JOB POSTING

Position: Program Coordinator (Resource, Referral and Outreach & Family and Community)

Schedule: Full-time position (35 hours per week) for a 14-month contract starting October 26, 2026

Salary: 60,342$ to 74,176$

Location: 1980 Ogilvie Rd Suite 215, Gloucester, ON K1J 9L3 

🌟 Become an essential member of the EORC team! 🌟 

Are you passionate about making a difference in the lives of individuals of all ages in Ottawa’s east and south-east communities? The Eastern Ottawa Resource Centre (EORC) is looking for a reliable, compassionate, and detail-oriented individual to join our team as a Program Coordinator (Resource, Referral and Outreach & Family and Community). If you thrive in a collaborative environment, value meaningful connections, and want to be part of a team that contributes to something bigger, we’d love to hear from you.

🏢 THE EASTERN OTTAWA RESOURCE CENTRE

At the EORC, we are working together with our community to build a healthy, equitable, and resilient future. Our Centre provides inclusive and empowering services that support individuals and families, with a strong commitment to breaking down barriers, promoting diversity, and creating a safe and welcoming space where everyone can access the support they need to thrive. Guided by our core values—client-centred service, empathy, accountability, collaboration, and innovation—we are dedicated to making a lasting impact in the lives of those we serve and the community we call home.

This position contributes to EORC’s mission by supporting inclusive, client-centered services that empower individuals and families, advance equity, and help build a healthy and resilient community rooted in our shared values. If you’re inspired by our commitment to community and want to make a meaningful difference, we’d love to have you join our team and grow with us.

💼 NATURE OF THE WORK

The Program Coordinator (Resource, Referral and Outreach & Family and Community) plays a pivotal role in ensuring the effective delivery of high-quality programs and services within their assigned program portfolio by coordinating the day-to-day operations of those programs, including service delivery, program support, staff development and quality assurance.  With a focus on client-centered care and continuous improvement, the Program Coordinator provides support, training, coaching and supervision to staff, and works collaboratively with external partners to meet the needs of program participants and advance the mission of the EORC.

🌈 RESPONSIBILITIES

Program Support and Staff Development:

• Provide direct support, training, and guidance to program staff to ensure effective service delivery and client support.
• Facilitate regular case conferences and team meetings to review client cases, share best practices, and address challenges.
• Identify training needs and opportunities for staff and organize training sessions to enhance their skills.
• Evaluate the performance of individual staff members, provide feedback, conduct performance reviews, and address any performance issues or concerns.
• Participate in the recruitment, hiring, orientation and training of program staff, students, and volunteers within their assigned programs.
• Assist in the development and implementation of program policies.
• Support the Program Manager in the creation and development of program goals and objectives as well as with program evaluation.
• Support the Program Manager in the development and implementation of a framework of measures for quality assurance in all aspects of the programs.
• Ensure forms, program procedures and position-specific procedures are created and regularly updated.

Client Interaction and Service Delivery:

• Provide service delivery to clients as required (high volume, team members absent due to external meetings, staff illness, etc.).
• Respond to client inquiries, concerns, and emergencies in a timely and compassionate manner.
• Handle client complaints to ensure that all quality measures are being followed and escalate to Program Manager as needed.
• Collaborate with community partners, agencies, and stakeholders involved in client care to enhance service delivery and expand resources for program participants.
• Identify community service gaps and service delivery issues and collaborate with the Program Manager to address.
• Facilitate staff engagement in yearly outreach activities and initiatives aimed at promoting our services and advocating for our cause.

Recordkeeping and Compliance:

• Ensure that accurate records and documentation of client interactions, program activities, and outcomes are properly recorded by staff according to regulatory standards.
• Conduct routine audits of client files and program procedures to uphold compliance and quality assurance measures.
• Analyze program outcomes and client feedback to identify areas for improvement and implement corrective actions as needed.
• Prepare statistical data and reports for the Program Manager.

