Communications & Governance Coordinator

Communications & Governance Coordinator 

Position Overview

The Canadian Urban Transit Research & Innovation Consortium (CUTRIC) is currently seeking to hire an experienced Communications & Governance Coordinator  to work with our dynamic national team involved in the pursuit of low-carbon smart mobility technologies with Members across Canada and the United States.

Join us to enjoy:

A full-time, Canadian-based, work-from-home opportunity*

Access to a benefits plan

Competitive Salary

About CUTRIC’s Culture

CUTRIC is a highly dynamic and fast-paced innovation consortium focusing on technology championship. Despite being a not-for-profit, the team culture operates along the lines of a fast-paced (frequently high-pressure) start-up technology company.

CUTRIC team members are interdisciplinary, widely knowledgeable, science- and technology-driven, and passionate about the environment and mobility innovation.

Diversity

CUTRIC welcomes and supports diversity in the workplace because we believe it makes us stronger and smarter. CUTRIC actively pursues diversity within its employment framework.

Women, candidates who identify as non-binary, and candidates who identify as visible minorities are strongly encouraged to apply.

Role Summary

Reporting to the Program Manager: Strategic Membership Initiatives the Communications & Governance Coordinator  will grow to be an integral team member and will work closely with the extended CUTRIC team across Canada.

The Communications & Governance Coordinator will be a key team member, managing a diverse set of responsibilities with a primary focus on communications and a secondary focus on governance. This role requires a highly independent, accountable, and professional individual who can contribute to the organization's mission in a dynamic environment.

Duties & Responsibilities

The successful candidate will be expected to carry out the following tasks in a highly independent, accountable, professional, and responsible manner.

1. Communications & Content Support

The successful candidate will be expected to carry out the following tasks in a highly independent, accountable, professional, and responsible manner.

1. Communications & Content Support

1. Content Creation: Draft and coordinate CUTRIC's eblast and newsletter content, including inserting content into its client relationship management (CRM) tool, HubSpot. Draft plain language conference panel descriptions and questions for speakers for CUTRIC’s technical conferences. Prepare sundry short blurbs in English describing varied content that CUTRIC requires for its social media, website or client communications.
2. Marketing & Collateral Management: Assist in maintaining and updating marketing collateral registers. Assist in the preparation of internal marketing presentations, webinars, and events. Update and organize member and potential member communications within HubSpot. Assist in collecting materials from partners and clients.
3. Translation & Website: Coordinate all CUTRIC French translation requests with any external translation vendor. Coordinate and update public relations and marketing content on the CUTRIC website.

2. Conference & Webinar Support

1. Logistical Support: Assist with the logistical support of webinars and conferences, including speaker coordination, technical support and material preparation. Coordinate Zoom webinars and presentation sessions with internal and external stakeholders, including managing calendar holds and team invitations.
2. Speaker & Material Coordination: Assist in developing materials for conferences, such as presentations, panel descriptions and speaker questions. Conduct research on various topics and potential speakers for meetings and events.

3. Governance Support

1. Meeting Logistics & Coordination: Prepare and coordinate logistics and materials such as agendas and minutes for Board, Committee, and Members' meetings, including the Annual General Meeting (AGM). 
2. Document Preparation: Assist with the preparation and coordination of meeting materials such as governance minutes, presentations (PowerPoints/Google Slide decks), policies, and other documents as required by the CEO and the Chief of Staff.
3. Minute Taking: Write, proofread, format, verify, and distribute meeting minutes for all Board, Committee, and Members' meetings.
4. Budgeting & Programs: Support the quarterly and annual budget preparation, formatting, and editing. Support the ongoing development of the Board Orientation & Evaluation Program and Board Strategic Planning Sessions.
5. Director Support: Address Director queries or concerns regarding governance matters.

