Operations Coordinator | Coordinateur·trice des opérations

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Title | Titre: Operations Coordinator | Coordinateur·trice des opérations

Department | Service: Operations | Opérations

Reports to | Relève de la: Manager, Human Resources | Gestionnaire, Ressources humaines

Start date | Date de début: Summer 2023 | Été 2023

Employment status | Situation d’emploi: Full-time, permanent | Temps plein, permanent

Salary | Salaire: $50,000.00 annually | 50 000 $ par an

Vacation | Vacances: 2 weeks | 2 semaines

Location | Emplacement: Remote | À distance

About CCDI

The Canadian Centre for Diversity and Inclusion (CCDI) is a national charity established in 2013 with the mandate of building a more inclusive Canada.

Our vision is a world where people are valued and celebrated for all their dimensions of diversity. We do this by bringing together and supporting people to become change agents through thought leadership, research, education, and action.

Position overview

Reporting to the Manager, Human Resources, the Operations Coordinator will play a vital part in supporting the successful delivery of a variety of Human Resources and Finance related tasks and projects throughout the employment lifecycle.



  • Collaborates with hiring managers to draft job postings
  • Liaises with Translation to ensure all postings are bilingual
  • Processes job vacancies in our HRIS and posts externally to a variety of sources such as job boards, universities, and with employment agencies
  • Schedules pre-screens, interviews, and assessments
  • Communicates with candidates on the status of their applications

Onboarding and offboarding

  • Collects appropriate information from successful candidates and liaises with Human Resources Manager to upload to our HRIS
  • Schedules orientation for new employees and a variety of internal / external stakeholders
  • Administers enrollments and changes in group benefits portal
  • Processes offboarding tasks in HRIS and with appropriate internal stakeholders

Training and development

  • Liaises with managers to complete probation reviews and annual performance reviews for their employees
  • Researches professional development opportunities as employee requests arise
  • Schedules and facilitates internal Lunch & Learns
  • Supports the organization with team-building event(s) and employee engagement activities

Finance support

  • Assists with Time Activity reconciliation between our HRIS, QuickBooks, and employees and escalates to Finance Manager as needed
  • Updates external contact information for invoicing in QuickBooks
  • Performs basic bookkeeping activities and updates the accounting system
  • Supports account receivable collection process
  • Manages two company credit cards, gathers receipts, and processes various recurring and ad-hoc vendor invoices with Finance
  • Coordinates credit card reconciliation follow-up with internal / external parties
  • Assists with reports for business expense, financial records, and audits

Health and safety

  • Acts as the Worker Representative on the Joint Health & Safety Committee
  • Participates in monthly office inspections and quarterly JHSC meetings
  • Liaises with property management to schedule office service requests

Administrative support

  • Inputs and maintains accurate data into our HRIS
  • Triages inquiries from the Human Resources and Finance email inboxes and escalates to Managers as required
  • Runs a variety of ad hoc Human Resources and Finance related reports
  • Contributes to the creation of various internal presentations
  • Updates organization charts and directories
  • Schedules Operations team meetings as needed
  • Provides coverage for the Office Coordinator during absences
  • Any other ad-hoc duties related to Human Resources and Finance

Skills and qualifications


  • University degree or college diploma in Human Resources
  • 2 or more years of human resources experience
  • Basic understanding of accounting processes
  • Great communication and attention to detail
  • Curious mindset and initiative to learn
  • Ability to respect the confidentially of sensitive materials and conversations
  • Intermediate expertise in Microsoft applications including Word, PowerPoint, Excel, and Outlook
  • Ability to nurture a culture of diversity and inclusivity with an ethical mindset


  • CHRP designation (either complete or in progress)
  • Bilingual (French / English) would be an asset
  • Knowledge of human resource information software (HRIS) such as Collage

Important notes

Please be advised that our interview process includes a Zoom / Microsoft Teams interview.

Additionally, to be considered you must be eligible to work in Canada.

Please note preference will be given to qualified candidates who further the diversification of CCDI. This may include employment equity designated groups (women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minority groups), but also includes diversity of experience, background, and ideas.

Application process

Be sure to complete the required online application process and provide a resume and cover letter. Additional relevant documentation will only be required after initial interviews are booked.

In your cover letter, please clearly indicate:

a. which position you are applying for and your qualifications for that position

b. your available start date

c. your contact information – email and phone number


CCDI in an inclusive workplace dedicated to accessibility. Please let us know if you require any accommodations by emailing humanresources@ccdi.ca.

For more information about CCDI, please visit www.ccdi.ca


À propos du CCDI

Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion (CCDI) est un organisme de bienfaisance national créé en 2013 dans le but de bâtir un Canada plus inclusif.

Notre vision est celle d’un monde où les personnes sont valorisées et célébrées pour toutes les dimensions de leur diversité.

Nous y parvenons en rassemblant et en soutenant les personnes afin qu’elles deviennent des agent·e·s de changement par le biais de la réflexion, de la recherche, de l’éducation et de l’action.

Description du poste

Sous la responsabilité de la gestionnaire des ressources humaines, le·la coordinateur·trice jouera un rôle vital dans la réalisation d’une série de tâches et de projets liés aux ressources humaines et au finances, tout au long de la durée de l’emploi.

