Events Planner | Organisateur/trice d'événements

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Event Planner

Le français suit


We have an immediate opening for a talented, energetic and member-focused individual to step into the role of Event Planner and join our Congress and events team! Bilingualism in English and French is an asset.

The Federation for the Humanities and Social Sciences promotes research and teaching for the advancement of an inclusive, democratic and prosperous society. With a membership now comprising over 160 universities, colleges and scholarly associations, the Federation represents a diverse community of 91,000 researchers and graduate students across Canada.

The annual Congress of the Humanities and Social Sciences is the convergence of over 70 scholarly associations, each holding their annual conference under one umbrella, and is Canada’s largest gathering of scholars. Typically held in late May and early June, Congress is organized by the Federation each year. Congress 2022 will be held virtually, May 12 to May 20, 2022.

For more information, visit www.federationhss.ca and www.congress2022.ca.

Summary

The Event Planner plays a key role in project managing events hosted by the Federation for which our members and stakeholders participate. The Events Planner reports to the Director, Congress and Events and plays a key role in planning and executing events both internally and externally. This includes full project planning expertise in the planning, development and execution, financial and logistical requirements. In any given year the event portfolio may include, but is not limited to:

· Big Thinking lecture series (Big Thinking on the Hill, @Congress)

· Board meetings (3 per year) and ad-hoc committee meetings

· Congress of the Humanities and Social Sciences which includes expo management

· Other ad-hoc events initiated by the Federation

The position comes with an annual salary range of $46,000 to $58,000 and a competitive compensation package including health/dental benefits, participation in the employer’s pension plan, and a generous vacation and holiday policy which includes a year-end holiday shut-down period. There is also the ability to work in a fun, collegial and supportive work environment, where work-life balance is highly valued!

Work location

This position is based in Ottawa, Ontario.

The Federation office in downtown Ottawa is partially closed due to COVID-19. The Events Planner will be mostly working from home, with the option to work from the office on an occasional basis. You will be provided with a laptop computer and the necessary software to complete your duties, including the use of Zoom and other online collaboration tools. You will be expected to provide your own Internet connection and telephone in order to stay connected.

Travel may be required for up to two-week period to Ottawa in the lead up to and during Congress 2022 in order to be onsite in the Congress command centre for the event. This will depend on the COVID-19 restrictions at the time. For future Congresses, travel will be required for up to a two week period to other Canadian cities in the lead up to Congress.

What you will do

Working within an event planning team, you will:

· Contribute to event and meeting, planning, implementing and managing the full range of operational, logistical and administrative functions necessary to execute events

· Lead and participate in the site selection activities for future Congress events;

· Coordinate travel logistics for all Federation speakers at events;

· Liaise with the Federation’s travel agency, secure and manage hotel room blocks, prepare accommodation webpage, obtain and monitor all hotel picks ups from Congress hotels and University residences;

· Utilize event management software to build online registration forms for all events and write edit and produce a range of communications with organizers, exhibitors and advertisers, making appropriate use of html and CSS styling to adhere to website best practices and accessibility guidelines. These pieces include email campaigns, advertising and signage, and other correspondence as they relate to the Congress of the Humanities and Social Sciences;

· Work in collaboration with the Communications team on Congress and event related messaging including email campaigns, website content and print materials;

· Coordinate planning on-site and virtual meetings for events held at partner universities;

· Develop relationships with suppliers (e.g. show services/virtual event platform, AV companies, simultaneous interpretation, mobile app, university departments, etc.), in order to deliver high quality products on time and on budget;

· Liaise with the partner university on a regular basis to collaborate and seek approval on deliverables relating to Congress;

· Perform basic multimedia (video editing, graphic design etc.) for online materials relating to Congress and events;

· Prepare work plans including workflows, approvals, and milestones and maintain throughout each project, report up/to necessary updates to director/team members as required. Maintain timelines to meet all milestones and provide alternative suggestions when required;

· Maintain event budgets and contribute to overall team budget according to work plans and agreements in force. Prepare necessary scopes of work to procure goods and services for events, evaluate quotes and prepare price comparisons as required;

· Support the work of the broader Federation team by providing similar logistical support for smaller scale activities when required.