Administrative and Communication Tasks:

• Monitor program budgets, expenses, and resources with support from Program Manager to ensure efficient utilization and compliance with funding requirements.
• Handle administrative tasks such as scheduling and staff cover off, processing time sheets and leave requests. 
• Communicate regularly with program staff, supervisors, and other stakeholders to ensure alignment with program goals and objectives.
• Serve as a liaison between the program team and management, conveying relevant information, concerns, and recommendations.
• Serve as liaison between the volunteer coordinator and teams, for student placements.
• Approve expenditures (below $1000) within established budget
• Provide the Finance Department with the required information for invoicing, prepare cheque requisitions (below $1,000), purchase and ensure the availability of gift cards and bus tickets as required.

Participation in Organizational Initiatives:

• Represent the programs and Centre on various committees, coalitions, and community groups.
• Assist in the promotion of programs and services offered by the organization.
• Actively participate in center-wide activities and committees to promote and sustain the successful operations of the center.
• Perform other duties as assigned by the Program Manager.

 🔎 WHAT WE WOULD LIKE TO FIND IN YOU

• University degree or community college diploma in social work or a related field or equivalent experience. 
• Minimum of two years’ experience in social and health services.
• Experience in program development, delivery, and evaluation.  
• Fluency in oral and written communication skills in English and French. French language skill is mandatory. 
• Strong attention to detail and exceptional organizational skills.
• Must submit and maintain a favourable criminal reference check. 
• Highly adaptable: ability to multi-task and work collaboratively in a matrix environment. 

👍 WHAT YOU WILL LIKE ABOUT US   

• Atmosphere that promotes collaboration, exchanges, and inclusion.
• Professional training opportunities related to a multitude of transferable skills.
• Reduced summer hours and closing of the Center at lunch time.
• Access to free parking.

  📝 TO APPLY

You have until October 6th, 2026 to provide your CV.

EORC remains committed to:  

• Fostering a diverse, equitable, and inclusive environment where all individuals, regardless of race, ethnicity, gender, age, sexual orientation, religion, ability, or socioeconomic background, feel valued and respected.  We believe that diversity strengthens our organization and is paramount to fulfilling our mission of supporting and empowering individuals in need living in the Ottawa-East region. 
• Providing equal employment/volunteer opportunities to all qualified applicants. We invite individuals from diverse backgrounds, experiences, and perspectives to apply for this position.
• Providing accommodations throughout the recruitment and selection process in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodations, please inform us when you are contacted for an interview.

OFFRE D’EMPLOI

Poste : Coordinateur(trice) de programme (Ressources, références et liaison et Famille et communauté)

Horaire : Poste à temps plein (35 heures par semaine) pour un contrat de 14 mois, débutant le 26 octobre 2026

Salaire : 60,342$ to 74,176$

Emplacement : 1980 chemin Ogilvie Suite 215, Gloucester, ON K1J 9L3

🌟 Deviens un(e) membre essentiel(e) de l’équipe du CREO🌟

Êtes-vous passionné par le fait de faire une différence dans la vie de personnes de tous âges des communautés de l’est et du sud-est d’Ottawa? Le Centre de ressources de l’est d’Ottawa (CREO) est à la recherche d’une personne fiable, bienveillante et soucieuse du détail pour se joindre à notre équipe à titre de Coordinateur(trice) de programme (Ressources, références et liaison et Famille et communauté. Si vous aimez travailler en collaboration, valorisez les liens significatifs et souhaitez faire partie d’une équipe qui contribue à un objectif plus grand, nous serions ravis de vous connaître.

🏢 LE CENTRE DE RESSOURCES DE L’EST D’OTTAWA

Au CREO, nous travaillons ensemble avec notre communauté pour bâtir un avenir sain, équitable et résilient. Notre Centre offre des services inclusifs et habilitants pour soutenir les individus et les familles, avec un engagement fort à éliminer les obstacles, à promouvoir la diversité et à créer un espace sécuritaire et accueillant où chacun peut accéder au soutien dont il a besoin pour s’épanouir. Guidés par nos valeurs fondamentales — services axés sur la clientèle, empathie, responsabilité, collaboration et innovation — nous nous dévouons à avoir un impact durable dans la vie des personnes que nous servons et dans la communauté que nous appelons la nôtre.

