Operations Coordinator

Coordination and OperationsFull TimeToronto, ON

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Operations Coordinator


Coordination and Operations Full Time Toronto, ON


Hours: Full-time; 40 hours per week


Position Overview

The Canadian Urban Transit Research & Innovation Consortium (CUTRIC) is currently seeking a Operations Coordinator to optimize the production process, identifying, and solving problems that exist at any level of the business, and ensuring that employees have access to and follow any operational guidelines necessary for the smooth functioning and success of CUTRIC.


About CUTRIC’s Culture

CUTRIC is a highly dynamic and fast-paced innovation consortium. Despite being a not-for-profit, the team culture operates more like a start-up technology company than an industry association. CUTRIC team members are inter-disciplinary, widely knowledgeable, science- and technology-driven, and passionate about the environment and mobility innovation.

CUTRIC welcomes and supports diversity in the workplace because we believe it makes us stronger and smarter. Candidates with diverse experiences and backgrounds are encouraged to apply.


Role Summary

An Operations Coordinator is the liaison between employees and management executives within the organization. They are responsible for the delivery of planning and coordination tasks in the organization, for understanding the needs and challenges of each department of the company, and for creating an organized and collaborative working environment that benefits the employees as much as it benefits the success of the business. Additionally, an Operations Coordinator is responsible for initiatives that contribute to ensure optimal productivity and efficiency.


Responsibilities

Supporting the positive branding and reputational growth of CUTRIC nationally. the Operations Coordinator will carry out the following tasks in a highly independent, accountable, professional, and responsible manner.


Coordination & Scheduling Responsibilities:

  1. Communicating the goals of management executives to the team.
  2. Ensuring that all company policies and government guidelines are respected and supported throughout the organization.
  3. Collecting data and maintaining accurate company or departmental records.
  4. Providing staff with the necessary support to effectively do their jobs.
  5. Providing management executives timely reports that outline group productivity and workplace improvements.
  6. Creating, improving, and maintaining an organized system across all departments and identifying opportunities for improvement.
  7. Collaborate with all departments to come up with realistic and efficient improvements regularly.

Governance Responsibilities:

  1. Preparing and coordinating Board, Committee and Members’ meetings logistics and materials throughout the year, including but not limited to governance Minutes, Powerpoints/Google Slide decks, Policies, and other documents as required by the C.E.O and Board of Directors.
  2. Assisting with Board, Committee, and Members meetings and C.E.O meeting logistics .
  3. Coordinating logistics for meetings of the Board, Committee, and Members meetings, including the Annual General Meeting (AGM).
  4. Writing, proofreading, formatting, verifying and distributing meeting Minutes for all Board, Committee, and Members meetings.
  5. Attending all Board, Committee, and Members meetings throughout the year in person (this may require travel outside of Ontario at times).
  6. Providing recommendations to the CEO on meeting governance, logistics and coordination and/or scheduling issues as required.
  7. Supporting the ongoing development of an improved Board Orientation & Evaluation Program.
  8. Supporting an iterative series of Board Strategic Planning Sessions (2020-onwards).

Meeting Logistics Responsibilities:

  1. Managing all digital meetings for the C.E.O, including organizing, scheduling, launching and recording Google Hangouts and Zoom teleconference calls/meetings, and/or other digital audio-visual technologies that CUTRIC utilizes to run its meetings effectively, smoothly, and professionally with a national consortium of Members and stakeholders.
  2. Coordinating with all staff to maintain and update relevant Lobbyist Registries nationally and regionally, as needed following C.E.O. and staff meetings with public officials.
  3. Planning logistics (rooms, catering, call in lines, printing, name tags, RSVPs) for all governance and stakeholder meetings, as required by the C.E.O.
  4. Ensuring functionality of all AV systems on days of meetings, launching AV systems and conference call-in lines, managing online attendees and presentations, and taking attendance of in person and online participants.
  5. Coordinating, receiving, and managing catering for all relevant events.

Required Skills

  1. Fluent English language skills required; additional fluency or a high level of competency in French.
  2. High-level of attention to detail and precision.
  3. Commitment to professionalism in written, verbal and in-person contexts.
  4. Commitment to confidentiality and respect for the concept of privacy within a corporation.
  5. Competency with audio-visual technologies and softwares with an ability to troubleshoot in real-time during multi-stakeholder meetings.
  6. Strong teamwork ethic.
  7. Commitment to working with team members locally and digitally across the country.
  8. A leadership mindset and proactive dynamism in problem-solving, including a willingness to think creatively and innovatively to resolve problems and overcome challenges.
  9. CUTRIC is seeking a candidate who does not need to be told what to do, but who takes initiative to solve problems proactively and professionally to help grow CUTRIC.
  10. A strong focus on time efficiency and waste reduction (in time and resources) to achieve deliverables.