Why you would fit the profile: 

The Communications & Governance Coordinator  will be expected to have the following skills, competencies, and educational achievements:

Minimum

• Fluent English language skills required in written and spoken form.
• Fluency in French is considered a highly valuable asset.
• Minimum Bachelor’s or college degree from a recognized institution.
• Minimum five (3) years of experience in administrative and coordination experience.
• High-level competency with audio-visual technologies and technical as well as communications software (e.g., Zoom communications tools, HubSpot sales software) with an ability to troubleshoot in real-time during multi-stakeholder meetings.
• Advanced level of attention to detail and precision.
• Commitment to confidentiality and non-disclosure respect for the concept of privacy within a corporation.
• Professionalism in written, verbal and in-person contexts.
• Strong teamwork ethic and commitment to working with team members locally and digitally across the country.
• High degree of adaptability to work under pressure in a dynamic work environment.

CUTRIC is a small organization working in a rapidly changing environment and we need a team with a high degree of adaptability to work under pressure in a dynamic work environment.  We look for individuals with professionalism in written, verbal and in-person contexts, and with a strong teamwork ethic to work with others locally and digitally across the country.  We expect that our team members are ready to roll up their sleeves and contribute to the work that needs to be done.   We are looking for people who:

• Work with a leadership mindset and proactive dynamism in problem-solving, 
• Have a demonstrated commitment to principles of equity, diversity, and inclusion.
• Have a positive attitude and willingness to think creatively and innovatively to resolve problems and overcome challenges.
• Have a committed work ethic and pursue excellence in professional or personal life.
• Pay a high-level of attention to detail and precision and can juggle several files at once in a highly organized and competent fashion, with a strong focus on time efficiency and waste reduction (both in time and labour resources) to achieve deliverables. 
• Commit to transparency, accountability, and clear communication, confidentiality and non-disclosure and respect for the concept of privacy within a corporation.
• Demonstrate commitment to climate change action and an interest in sustainability in transportation, and show evidence of an interest in lifelong learning.

Salary   

$55,000-$60,000 depending on education, experience and aptitude.

How to apply?

Apply online.

Candidates must provide a Cover Letter and ensure it refers to this specific job posting.  The cover letter should be uploaded as a separate attachment

CUTRIC adheres to a dedicated hiring process. Candidates will be asked to participate in an asynchronous interview and may be asked provide assignments or other material to assess suitability for the role. 

Job Start

To be determined. 

*The future employee may be located anywhere in Canada as long as the candidate has continual or reasonably frequent access to high-fidelity internet as 100 percent of CUTRIC’s daily business activities are carried out digitally – including video-based digital meetings, which require high-fidelity Wi-Fi. Work will be carried out remotely omitting the possibility of bi-annual CUTRIC staff professional development retreats, which may require travel.

In submitting my application for a job to the Canadian Urban Transit Research & Innovation Consortium (CUTRIC), I acknowledge that I consent to receive information from CUTRIC about its jobs, initiatives and events.

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Coordonnateur(trice) des communications et de la gouvernance

Aperçu du poste

Le Consortium de recherche et d’innovation en transport urbain canadien (CRITUC) est actuellement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) des communications et de la gouvernance pour se joindre à notre équipe nationale dynamique, engagée dans le développement de technologies de mobilité intelligente et à faibles émissions de carbone, en collaboration avec nos membres à travers le Canada et les États-Unis.

Joignez-vous à nous pour bénéficier :

D’un emploi à temps plein, basé au Canada, en télétravail ;*D’un régime d’avantages sociaux ;D’un salaire concurrentiel.

À propos de la culture du CRITUC

Le CRITUC est un consortium d’innovation hautement dynamique et évoluant à un rythme rapide, axé sur la promotion de technologies de pointe. Bien qu’il s’agisse d’un organisme à but non lucratif, la culture d’équipe fonctionne selon les principes d’une entreprise technologique en démarrage — rapide, souvent exigeante, et axée sur la performance.

Les membres de l’équipe du CRITUC sont interdisciplinaires, hautement qualifiés, motivés par la science et la technologie, et passionnés par l’environnement ainsi que par l’innovation en mobilité.