What you need

· You have 2-4 years of related experience in event planning, or a combination of education and direct experience; ideally within a NGO or non-profit environment. It will be an asset if you have experience in a membership organization, and understand the role we play to serve our diverse membership;

· You have completed post-secondary education, preferably in event planning, events management, or related field;

· Exceptional written and verbal communication and interpersonal skill;

· Experience working with event management and mobile app software as well as proficiency with Microsoft suite of products;

· Ability to work onsite at events for long periods of time; standing, carrying and lifting of 20lb boxes of conference materials;

· Experience in building and managing relationships with vendors, key stakeholders, sponsors and members including sales efforts for exhibitors and advertisers;

· Advanced software skills including word processing, spreadsheets, slide presentations, database management, email and scheduling;

· Experience with project management and critical path documentation is an asset;

· Bilingualism in English and French is an asset.

What you bring

· Ability to work under pressure and adapt easily;

· Demonstrated ability to organize multiple tasks and appropriately prioritize activities;

· A detail-oriented mind, with a strong focus on organization, planning, follow-up;

· You exude excellent interpersonal skills and an ability to work with multi-layered teams and diverse communities, establishing strong and trusted relationships, both internally and externally to the organization;

· High ethical standards and a desire to work with like-minded high-achievers;

· Ability to facilitate meetings with members, conduct presentations and leverage interpersonal skills to put individuals (colleagues or members) at ease;

· Tact and diplomacy in dealing with colleagues, elected or appointed representatives of the Federation, as well as with members of universities and organizations;

· You have an entrepreneurial mindset, think proactively, and you’re always willing to roll-up your sleeves and make things happen;

· That feeling of achieving personal satisfaction from producing high quality results that has a positive impact on a small, ambitious organization is something your former managers or colleagues admire about you;

· A sense of ownership and accountability of tasks and the motivation to follow through to achieve personal and team goals;

· You have learned how to navigate and understand that people work differently than you and so respect the values and differences that all members of a small team bring to an office environment;

· A sincere respect for the values and differences that all members of a small team bring to an office environment; adaptability to different approaches and a flexibility to move in new directions as needed;

· Commitment to Federation values, vision and direction;

· Willingness to continuously develop skills and knowledge;

· A good sense of humor.

What success looks like

· You can learn the role and deliver on existing priorities and deliverables;

· You create strong working relationships with the team at the Federation as well as with stakeholders, partners and members;

· Your work showcases your initiative, creativity, proactive attitude and commitment to continuous improvement;

· You understand the importance of the humanities and social sciences in Canadian society and the role of the Federation and services it provides the member community;

· You leverage your experience and knowledge of event planning and best practices to create impactful events for Federation members;

· You successfully juggle multiple – often times competing – priorities without losing your cool;

· You take pride in a job well done, high-quality results, and in meeting deadlines;

· Your work showcases your attention to detail and willingness to make things happen.

To apply

If this position intrigues you and relates to your experience, then we want to hear from you. Please take the time to tell us about yourself in a cover letter, and why this opportunity is a good fit for you.

The Federation for the Humanities and Social Sciences is committed to providing an inclusive and barrier-free recruitment process and work environment. We are seeking applications from employment equity groups including but not limited to: persons with disabilities, and Black, Indigenous and/or persons of colour.

You must be legally allowed to work in Canada in order to be eligible for this position. Please note that all applications will be acknowledged. Those selected for an interview will be contacted directly. The posting will remain active on our website until our search process is complete.

Please contact us in confidence and provide notice in advance if you require accommodations at any stage of the recruitment process. All requests for accommodation will be considered in a fair and objective manner that will ensure applicants are treated with respect and dignity.

Please submit your cover letter and résumé, by December 17, 2021, at https://secure.collage.co/jobs/fhss/26771.

For any questions or to request accommodations, please email us at hr@federationhss.ca.