Required/Preferred Education and Experience

  1. At least seven years of experience as an Operations Coordination position or similar roles demonstrating - in aggregate - competency and experience in the core responsibilities highlighted above.
  2. A college or university degree. Interdisciplinary degrees are welcomed.
  3. Commitment to climate change action and an interest in sustainability for the world economy or transportation.
  4. Evidence of an interest in lifelong learning.
  5. Interest in working in a small company with a highly diverse workplace - including gender, racial and religious diversity.

Location

CUTRIC's team has always been highly digital in nature.

Due to COVID19, CUTRIC has made the decision to work remotely and support work-from-home arrangements with all employees until December 2022 at least. The only exception to this rule may be bi-annual CUTRIC staff professional development “retreats”, which may require travel to Toronto, Montreal, or Vancouver when it is safe to do so.


The Operations Coordinator may be located anywhere in Canada as long as the candidate has continual and reasonably frequent access to high fidelity internet as 100 per cent of CUTRIC's daily business activities are carried out digitally – including video-based digital meetings, which require high fidelity Wi-Fi.


Salary Range

$60,000 - $70,000 based upon years of experience and skill sets.


Deadline

May 15th 2022


How to apply?
Apply online.

In submitting my application for a job to the Canadian Urban Transit Research & Innovation Consortium (CUTRIC), I acknowledge that I consent to receiving information from CUTRIC about its jobs, initiatives, and events.


Coordonnateur des opérations

Coordination et opérations, Temps plein, Toronto, Ontario

Horaire : Temps plein; 40 heures par semaine


Aperçu du poste

Le Consortium de recherche et d’innovation en transport urbain au Canada (CRITUC) est actuellement à la recherche d’un coordonnateur des opérations pour optimiser le processus de production, cerner et résoudre les problèmes qui existent à tous les niveaux de l’entreprise, et s’assurer que les employés ont accès à toutes les directives opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement et à la réussite du CRITUC et les respectent.


À propos de la culture du CRITUC

Le CRITUC est un consortium d’innovation extrêmement dynamique et agile. Bien qu’il s’agisse d’un organisme sans but lucratif, la culture de l’équipe s’apparente davantage à celle d’une entreprise en démarrage dans le secteur de la technologie qu’à celle d’une association de secteur. Les membres chevronnés de l’équipe interdisciplinaire du CRITUC se passionnent pour la science, la technologie, l’environnement et l’innovation en matière de transport.

Le CRITUC favorise et soutient la diversité en milieu de travail, car l’organisme est d’avis que cette approche le rend globalement plus fort et plus intelligent. Il encourage donc les personnes ayant des expériences et des origines variées à poser leur candidature.


Résumé du rôle

Le coordonnateur des opérations assure la liaison entre les employés et les cadres de l’organisation. Il est responsable de l’exécution des tâches de planification et de coordination dans l’organisation, de la compréhension des besoins et des défis de chaque service de l’entreprise, et de la création d’un environnement de travail organisé et collaboratif autant au profit des employés que de l’entreprise. En outre, le coordonnateur des opérations est responsable des initiatives qui contribuent à assurer une productivité et une efficacité optimales.


Responsabilités

En vue de participer à la croissance positive de l’image de marque et de la réputation du CRITUC à l’échelle nationale, le coordonnateur des opérations accomplira les tâches suivantes avec une grande autonomie et en faisant preuve de transparence, de professionnalisme et de responsabilité.

Responsabilités en matière de coordination et de planification :

  1. Communiquer les objectifs des cadres dirigeants à l’équipe.
  2. Veiller à ce que toutes les politiques de l’entreprise et les directives gouvernementales soient respectées et adoptées par l’ensemble de l’organisation.
  3. Recueillir des données et tenir des registres d’entreprise ou de service à jour.
  4. Fournir au personnel le soutien nécessaire pour accomplir efficacement son travail.
  5. Fournir aux cadres dirigeants des rapports opportuns qui font état de la productivité du groupe et des améliorations apportées au lieu de travail.
  6. Créer, améliorer et maintenir un système d’organisation dans tous les services et cerner les possibilités d’amélioration.
  7. Collaborer régulièrement avec tous les services pour trouver des possibilités d’amélioration réalistes et efficaces.

Responsabilités en matière de gouvernance:

  1. Préparer et coordonner la logistique et le matériel des réunions du conseil d’administration, du comité et des membres tout au long de l’année, y compris, sans toutefois s’y limiter, les procès-verbaux de la gouvernance, les présentations Powerpoint ou Google Slides, les politiques et d’autres documents demandés par la directrice générale et le conseil d’administration.
  2. Apporter son aide lors de réunions du conseil d’administration, du comité et des membres, et participer à la logistique des réunions de la directrice générale.
  3. Coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration, du comité et des membres, notamment l’assemblée générale annuelle.
  4. Rédiger, corriger, mettre en forme, vérifier et distribuer les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration, du comité et des membres.
  5. Assister en personne à toutes les réunions du conseil d’administration, du comité et des membres tout au long de l’année (ce qui peut nécessiter des déplacements à l’extérieur de l’Ontario à certains moments).
  6. Formuler des recommandations à l’intention de la directrice générale sur la gouvernance, la logistique et la coordination des réunions ou du calendrier, le cas échéant.
  7. Participer à l’évolution continue d’un programme d’orientation et d’évaluation du conseil.
  8. Participer à une série itérative de séances de planification stratégique du conseil d’administration (à partir de 2020).

