Responsable des événements

La Fédération des communautés francophones et acadienne (FCFA) du Canada est la voix nationale de 2,8 millions de Canadiennes et Canadiens d'expression française, vivant dans neuf provinces et trois territoires. Elle assure la concertation des organismes et institutions de la francophonie canadienne, la représentation politique des communautés auprès des gouvernements et le renforcement des liens de solidarité entre le Québec et les autres francophonies canadiennes, en vue de faire rayonner la langue française partout au pays.

Relevant de la direction des communications, la personne titulaire de ce poste appuie les équipes de la FCFA dans l'organisation et la planification des événements de l’organisme. Elle joue également un rôle-clé dans la recherche et la gestion de commandites pour la programmation d’activités de la FCFA.

La personne assure l’organisation logistique des événements de la FCFA, en présentiel, en virtuel et sous forme hybride. Elle assure l’efficience, l’efficacité et le succès des événements grâce à une planification minutieuse, l’utilisation d’outils performants et une attention aux détails. Elle coordonne aussi les invitations et les inscriptions aux diverses rencontres. Elle joue un rôle de premier plan dans l’établissement des pratiques événementielles et dans leur amélioration continue et veille au respect des normes de qualité.

Responsabilités principales

1. Planification et coordination des événements

• Participer aux rencontres de coordination des événements avec les membres de l’équipe et assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations.
• Effectuer le pilotage de la planification de chaque événement (identification des besoins logistiques, élaboration du calendrier, assignation des responsabilités).
• Obtenir les devis des fournisseurs (hébergement, repas, salles, soutien technique, impression, plateformes, etc.).
• Gérer les relations avec les fournisseurs retenus.
• Coordonner la logistique des rencontres : gestion des inscriptions, listes de diffusion, préparation de la documentation, coordination avec les fournisseurs.
• Assurer le bon déroulement des événements en présentiel (installation des salles, accueil des participant·e·s, liaison avec les fournisseurs, soutien aux conférencier·ère·s).
• Assurer le bon déroulement des événements en virtuel ou hybride (gestion de la plateforme, diffusion des liens, accueil et soutien technique aux participant·e·s).
• Encadrer ou coordonner le travail des bénévoles, contractuel·le·s ou stagiaires lors des événements.
• Participer à l’élaboration et au suivi des budgets événementiels en collaboration avec la direction.
• Assurer le suivi des dépenses événementielles et veiller au respect des budgets alloués pour chaque événement.
• Collaborer avec le service des finances pour le traitement des paiements et la conciliation des dépenses.
• Assurer la coordination logistique des conférenciers, panélistes et modérateurs (communications, besoins techniques, horaires, déplacements et hébergement au besoin) et assurer leur intégration opérationnelle au programme.
• Servir de point de contact principal pour les intervenants pour les aspects logistiques liés à l’événement.
• Assurer la mise à jour et l’amélioration continue des listes de contrôles, gabarits, procédures et outils de planification événementielle.
• Assurer une veille des meilleures pratiques en gestion événementielle (logistique, plateformes, expérience participant·e) afin de soutenir l’amélioration continue.

2. Collaboration et partenariats

• Rechercher et sécuriser des partenaires et commanditaires.
• Développer des propositions de partenariat attrayantes et négocier des ententes avec des entreprises, institutions et organismes pertinents.
• Élaborer les ententes de visibilité avec les commanditaires et assurer le respect des engagements convenus.
• Effectuer les suivis avec les commanditaires avant, pendant et après les événements.
• Gérer les relations avec les fournisseurs dans une perspective partenariale et de collaboration durable.

3. Soutien administratif

• Assurer l’envoi, la réception et la validation des formulaires de réclamation.
• Fournir au service comptable les listes de paiements aux fournisseurs, les facturations à produire et les remboursements à effectuer.
• Tenir à jour les listes des coordonnées des membres et partenaires.
• Maintenir à jour les bases de données des commanditaires potentiels et actuels.
• Assurer l’envoi des trousses de commandite préparées par l’équipe des communications.
• Coordonner la réception des éléments de visibilité (logos, kiosques, mentions, etc.) et en assurer la diffusion selon les modalités établies.
• Assurer la gestion sécurisée et confidentielle des données liées aux participants, partenaires et intervenants, conformément aux politiques organisationnelles.

4. Suivi et évaluation

• Développer les gabarits d’évaluation et les transmettre aux participant·e·s.
• Compiler les évaluations et effectuer les suivis post-événement.
• Rédiger les lettres de remerciement.
• Produire un bilan événementiel après chaque événement, incluant des recommandations d’amélioration continue.
• Compiler les données de participation et produire des statistiques pour les bilans organisationnels.
• Définir et suivre des indicateurs de performance afin de mesurer la participation, la satisfaction et l’atteinte des objectifs événementiels.
• Participer à la rédaction des bilans et rapports de visibilité remis aux commanditaires.

Profil recherché

• Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine relié aux finalités du poste;
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente en coordination d’événements ou dans un rôle similaire;
• Expérience en planification et gestion d’événements en présentiel, virtuels et hybrides;
• Maîtrise des outils informatiques courants (Office 365) et des plateformes de communication virtuelle (Teams, Zoom).
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne capacité de communiquer en anglais;
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
• Excellentes habiletés relationnelles et approche axée sur le service à la clientèle;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à s’adapter rapidement aux imprévus;
• Capacité de faire preuve d’autonomie, d’initiative et de discrétion;
• Sensibilité interculturelle, rigueur et souci de la qualité.
• Engagement envers la mission de la FCFA et sensibilité aux enjeux des communautés francophones en situation minoritaire au Canada.

Conditions de travail

• Ce poste est basé à Ottawa et s’exerce actuellement selon un mode hybride, avec une présence attendue au bureau les mardis et mercredis.
• Ce poste requiert parfois des heures supplémentaires en soirée ou la fin de semaine, incluant certains déplacements dans d’autres régions du Canada. Des ajustements peuvent être envisagés pour tenir compte des réalités individuelles et favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Il offre également des conditions avantageuses, notamment des assurances collectives, un régime de retraite à prestations déterminées et des banques de congés généreuses.

La FCFA du Canada encourage fortement les candidatures de personnes issues de tous les horizons et représentant la pluralité des expériences, des identités et des parcours qui composent la francophonie canadienne. Fidèle à son engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion, la FCFA valorise la richesse des perspectives et s'efforce de constituer une équipe qui reflète la diversité des régions, des genres, des expertises et des réalités culturelles et linguistiques (au sens large) de ses communautés.

Nous invitons toutes les personnes qualifiées, y compris celles issues de groupes historiquement sous-représentés, à postuler. Des mesures d’accommodement peuvent être mises en place à toutes les étapes du processus de recrutement, sur demande.

Nous remercions d’avance pour leur intérêt tous ceux et celles qui postuleront. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

La date limite pour postuler est le lundi 8 juin à 23h59.