Last updated 2021-11-15

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French version


Organisateur/trice d'événements


Nous avons un poste qui est ouvert immédiatement à une personne talentueuse, énergique et axée sur les membres, qui assumera le rôle d'Organisateur/trice d'événements et se joindra à notre équipe du Congrès et des événements!

Le bilinguisme en français et en anglais est un atout.

La Fédération des sciences humaines œuvre à la mise en valeur de la recherche et de l’enseignement pour l’avancement d’une société inclusive, démocratique et prospère. La Fédération regroupe aujourd’hui plus de 160 universités, collèges et associations savantes représentant 91 000 chercheurs et étudiants des cycles supérieurs au Canada.

Le Congrès annuel des sciences humaines est le lieu de convergence de plus de 70 associations de recherche, qui y tiennent ensemble leurs conférences annuelles, et est le plus important rassemblement d’érudits du Canada. Ayant généralement lieu à la fin de mai et au début de juin, le Congrès est organisé par la Fédération chaque année. Le Congrès 2022 se tiendra de façon virtuelle du 12 mai au 20 mai 2022.

Pour en savoir plus, consultez les sites www.federationhss.ca/fr et www.congress2022.ca.

Résumé

L'organisateur/trice d'événements joue un rôle clé dans la gestion de projet des événements organisés par la Fédération auxquels participent nos membres et nos intervenants. L'organisateur/trice d'événements relève du directeur ou de la directrice, Congrès et événements, et joue un rôle clé dans la planification et l’exécution des événements, tant à l’interne qu’à l’externe. Cela comprend une expertise complète en matière de planification, d’élaboration et d’exécution de projets, de même que des exigences financières et logistiques. Au cours d’une année donnée, le portefeuille d’événements peut comprendre, sans toutefois s’y limiter :

· les causeries de la série Voir grand (Voir grand sur la colline, @Congrès);

· les réunions du Conseil (trois par année) et de comités de comités ad hoc;

· le Congrès des sciences humaines, qui comprend la gestion des expositions;

· d’autres événements ad hoc amorcés par la Fédération.

Ce poste offre une échelle salariale annuelle comprise entre 46 000 $ et 58 000 $ et des avantages sociaux compétitifs, y compris une assurance maladie et une assurance dentaire, la participation au régime de pension de l’employeur ainsi qu’une généreuse politique en matière de vacances et de congés, dont une période de fermeture pendant les fêtes de fin d’année. La personne choisie aura aussi l’occasion de travailler dans un environnement amusant, collégial et positif au sein duquel une grande importance est accordée à l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Lieu de travail

Ce poste est situé à Ottawa, en Ontario.

Le bureau de la Fédération qui se trouve au centre‑ville d’Ottawa est partiellement fermé en raison de la COVID‑19. L'organisateur/trice d'événements travaillera essentiellement à domicile, avec l’option de travailler à partir du bureau occasionnellement. Un ordinateur portatif ainsi que le logiciel nécessaire pour vous acquitter de vos fonctions seront fournis, y compris Zoom et d’autres outils de collaboration en ligne. Vous devrez fournir votre propre connexion Internet et téléphone pour demeurer connecté.e.

Il pourrait être nécessaire de voyager à Ottawa pour une période maximale de deux semaines précédant le Congrès 2022 et pendant celui‑ci afin d’être sur place, au centre de commandement du Congrès, pour la tenue de l’événement. Cela dépendra des restrictions relatives à la COVID-19 qui seront en place à ce moment. Pour les futurs congrès, des déplacements d’une durée maximale de deux semaines dans d’autres villes canadiennes seront nécessaires avant le Congrès.