Responsabilités liées à la logistique des réunions :

  1. Gérer toutes les réunions virtuelles de la directrice générale, ce qui comprend l’organisation, la programmation, le démarrage et l’enregistrement des appels ou des téléconférences Google Hangouts et Zoom, ou le recours à d’autres technologies audiovisuelles numériques que le CRITUC utilise pour tenir ses réunions de manière efficace, harmonieuse et professionnelle avec un consortium national de membres et d’intervenants.
  2. Coordonner avec l’ensemble du personnel la tenue et la mise à jour des registres de lobbyistes pertinents à l’échelle nationale et régionale, selon les besoins, à la suite des réunions de la directrice générale et du personnel avec des fonctionnaires.
  3. Planifier la logistique (salles, traiteurs, lignes d’appel, impression, porte-noms, réponses aux invitations) de toutes les réunions de gouvernance et d’intervenants, selon les instructions de la directrice générale.
  4. Les jours de réunion, assurer le bon fonctionnement de tous les systèmes audiovisuels, démarrer les systèmes audiovisuels et les lignes d’appel des conférences, gérer les participants en ligne et les présentations, et prendre les présences des participants en personne et en ligne.
  5. Coordonner, recevoir et gérer le service de traiteur pour tous les événements pertinents.

Compétences requises

  1. Maîtrise de l’anglais; maîtrise ou haut niveau de compétence en français.
  2. Grand souci du détail et de la précision.
  3. Importance accordée au professionnalisme dans les communications écrites, verbales et en personne.
  4. Importance accordée à la confidentialité et à la notion de vie privée au sein d’une entreprise.
  5. Compétence en matière de technologies et de logiciels audiovisuels et capacité à résoudre les problèmes en temps réel lors de réunions avec plusieurs intervenants.
  6. Solide éthique de travail en équipe.
  7. Détermination à travailler en équipe localement ou virtuellement partout au pays.
  8. Esprit de leadership et dynamisme proactif dans la résolution des problèmes et volonté de faire preuve de créativité et d’innovation pour régler les difficultés et surmonter des défis.
  9. Le CRITUC est à la recherche d’un candidat autonome, qui prend l’initiative de résoudre les problèmes de façon proactive et professionnelle afin de contribuer à la croissance du consortium.
  10. Grand souci des délais d’exécution et de la réduction du gaspillage (en ce qui a trait au temps et aux ressources) pour livrer les produits.

Études et expérience requises ou privilégiées

  1. Au moins sept ans d’expérience dans un poste de coordination des opérations ou dans des rôles similaires. Compétence générale éprouvée et expérience dans les responsabilités principales susmentionnées.
  2. Diplôme d’études collégiales ou universitaires. Diplômes interdisciplinaires acceptés.
  3. Engagement envers la lutte au changement climatique et intérêt pour la durabilité dans le domaine des transports ou de l’économie mondiale.
  4. Intérêt manifeste pour l’apprentissage durant la vie entière.
  5. Intérêt pour le travail dans une petite entreprise à l’effectif très varié, y compris sur les plans du genre, de la race et de la religion.

Lieu

L’équipe du CRITUC a toujours beaucoup misé sur les outils numériques.

En raison de la pandémie de COVID-19, le CRITUC a pris la décision d’adopter le travail à distance et de favoriser les dispositions de télétravail pour l’ensemble de ses employés au moins jusqu’en décembre 2022. La seule exception à cette règle pourrait être les « retraites » semestrielles de perfectionnement professionnel pour le personnel du CRITUC, qui pourraient nécessiter des déplacements à Toronto, à Montréal ou à Vancouver, lorsque de tels déplacements seront à nouveau possibles sur le plan sécuritaire.


Par conséquent, le poste de coordonnateur des opérations peut être situé n’importe où au Canada, pourvu que le candidat dispose d’un accès continu et raisonnablement fréquent à une connexion Internet haute fidélité, car toutes les activités d’affaires quotidiennes du CRITUC sont effectuées de façon numérique, y compris des réunions virtuelles avec transmission vidéo qui requièrent l’utilisation d’un réseau Wi-Fi haute fidélité.


Échelle salariale

De 60 000 $ à 70 000 $ selon les années d’expérience et les compétences.


Date limite

15 mai 2022


Comment postuler?
Postulez en ligne.

En soumettant ma candidature à un poste au sein du Consortium de recherche et d’innovation en transport urbain au Canada (CRITUC), je consens à recevoir de l’information du CRITUC sur ses emplois, ses initiatives et ses événements.