Diversité

Le CRITUC valorise et soutient la diversité en milieu de travail, convaincu qu’elle nous rend plus forts et plus intelligents. L’organisation s’engage activement à promouvoir la diversité dans son cadre d’emploi.

Les femmes, les personnes s’identifiant comme non binaires, ainsi que les personnes issues des minorités visibles sont fortement encouragées à poser leur candidature.

Résumé du rôle

Relevant de la gestionnaire de programmes – Initiatives stratégiques pour les membres, le ou la coordonnateur(trice) des communications et de la gouvernance deviendra un membre essentiel de l’équipe et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe élargie du CRITUC à travers le Canada.

Cette personne jouera un rôle clé au sein de l’équipe, en gérant un large éventail de responsabilités, avec un accent principal sur les communications et un accent secondaire sur la gouvernance. Ce poste requiert une personne hautement autonome, responsable et professionnelle, capable de contribuer à la mission de l’organisation dans un environnement dynamique.

Fonctions et responsabilités

La personne retenue sera appelée à exécuter les tâches suivantes de manière hautement autonome, responsable, professionnelle et rigoureuse.

1. Soutien aux communications et au contenu

1. Création de contenu : Rédiger et coordonner le contenu des infolettres et envois électroniques (« eblasts ») du CRITUC, y compris l’intégration du contenu dans l’outil de gestion de la relation client (CRM) HubSpot. Rédiger, en langage clair, les descriptions de panels et les questions destinées aux conférenciers lors des conférences techniques du CRITUC. Préparer divers courts textes en anglais décrivant le contenu requis par le CRITUC pour ses médias sociaux, son site Web ou ses communications avec les clients.
2. Marketing et gestion des supports promotionnels : Aider à la mise à jour et à la tenue des registres de matériel promotionnel. Contribuer à la préparation de présentations, webinaires et événements internes de marketing. Mettre à jour et organiser les communications avec les membres et les membres potentiels dans HubSpot. Aider à la collecte de matériel auprès des partenaires et des clients.
3. Traduction et site Web : Coordonner toutes les demandes de traduction française du CRITUC avec tout fournisseur externe de services linguistiques. Coordonner et mettre à jour le contenu de relations publiques et de marketing sur le site Web du CRITUC

2. Soutien aux conférences et webinaires

1. Soutien logistique : Appuyer l’organisation logistique des webinaires et conférences, y compris la coordination des conférenciers, le soutien technique et la préparation du matériel. Coordonner les webinaires Zoom et les séances de présentation avec les parties prenantes internes et externes, notamment la gestion des réservations de calendrier et des invitations d’équipe.
2. Coordination des conférenciers et du matériel : Contribuer à la préparation du matériel pour les conférences, comme les présentations, descriptions de panels et questions aux conférenciers. Effectuer des recherches sur divers sujets et conférenciers potentiels pour les réunions et événements.

3. Soutien à la gouvernance

1. Logistique et coordination des réunions : Préparer et coordonner la logistique et les documents tels que les ordres du jour et les procès-verbaux pour les réunions du conseil d’administration, des comités et des membres, y compris l’assemblée générale annuelle (AGA).
2. Préparation de documents : Contribuer à la préparation et à la coordination des documents de réunion tels que les procès-verbaux, les présentations (PowerPoint/Google Slides), les politiques et autres documents demandés par la présidente-directrice générale et la cheffe d’équipe.
3. Rédaction de procès-verbaux : Rédiger, réviser, mettre en forme, vérifier et distribuer les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des comités et des membres.
4. Budgets et programmes : Appuyer la préparation, la mise en forme et la révision des budgets trimestriels et annuels. Soutenir le développement continu du programme d’orientation et d’évaluation du conseil d’administration ainsi que les séances de planification stratégique du conseil.
5. Soutien aux administrateurs : Répondre aux questions ou préoccupations des administrateurs concernant les questions de gouvernance.