Ce poste contribue à la mission du CREO en appuyant des services inclusifs et centrés sur les besoins de la clientèle, qui renforcent l’autonomie des individus et des familles, favorisent l’équité et contribuent à bâtir une communauté saine et résiliente, en cohérence avec nos valeurs communes. Si notre engagement envers la communauté vous inspire et que vous souhaitez faire une réelle différence, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe et d’évoluer avec vous

💼 NATURE DU TRAVAIL

Le/la coordonnateur(trice) de programme (Ressources, références et liaison et Famille et communauté) joue un rôle essentiel dans la prestation efficace de programmes et de services de haute qualité au sein de son portefeuille de programmes attitré. Il/elle assure la coordination des opérations quotidiennes de ces programmes, notamment la prestation des services, le soutien aux programmes, le développement du personnel et l’assurance de la qualité.

Axé(e) sur une approche de soins centrée sur le/la client(e) et sur l’amélioration continue, le/la coordonnateur(trice) de programme offre du soutien, de la formation, de l’encadrement et de la supervision au personnel. Il/elle collabore également avec les partenaires externes afin de répondre aux besoins des participants aux programmes et de faire progresser la mission de l’EORC.

🌈 RESPONSABILITÉS

Soutien aux programmes et développement du personnel :

• Fournir un soutien direct, de la formation et des conseils au personnel des programmes afin d’assurer une prestation efficace des services et un soutien adéquat aux clients.
• Animer régulièrement des conférences de cas et des réunions d’équipe afin d’examiner les dossiers des clients, de partager les meilleures pratiques et de relever les défis.
• Identifier les besoins et les possibilités de formation du personnel et organiser des séances de formation afin de développer leurs compétences.
• Évaluer le rendement des membres du personnel, fournir de la rétroaction, effectuer les évaluations de rendement et intervenir relativement à tout problème ou toute préoccupation liée au rendement.
• Participer au recrutement, à l’embauche, à l’accueil et à la formation du personnel des programmes, des étudiants et des bénévoles au sein des programmes qui lui sont attitrés.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques des programmes.
• Soutenir le/la gestionnaire de programme dans la création et l’élaboration des buts et objectifs des programmes ainsi que dans leur évaluation.
• Soutenir le/la gestionnaire de programme dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de mesures d’assurance de la qualité pour tous les aspects des programmes.
• Veiller à ce que les formulaires, les procédures des programmes et les procédures propres aux postes soient créés et régulièrement mis à jour.

Interaction avec les clients et prestation des services :

• Assurer la prestation de services aux clients au besoin, notamment lors de périodes de volume élevé, d’absences de membres de l’équipe en raison de réunions externes, de maladies du personnel, etc.
• Répondre aux demandes de renseignements, aux préoccupations et aux situations d’urgence des clients de manière rapide et empreinte de compassion.
• Traiter les plaintes des clients afin de veiller au respect de toutes les mesures de qualité et transmettre les situations au/à la gestionnaire de programme, au besoin.
• Collaborer avec les partenaires communautaires, les organismes et les intervenants participant aux soins et aux services offerts aux clients afin d’améliorer la prestation des services et d’accroître les ressources accessibles aux participants aux programmes.
• Identifier les lacunes dans les services communautaires ainsi que les problèmes liés à la prestation des services et collaborer avec le/la gestionnaire de programme afin d’y remédier.
• Favoriser la participation du personnel aux activités et initiatives annuelles de sensibilisation et de rayonnement visant à faire connaître nos services et à promouvoir notre cause.

