Bilingual Office Administrator | Administrateur·trice de bureau bilingue

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Title | Titre: Bilingual Office Administrator | Administrateur·trice de bureau bilingue

Department | Service: Operations | Opérations

Reports to | Relève de la: Manager, Human Resources | Gestionnaire, Ressources humaines

Start date | Date de début: Summer 2023 | Été 2023

Employment status | Situation d’emploi: Full-time, permanent | Temps plein, permanent

Salary | Salaire: $50,000.00 - $60,000.00 annually | 50 000 $ - 60 000 $ par an

Vacation | Vacances: 2 weeks | 2 semaines

Location| Emplacement: Hybrid | Hybride


Please note this role requires the successful applicant to be in the Toronto office as needed. The office is located at the College subway station (Yonge & Carlton).


Veuillez noter que ce rôle demande au·à la candidat·e retenu·e d’être au bureau de Toronto selon les besoins. Le bureau est situé à la station de métro College (Yonge & Carlton).


About CCDI

The Canadian Centre for Diversity and Inclusion (CCDI) is a national charity established in 2013 with the mandate of building a more inclusive Canada.


Our vision is a world where people are valued and celebrated for all their dimensions of diversity. We do this by bringing together and supporting people to become change agents through thought leadership, research, education, and action.


Position overview

Reporting to the Manager, Human Resources, the Office Administrator is integral to the smooth operation of CCDI and contributes to driving sustainable growth.


This role is responsible for day-to-day office administration and communication. Being the first point of contact, this position is important as it establishes first impressions.


Responsibilities:

General Office Management

  • Organizes and coordinates office operations and procedures
  • Manages phone calls and correspondence (e-mail from general inbox, mail, packages etc.)
  • Maintains and upkeeps office furniture and equipment, and organizes repairs
  • Orders and maintains office and kitchen supplies, and other items as required
  • Liaises with property management, security, cleaners, and maintenance service providers as needed
  • Helps to maintain a professional and tidy office space
  • Maintains files and records with effective filing systems

Staff and Board Support

  • Supports meeting presentations, conferencing needs, and the preparation of documents
  • Assists with the hosting of special internal events and other projects
  • Maintains calendar and schedule for the CEO
  • Assist travel agency for travel arrangements for all staff and board members (hotels, transportation, etc.)

Data Management

  • Inputs and assigns external inquiries into Client Relationship Management software (CRM)
  • Adds new Individual Practitioner profiles to CRM and renews memberships
  • Updates organization intranet (SharePoint) as required

Health and Safety

  • Acts as the Worker Representative on the Joint Health & Safety Committee
  • Participates in monthly office inspections and quarterly JHSC meetings
  • Liaises with property management to schedule office service requests
  • Maintains the Health & Safety Boards in the Toronto and Calgary Offices

  • Other duties as required

Skills and qualifications

Required

  • Experience in office administration and customer service
  • Bilingual (French / English)
  • Proficient with Microsoft Office suite of products including: Outlook, Word, PowerPoint, and Excel
  • Ability to document and initiate processes and improvements to increase efficiency in administrative tasks
  • Proficient with standard office equipment
  • Excellent research skills and attention to detail
  • Ability to prioritize projects and strong problem-solving skills
  • Ability to exercise independent judgment and discretion in handling confidential matters and interacting with management, staff, and visitors
  • Excellent communication, diplomacy and interpersonal skills
  • Excellent time management skills

Preferred

  • Post-secondary education in Business Administration
  • Experience on a Joint Health and Safety Committee
  • Interest in DEI
  • Experience with Client Relationship Management software (CRM)
  • Experience with Microsoft SharePoint

Important notes

Please be advised that our interview process includes a Zoom / Microsoft Teams interview.


Additionally, to be considered you must be eligible to work in Canada.


Please note preference will be given to qualified candidates who further the diversification of CCDI. This may include employment equity designated groups (women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minority groups), but also includes diversity of experience, background, and ideas.


Application process

Be sure to complete the required online application process and provide a resume and cover letter. Additional relevant documentation will only be required after initial interviews are booked.


In your cover letter, please clearly indicate:

a. which position you are applying for and your qualifications for that position

b. your available start date

c. your contact information – email and phone number


Accessibility

CCDI in an inclusive workplace dedicated to accessibility. Please let us know if you require any accommodations by emailing humanresources@ccdi.ca.


For more information about CCDI, please visit www.ccdi.ca.

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À propos du CCDI


Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion (CCDI) est un organisme de bienfaisance national créé en 2013 dans le but de bâtir un Canada plus inclusif.


Notre vision est celle d’un monde où les personnes sont valorisées et célébrées pour toutes les dimensions de leur diversité.


Nous y parvenons en rassemblant et en soutenant les personnes afin qu’elles deviennent des agent·e·s de changement par le biais de la réflexion, de la recherche, de l’éducation et de l’action.