Ce que vous ferez

Travaillant au sein d’une équipe de planification d’événements, vous devrez :

· Contribuer à l’organisation d’événements et de réunions, en planifiant, mettant en œuvre et gérant l’ensemble des fonctions opérationnelles, logistiques et administratives nécessaires à l’exécution des événements;

· Diriger les activités de sélection des sites pour les futurs événements du Congrès, et y participer;

· Coordonner la logistique des déplacements de tous les intervenants de la Fédération pendant les événements;

· Assurer la liaison avec l’agence de voyage de la Fédération, obtenir et gérer les blocs de chambres d’hôtel, préparer la page Web de l’hébergement, obtenir et surveiller toutes les fois où l’on passe prendre quelqu’un aux hôtels du Congrès et aux résidences universitaires;

· Utiliser un logiciel de gestion d’événements pour créer des formulaires d’inscription en ligne pour tous les événements et rédiger, réviser et produire une série de communications avec les organisateurs, les exposants et les annonceurs, en faisant un usage approprié du langage HTML et des styles CSS pour respecter les pratiques exemplaires et les directives d’accessibilité des sites Web; Ces éléments comprennent des campagnes de courriels, les publicités et les affiches, ainsi que toute autre correspondance relative au Congrès des sciences humaines;

· Collaborer avec l’équipe des communications aux messages relatifs au Congrès et aux événements, y compris les campagnes de courriels, le contenu du site Web et les documents imprimés;

· Coordonner la planification des réunions virtuelles et sur place pour les événements organisés dans les universités partenaires;

· Établir des relations avec les fournisseurs (p. ex., services d’exposition et plateforme d’événements virtuels, entreprises audiovisuelles, interprétation simultanée, applications mobiles, départements universitaires), afin de livrer des produits de haute qualité tout en respectant les délais et le budget impartis;

· Assurer régulièrement la liaison avec l’université partenaire pour collaborer et demander l’approbation des produits livrables relatifs au Congrès;

· Effectuer des tâches multimédias de base (montage vidéo, conception graphique, etc.) pour les documents en ligne relatifs au Congrès et aux événements;

· Préparer les plans de travail, y compris les flux de travail, les approbations et les jalons, et les tenir à jour tout au long de chaque projet, ainsi que rendre compte des mises à jour nécessaires au directeur ou à la directrice ou encore aux membres de l’équipe, selon le cas; Respecter les délais afin d’atteindre tous les jalons et suggérer autre chose au besoin;

· Tenir à jour les budgets des événements et contribuer au budget global de l’équipe selon les plans de travail et les ententes en vigueur; Préparer les portées des travaux nécessaires à l’acquisition de biens et de services pour les événements, évaluer les devis et préparer les comparaisons de prix, au besoin;

· Soutenir le travail de l’équipe de la Fédération en général en offrant un soutien logistique similaire pour les activités à plus petite échelle, au besoin.

Ce dont vous avez besoin

· Vous comptez de deux à quatre années d’expérience connexe de la planification d’événements, ou une combinaison d’études et d’expérience directe; idéalement dans un environnement d’organisation non gouvernementale ou à but non lucratif. Ce sera un atout si vous avez de l’expérience au sein d’une association mutuelle, et si vous comprenez le rôle que nous jouons pour servir nos divers membres;

· Vous avez terminé des études postsecondaires, de préférence en planification d’événements, en gestion d’événements ou dans un domaine connexe;

· Communication écrite et verbale exceptionnelle et entregent;

· Expérience de travail avec des logiciels de gestion d’événements et d’applications mobiles ainsi qu’une bonne maîtrise de la suite de produits Microsoft;

· Capacité de travailler sur place lors d’événements pendant de longues périodes; se tenir debout, porter et soulever des boîtes de matériel de conférence pesant 20 livres;

· Expérience de l’établissement et de la gestion de relations avec les fournisseurs, les intervenants clés, les commanditaires et les membres, y compris les efforts de vente pour les exposants et les annonceurs;

· Des compétences avancées en informatique, incluant le traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations de diapositives, la gestion de bases de données, les courriels et l’établissement de calendriers;

· L’expérience de la gestion de projet et de la documentation des chemins critiques constitue un atout;

· Le bilinguisme en français et en anglais est un atout.