Pourquoi vous correspondez au profil :

Le ou la coordonnateur(trice) des communications et de la gouvernance devra démontrer les compétences, aptitudes et réalisations scolaires suivantes :

Exigences minimales

• Maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• La maîtrise du français est considérée comme un atout majeur.
• Diplôme universitaire ou collégial d’un établissement reconnu (au minimum).
• Minimum de trois (3) années d’expérience en coordination et en administration.Compétence avancée dans l’utilisation de technologies audiovisuelles ainsi que de logiciels techniques et de communication (par ex. : outils Zoom, logiciel de gestion HubSpot), avec la capacité de résoudre des problèmes en temps réel lors de réunions impliquant de multiples parties prenantes.
• Sens aigu du détail et de la précision.
• Engagement envers la confidentialité et le respect de la vie privée au sein de l’organisation.
• Professionnalisme exemplaire dans les communications écrites, verbales et en personne.
• Esprit d’équipe développé et volonté de collaborer efficacement avec des collègues situés localement ou à distance à travers le pays.
• Grande capacité d’adaptation et aisance à travailler sous pression dans un environnement de travail dynamique.

Le CRITUC est une petite organisation évoluant dans un environnement en constante évolution, et nous avons besoin d’une équipe dotée d’une grande capacité d’adaptation et capable de travailler sous pression dans un milieu dynamique. Nous recherchons des personnes faisant preuve de professionnalisme à l’écrit, à l’oral et en personne, ainsi qu’un fort esprit d’équipe pour collaborer efficacement, tant localement qu’à distance, à travers le pays.

Nous nous attendons à ce que nos membres d’équipe soient prêts à retrousser leurs manches et à contribuer concrètement au travail à accomplir.

Nous recherchons des personnes qui :

• Travaillent avec un esprit de leadership et une approche proactive dans la résolution de problèmes.
• Ont démontré un engagement envers les principes d’équité, de diversité et d’inclusion.Possèdent une attitude positive et sont disposées à faire preuve de créativité et d’innovation pour résoudre les problèmes et surmonter les défis.
• Ont une éthique de travail solide et recherchent l’excellence, tant dans leur vie professionnelle que personnelle.
• Font preuve d’une grande attention aux détails et à la précision, et sont capables de gérer plusieurs dossiers simultanément de manière hautement organisée et efficace, avec un souci marqué pour l’efficacité du temps et la réduction du gaspillage (tant en ressources humaines qu’en temps) afin d’atteindre les résultats attendus.
• S’engagent envers la transparence, la responsabilité et une communication claire, ainsi qu’envers la confidentialité, la non-divulgation et le respect du droit à la vie privée au sein d’une organisation.
• Témoignent d’un engagement envers la lutte contre les changements climatiques et d’un intérêt pour la durabilité dans le domaine des transports, et démontrent une volonté d’apprentissage continu.

Salaire annuel   

$55,000-$60,000 selon la formation, l’expérience et les aptitudes.

Comment postuler?

Postulez en ligne.

Les candidats doivent soumettre une lettre de présentation et s’assurer qu’elle fait référence à cette offre d’emploi précise. Cette lettre doit être télévesée en pièce distincte.

Le CRITUC applique un processus d’embauche rigoureux. Les candidats seront invités à participer à une entrevue asynchrone et pourrait devroir soumettre des exercices ou d’autres documents permettant d’évaluer leur adéquation avec le poste.

Date d’entrée en fonction

À déterminer.

Le futur employé peut être basé n’importe où au Canada, à condition d’avoir un accès constant ou raisonnablement fréquent à une connexion Internet haute vitesse, puisque 100 % des activités quotidiennes du CRITUC se déroulent de façon numérique – y compris les réunions vidéo, qui exigent une connexion Wi-Fi de haute qualité. Le travail s’effectuera à distance, à l’exception de retraites professionnelles semestrielles du personnel du CRITUC, qui pourraient nécessiter des déplacements.

En soumettant ma candidature à un poste au sein du Consortium de recherche et d’innovation en transport urbain au Canada (CRITUC) , je reconnais donner mon consentement pour recevoir des informations de la part du CRITUC concernant ses offres d’emploi, initiatives et événements.