Description du poste

Sous la responsabilité de la gestionnaire des ressources humaines, l’administrateur·trice de bureau fait partie intégrante du bon fonctionnement du CCDI et contribue à la croissance durable.


Le·la titulaire de ce poste est chargé·e de l’administration quotidienne du bureau et de la communication. En tant que premier point de contact, il·elle joue un rôle essentiel dans la mesure où il·elle crée la première impression.


Responsabilités :

Organisation générale des bureaux

  • Organiser et coordonner les procédures et les opérations du bureau.
  • Gérer les appels téléphoniques et la correspondance (courriel de la boîte de réception générale, courrier, colis, etc.).
  • Assurer la maintenance et l’entretien du mobilier et des équipements de bureau, et prévoir les réparations.
  • Commander et entretenir les fournitures de bureau et de cuisine, ainsi que d’autres articles, le cas échéant.
  • Travailler en collaboration avec les services de gestion des propriétés immobilières, de sécurité, de nettoyage et d’entretien, le cas échéant.
  • Aider à maintenir un espace de travail professionnel et ordonné.
  • Mettre à jour les dossiers et les registres à l’aide de systèmes d’archivage efficaces.

Soutien du personnel et du conseil d’administration

  • Appuyer les présentations de réunions, les besoins pour les conférences et la préparation de documents.
  • Participer à l’organisation d’événements spéciaux en interne et d’autres projets.
  • Gérer le calendrier et l’emploi du temps de la chef de la direction.
  • Assister l’agence de voyage pour l’organisation des déplacements de l’ensemble du personnel et des membres du conseil d’administration (hôtels, transports, etc.).

Gestion des données

  • Saisir et attribuer les demandes externes dans le logiciel de gestion de la relation client (GRC).
  • Ajouter de nouveaux profils de praticien·ne·s individuel·le·s dans le GRC et renouveler les adhésions.
  • Mettre à jour l’intranet de l’organisation (SharePoint) le cas échéant.

Santé et sécurité

  • Agir en tant que représentant·e des travailleur·euse·s au comité mixte de santé et de sécurité.
  • Participer aux inspections mensuelles du bureau et aux réunions trimestrielles du comité mixte de santé et de sécurité.
  • Travailler en collaboration avec la gestion des propriétés immobilières pour planifier les demandes de services administratifs.
  • Assurer le fonctionnement des conseils de santé et de sécurité dans les bureaux de Toronto et de Calgary.

  • Tâches supplémentaires selon les besoins.

Compétences et qualifications

Exigées

  • Expérience en matière d’administration de bureau et de service à la clientèle.
  • Bilingue (français/anglais).
  • Maîtrise des produits de la suite Microsoft, dont : Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
  • Capacité à documenter et mettre en place des processus et des améliorations afin d’accroître l’efficacité des tâches administratives.
  • Maîtrise de l’équipement de bureau standard.
  • Excellentes compétences en matière de recherche et souci du détail.
  • Capacité à hiérarchiser les projets et fortes compétences en résolution de problèmes.
  • Capacité à exercer un jugement critique et à faire preuve de discrétion dans la gestion de questions confidentielles et dans les relations avec la direction, le personnel et les visiteur·euse·s.
  • Excellentes compétences en matière de communication, de diplomatie et de relations interpersonnelles.
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps.

Constituant un atout

  • Diplôme d’études secondaires en administration des affaires.
  • Expérience au sein d’un comité mixte de santé et de sécurité.
  • Intérêt dans la DÉI.
  • Expérience avec le logiciel de gestion des relations avec les clients (GRC).
  • Expérience avec Microsoft SharePoint.

Remarques importantes

Veuillez noter qu’un entretien via Zoom/Microsoft Teams fait partie de notre processus d’entrevue.


De plus, pour que votre candidature soit prise en considération, vous devez avoir le droit de travailler au Canada.


Veuillez noter que la préférence sera accordée aux candidat·e·s qualifié·e·s qui contribuent à la diversification du CCDI. Il peut s’agir de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, autochtones, personnes en situation de handicap et membres de minorités visibles), mais aussi de la diversité des expériences, des antécédents et des idées.


Processus de candidature

Assurez-vous de compléter le processus de candidature requis en ligne et de fournir un CV et une lettre de motivation. D’autres documents pertinents seront demandés uniquement après la planification des premiers entretiens.


Dans la lettre de motivation, indiquez clairement :

a. Le poste pour lequel vous postulez et vos compétences pour ce poste.

b. La date à partir de laquelle vous êtes disponible.

c. Vos coordonnées : courriel et numéro de téléphone.


Accessibilité

Le CCDI est un lieu de travail inclusif dédié à l’accessibilité. Veuillez communiquer avec nous à humanresources@ccdi.ca si vous avez besoin de mesures d’adaptation.


Pour de plus amples renseignements sur le CCDI, veuillez consulter le site www.ccdi.ca.