Responsabilités :


  • Collaborer avec les gestionnaires du recrutement pour rédiger les offres d’emploi.
  • Travailler en collaboration avec le service de traduction pour s’assurer que tous les affichages sont bilingues.
  • Traiter les offres d’emploi dans notre système d’information de ressources humaines (SIRH) et les publier dans une variété de sources telles que les sites d’emploi, les universités et les services de placement.
  • Planifier les présélections, les entretiens et les évaluations.
  • Communiquer avec les candidat·e·s sur l’état de leurs candidatures.

Accueil et gestion des départs

  • Recueillir les informations appropriées des candidat·e·s retenu·e·s et collaborer avec la responsable des ressources humaines pour téléverser les données dans notre SIRH.
  • Organiser l’orientation des nouveaux·elles employé·e·s et d’une variété de parties prenantes internes/externes.
  • Gérer les inscriptions et les modifications dans le portail des garanties collectives.
  • Traiter les tâches liées à la gestion des départs d’un·e employé·e dans le SIRH et avec les parties prenantes internes appropriées.

Formation et développement

  • Collaborer avec les gestionnaires pour mener à bien les examens de probation et les évaluations annuelles des performances de leurs employé·e·s.
  • Rechercher des possibilités de développement professionnel en fonction des demandes des employé·e·s.
  • Planifier et animer des dîners-conférences internes.
  • Appuyer l’organisation dans le cadre d’événements de consolidation d’équipe et d’activités d’engagement du personnel.

Soutien financier

  • Aider au rapprochement des activités de temps entre notre SIRH, QuickBooks et les employé·e·s, ainsi que transmettre les informations au gestionnaire des finances le cas échéant.
  • Mettre à jour les informations de contact externe pour la facturation dans QuickBooks.
  • Réaliser des activités comptables de base et mettre à jour le système comptable.
  • Appuyer le processus de recouvrement des créances.
  • Gérer deux cartes de crédit de l’entreprise, rassembler les reçus et traiter diverses factures récurrentes et occasionnelles de fournisseurs avec le service des finances.
  • Coordonner le suivi du rapprochement des cartes de crédit avec les parties internes/externes.
  • Aider à la réalisation des rapports sur les dépenses de l’entreprise, les documents financiers et les audits.

Santé et sécurité

  • Agir en tant que représentant·e des travailleur·euse·s au comité mixte de santé et de sécurité.
  • Participer aux inspections mensuelles du bureau et aux réunions trimestrielles du comité mixte de santé et de sécurité.
  • Travailler en collaboration avec la gestion des propriétés immobilières pour planifier les demandes de services administratifs.

Soutien administratif

  • Saisir et tenir à jour les données exactes dans notre SIRH.
  • Trier les demandes de renseignements provenant des boîtes aux lettres électroniques des ressources humaines et des finances et les transmettre aux gestionnaires, le cas échéant.
  • Élaborer une série de rapports occasionnels sur les ressources humaines et les finances.
  • Contribuer à la création de diverses présentations en interne.
  • Mettre à jour les organigrammes et les répertoires.
  • Organiser des réunions de l’équipe des opérations le cas échéant.
  • Remplacer le·la coordinateur·trice de bureau en cas d’absence.
  • Toute autre tâche occasionnelle liée aux ressources humaines et aux finances.

Compétences et qualifications


  • Diplôme universitaire en ressources humaines.
  • Minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines.
  • Compréhension de base des processus comptables.
  • Excellente communication et souci du détail.
  • Curiosité et volonté d’apprendre.
  • Capacité à respecter la confidentialité des documents et des conversations sensibles.
  • Maîtrise des produits de la suite Microsoft, dont Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
  • Capacité à promouvoir une culture de la diversité et de l'inclusion dans un esprit éthique.

Constituant un atout

  • Titre professionnel CRHA (obtenu ou en cours).
  • Le bilinguisme (français/anglais) serait un atout.
  • Connaissance des logiciels d'information sur les ressources humaines (SIRH) tels que Collage.

Remarques importantes

Veuillez noter qu’un entretien via Zoom/Microsoft Teams fait partie de notre processus d’entrevue.

De plus, pour que votre candidature soit prise en considération, vous devez avoir le droit de travailler au Canada.

Veuillez noter que la préférence sera accordée aux candidat·e·s qualifié·e·s qui contribuent à la diversification du CCDI. Il peut s’agir de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, autochtones, personnes en situation de handicap et membres de minorités visibles), mais aussi de la diversité des expériences, des antécédents et des idées.

Processus de candidature

Assurez-vous de compléter le processus de candidature requis en ligne et de fournir un CV et une lettre de motivation. D’autres documents pertinents seront demandés uniquement après la planification des premiers entretiens.

Dans la lettre de motivation, indiquez clairement :

a. Le poste pour lequel vous postulez et vos compétences pour ce poste.

b. La date à partir de laquelle vous êtes disponible.

c. Vos coordonnées : courriel et numéro de téléphone.


Le CCDI est un lieu de travail inclusif dédié à l’accessibilité. Veuillez communiquer avec nous à humanresources@ccdi.ca si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Pour de plus amples renseignements sur le CCDI, veuillez consulter le site www.ccdi.ca