Ce qu’il faut

· La capacité de travailler sous pression et de s’adapter facilement;

· Capacité manifeste d’organiser des tâches multiples et de hiérarchiser les activités de manière appropriée;

· Un esprit axé sur les détails, en mettant fortement l’accent sur l’organisation, la planification et le suivi;

· Vous faites preuve d’un excellent entregent et possédez la capacité à travailler avec des équipes à plusieurs niveaux et avec des communautés diverses, en établissant des relations solides et de confiance, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation;

· Des normes éthiques élevées et le désir de travailler avec des personnes très douées, aux vues similaires;

· Être en mesure d’animer des réunions avec les membres, d’effectuer des présentations et de mettre à profit ses habiletés interpersonnelles pour mettre les gens à l’aise (collègues ou membres);

· Tact et diplomatie dans les relations avec les collègues, les représentants élus ou nommés de la Fédération, ainsi qu’avec les membres des universités et des organisations;

· Vous avez l’esprit d’entrepreneuriat, vous pensez de manière proactive et vous n’hésitez jamais à retrousser vos manches et à faire bouger les choses;

· La satisfaction personnelle que vous obtenez en produisant des résultats de haute qualité qui ont un impact positif sur une petite organisation ambitieuse est quelque chose que vos anciens gestionnaires ou collègues admirent chez vous;

· Être partie prenante et faire preuve d’un sens des responsabilités à l’égard des tâches et posséder la motivation pour y donner suite afin de réaliser les objectifs personnels et ceux de l’équipe;

· Vous avez appris à gérer les relations et comprenez que les gens travaillent différemment de vous, et vous respectez ainsi les valeurs et les différences que tous les membres d’une petite équipe apportent à un environnement de bureau;

· Un respect sincère à l’égard des valeurs et des différences que tous les membres d’une petite équipe apportent dans un milieu de bureau; une adaptabilité à l’égard d’approches diverses et la souplesse nécessaire pour aller dans de nouvelles directions, au besoin;

· Un engagement envers les valeurs, la vision, et l’orientation de la Fédération;

· La volonté de perfectionner continuellement ses compétences et ses connaissances;

· Un bon sens de l’humour.

À quoi ressemble le succès

· Vous pouvez apprendre le rôle, respecter les priorités et livrer les produits livrables;

· Vous créez de solides relations de travail avec l’équipe de la Fédération ainsi qu’avec les intervenants, les partenaires et les membres;

· Votre travail met en valeur votre esprit d’initiative, votre créativité, votre attitude proactive et votre engagement d’amélioration continue;

· Vous comprenez l’importance des sciences humaines dans la société canadienne et le rôle de la Fédération et les services que celle‑ci offre à la communauté des membres;

· Vous tirez parti de votre expérience et de vos connaissances en matière de planification d’événements et de pratiques exemplaires pour créer des événements marquants pour les membres de la Fédération;

· Vous jonglez avec succès avec de multiples priorités – souvent concurrentes – sans perdre votre sang-froid;

· Le travail bien fait, les résultats de haute qualité et le respect des délais sont pour vous une source de fierté;

· Votre travail met en évidence votre souci du détail et votre volonté de faire bouger les choses.

Pour postuler

Si ce poste vous intrigue et coïncide avec votre expérience, nous voulons vous connaître. Veuillez prendre le temps de nous parler de vous dans une lettre de présentation et indiquer les raisons pour lesquelles ce rôle vous convient.

La Fédération des sciences humaines s’est engagée à fournir un processus de recrutement et un environnement de travail inclusifs et sans obstacle. Nous encourageons les candidatures provenant des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi, y compris, sans toutefois s’y limiter : les personnes handicapées, les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur.

Vous devez être autorisé.e légalement à travailler au Canada pour être admissible à ce poste. Veuillez noter que toutes les candidatures seront prises en considération. Nous communiquerons directement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. L’offre d’emploi demeurera active sur notre site Web jusqu’à ce que notre processus de sélection soit terminé.

N’hésitez pas à communiquer avec nous en toute confiance et à nous avertir si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de mesures d’adaptation seront traitées de manière juste et objective afin de s’assurer que tous les candidats et toutes les candidates soient traités avec respect et dignité.

Veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, d’ici le 17 décembre 2021, à https://secure.collage.co/jobs/fhss/26771.

Pour poser des questions ou demander des accommodements, veuillez nous envoyer un courriel à hr@federationhss.ca.


Dernière mise à jour : 2021-11-15