu dans la plateforme et appuiera le processus d’inscription à l’événement.

Le.a candidat.e idéal.e est un joueur d’équipe proactif, qui possède de solides compétences en communication, qui fait preuve de souci du détail et qui possède une expérience professionnelle auprès d’un éventail de membres, de partenaires et d’intervenants.

Vous serez rémunéré.e à raison de 20 $ l’heure, payable conformément à la politique de rémunération de la Fédération, telle que modifiée de temps à autre.

Le contrat sera d’environ cinq mois, du 1er janvier au 31 mai 2022.

Lieu de travail

Ce poste est situé à Ottawa, en Ontario.

Le bureau de la Fédération qui se trouve au centre‑ville d’Ottawa est partiellement fermé en raison de la COVID‑19. Le.a coordonnateur.trice d’événements travaillera essentiellement à domicile, avec l’option de travailler à partir du bureau occasionnellement. On vous fournira un ordinateur portable et les logiciels nécessaires pour accomplir vos tâches, y compris l’utilisation de Zoom et d’autres outils de collaboration en ligne. Vous devrez fournir votre propre connexion Internet et téléphone pour demeurer connecté.e.

Il pourrait être nécessaire de voyager à Ottawa pour une période allant jusqu’à deux semaines au cours des semaines précédent le congrès 2022 et pendant celui-ci afin d’être sur place, dans le centre de commande du Congrès, pour la tenue de l’événement. Cela dépendra des restrictions relatives à la COVID-19 à ce moment.

Ce que vous ferez

· Travailler de manière collaborative avec l’équipe des congrès et des événements, avec les membres du personnel à l’université partenaire ainsi qu’avec les associations membres, afin d’appuyer l’exécution d’un Congrès 2022 virtuel.

· Préparer la plateforme d’événement virtuel pour le téléchargement en amont des graphiques.

· Bâtir le contenu au nom des sociétés savantes dans la plateforme d’événement virtuel.

· Aider les exposants à bâtir des kiosques virtuels dans la plateforme d’événement virtuel.

· Aider l’université partenaire à bâtir le contenu dans la plateforme d’événement virtuel.

· Aider les autres membres du personnel de la Fédération et les entrepreneurs à ajouter du contenu à la plateforme d’événement virtuel, y compris la publication des enregistrements des conférenciers.

· Préparer les documents et les instructions pour tous les aspects de la plateforme d’événement virtuel, pour les différents publics, dont les organisateurs des sociétés savantes et les personnes inscrites à l’événement.

· Aider le registraire du Congrès avec les fonctions d’inscription, avant l’événement et pendant celui-ci, notamment de répondre aux courriels, de répondre aux demandes de renseignements des inscrits, d’assurer le suivi des questions et de mettre à jour la plateforme d’événement virtuel sur place.

· Exercer d’autres tâches selon les besoins.

Ce qui est exigé de vous

· Des études postsecondaires en planification d’événements, en gestion d’événements ou dans un domaine connexe.

· Deux années d’expérience connexe en planification d’événements.

· Des compétences avancées en informatique, y compris le traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations de diapositives, la gestion de bases de données, les courriels et l’établissement de calendriers.

· La capacité de travailler sur place lors d’événements pendant de longues périodes.

· Une expérience de l’organisation d’événements virtuels constitue un atout.

· Une expérience en gestion de contenu et d’événements dans un site Web (Drupal, WordPress) et au moyen d’un logiciel de gestion d’événements en ligne constitue un atout.

· Une expérience de la création d’instructions et de documents pour les participants à des événements virtuels constitue un atout.

· Le bilinguisme en français et en anglais est privilégié.

Votre contribution

· La capacité de travailler sous pression et de s’adapter facilement.

· Un esprit axé sur les détails, en mettant fortement l’accent sur l’organisation, la planification et le suivi.

· D’excellentes compétences interpersonnelles et une capacité de travailler avec plusieurs membres d’équipe et intervenants.

· Un esprit d’entreprise et d’initiative, de la créativité et une attitude proactive.

· Une clarté d’expression – tant à l’écrit qu’à l’oral.

· Un sens de prise en charge et de responsabilité relativement aux tâches et la motivation de les mener à bien pour atteindre les objectifs personnels et ceux de l’équipe.

· Un respect sincère des valeurs et des différences que tous les membres d’une petite équipe apportent à un environnement de bureau; une capacité d’adaptation à différentes approches et une souplesse pour prendre de nouvelles directions au besoin.

· Un engagement envers les valeurs, la vision et l’orientation de la Fédération.

· Une volonté de perfectionner continuellement ses compétences et ses connaissances.

· Être à l’aise de travailler dans un environnement de bureau virtuel.

· Un bon sens de l’humour.

Présenter votre candidature

Si cette offre d’emploi vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation. Nous voulons connaître votre histoire, vos antécédents, vos accomplissements et les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient. La Fédération des sciences humaines respecte, apprécie et encourage la diversité. Une attention particulière sera accordée aux candidats qui s’identifient comme Noirs, Autochtones ou personnes de couleur.

Ce poste est à pourvoir immédiatement. Les candidatures seront évaluées dès leur réception. Veuillez soumettre votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation avec vos attentes salariales d’ici le 17 décembre 2021 sur notre portail en ligne à l’adresse suivante :https://secure.collage.co/jobs/fhss/26773.

Veuillez prendre note que nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais que nous communiquerons uniquement avec les candidat.e.s retenu.e.s aux fins d’une entrevue. Vous devez être autorisé.e légalement à travailler au Canada pour être admissible à ce poste.

La Fédération s’est engagée à fournir un environnement de travail accessible. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidat.e.s qui prennent part à tous les aspects du processus de sélection.

Pour toute question à propos de ce poste, ou pour demander des mesures d’adaptation en matière d’accessibilité, veuillez nous envoyer un courriel à hr@federationhss.ca. Ne nous faites pas parvenir votre candidature par courriel.

Dernière mise à jour : 2021-11-15