Tenue des dossiers et conformité :

• Veiller à ce que les dossiers et la documentation relatifs aux interactions avec les clients, aux activités des programmes et aux résultats soient consignés avec exactitude par le personnel, conformément aux normes réglementaires.
• Effectuer des vérifications régulières des dossiers des clients et des procédures des programmes afin de maintenir la conformité et de respecter les mesures d’assurance de la qualité.
• Analyser les résultats des programmes et les commentaires des clients afin d’identifier les domaines nécessitant des améliorations et mettre en œuvre des mesures correctives au besoin.
• Préparer les données statistiques et les rapports destinés au/à la gestionnaire de programme.

Tâches administratives et communication :

• Assurer le suivi des budgets, des dépenses et des ressources des programmes, avec le soutien du/de la gestionnaire de programme, afin d’assurer une utilisation efficace des ressources et le respect des exigences liées au financement.
• Effectuer des tâches administratives telles que la planification des horaires et la couverture des quarts de travail, ainsi que le traitement des feuilles de temps et des demandes de congé.
• Communiquer régulièrement avec le personnel des programmes, les superviseurs et les autres intervenants afin d’assurer l’harmonisation avec les buts et objectifs des programmes.
• Agir comme personne-ressource entre l’équipe du programme et la direction, en transmettant les renseignements pertinents, les préoccupations et les recommandations.
• Agir comme personne-ressource entre le/la coordonnateur(trice) des bénévoles et les équipes dans le cadre des placements étudiants.
• Approuver les dépenses de moins de 1 000 $ conformément au budget établi.
• Fournir au service des finances les renseignements requis pour la facturation, préparer les demandes de chèques de moins de 1 000 $, acheter les cartes-cadeaux et les billets d’autobus et veiller à leur disponibilité, selon les besoins.

Participation aux initiatives organisationnelles :

• Représenter les programmes et le Centre au sein de divers comités, coalitions et groupes communautaires.
• Participer à la promotion des programmes et des services offerts par l’organisme.
• Participer activement aux activités et aux comités à l’échelle du Centre afin de promouvoir et de maintenir le bon fonctionnement du Centre.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le/la gestionnaire de programme.

 🔎 CE QU’ON AIMERAIT TROUVER CHEZ TOI

• Diplôme universitaire ou diplôme d’un collège communautaire en travail social ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Minimum de deux ans d’expérience dans le domaine des services sociaux et de santé.
• Expérience en développement, prestation et évaluation de programmes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français. La maîtrise du français est obligatoire.
• Grande attention aux détails et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Doit fournir et maintenir une vérification favorable des antécédents judiciaires.
• Grande capacité d’adaptation : aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en collaboration dans un environnement matriciel.

👍 CE QUE TU VAS AIMER CHEZ NOUS 

• Ambiance qui favorise la collaboration, les échanges et l’inclusion.
• Des formations professionnelles en lien avec une multitude d’habiletés transférables.
• Horaire d’été avec heures réduites et fermeture du Centre à l’heure du dîner. 
• Accès à un stationnement gratuit.

  📝 POUR POSTULER

Vous avez jusqu’au 6 octobre 2026 pour faire parvenir votre cv.

Le CREO s’engage à :

• Favoriser un environnement diversifié, équitable et inclusif où tous les individus, indépendamment de leur race, de leur ethnie, de leur sexe, de leur âge, de leur orientation sexuelle, de leur religion, de leurs capacités ou de leur milieu socio-économique se sentent valorisés et respectés. Nous croyons que la diversité renforce notre organisation et qu'elle est essentielle pour remplir notre mission de soutien et d'autonomisation des personnes dans le besoin vivant dans la région d'Ottawa-Est.
• Offrir des chances égales d’emploi/de bénévolat à tous les candidats qualifiés.  Nous invitons les personnes de tous les horizons, expériences et perspectives à poser leur candidature à ce poste.
• Offrir des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez-nous en informer lorsque vous serez contacté(e) pour une entrevue.