Events Coordinator | Coordonnateur.trice, Événements

Title / Titre: Events Coordinator / Coordonnateur.trice, Événements

Department / Département: Marketing and Communications

Reports to / Relève du/de la: Manager, Events / Gestionnaire, Événements

Start date / Date de début: Spring 2023 / Printemps 2023

Employment status / Statut: Full-time, permanent / Temps plein, permanent

Salary / Salaire: $46,000 - $50,000 annually commensurate with skills, education, and experience / 46 000 $ à 50 000 $ par année en fonction des compétences, de la formation et de l’expérience de travail.

Vacation / Vacances: 2 weeks / 2 semaines

Location / Emplacement: Remote / Travail à distance

Position Overview

Reporting to the Manager, Events, this role will play an integral part in supporting the successful delivery of a variety of publicly available events and internal webinars.

About CCDI

The Canadian Centre for Diversity and Inclusion (CCDI) is a forward-looking national charity with research and learning woven into its DNA.

Founded by experienced diversity and inclusion professionals, CCDI's mission is to help workplaces, schools and communities be inclusive and free of prejudice and discrimination.

CCDI offers education and resources to generate awareness, dialogue and action to help people to recognize diversity as an asset and not an obstacle.

Responsibilities:

Event support (10%)

· Moderating and / or managing live virtual and in-person events (COPEs, UnConference, webinars, roundtables, DreamMakers Summit, etc.)

· Managing event registration

Event communications (30%)

· Managing event communications such as client-facing inquiries and event-related information

· Acting as the first point of contact for all event inquiries

· Supporting the Event Manager with the coordination of different stakeholders

· Assistance with creating / editing / managing event registration forms

Content creation (40%)

· Assisting in the review of webinar decks, event handouts, and other materials

· Editing webinar recordings (including editing captioning), short videos, and / or other events recordings

· Supporting the Marketing & Communication department for podcast needs

Administrative support (20%)

· Covering absences for events such as filling in for moderating / managing technical logistics for day of events

· Updating and communicating registration reports with other departments as well as gathering feedback on events

· Answering and resolving any urgent inquiries from attendees, panelists, and other stakeholders

· Triaging inquiries from the Events Inbox and escalating to Manager as required

· Any other ad-hoc duties related to events

Skills and Qualifications

Required

» Post-secondary education in the fields of Event Planning, Marketing & Communications, or Hospitality Management

» 2+ years in supporting successful events or similar role

» Ability to work in a fast-paced, deadline-driven environment

» Open to handling a variety of projects with levels of responsibility ranging from administrative support to project lead

» Strong organizational skills and attention to detail

» Ability to work with minimal supervision

» Exceptional customer service skills

» Excellent writing skills and communication skills

» Comfort using MS Office: Word, Outlook, Excel, and PowerPoint

Preferred

» Experience in the not-for-profit/charitable industry

» Experience in the DEI space

» Bilingual (French / English) would be an asset

» Video creation or editing experience would be an asset

Important Notes

Please be advised that our interview process includes a Zoom / Microsoft Teams interview.

Additionally, to be considered you must be eligible to work in Canada.

Please note preference will be given to qualified candidates who further the diversification of CCDI. This may include employment equity designated groups (women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minority groups), but also includes diversity of experience, background, and ideas.

Application Process

Be sure to complete the required online application process and provide a resume and cover letter. Additional relevant documentation will only be required after initial interviews are booked.

In your cover letter, please clearly indicate:

a. which position you are applying for and your qualifications for that position

b. your available start date

c. your contact information – email and phone number

Accessibility

CCDI in an inclusive workplace dedicated to accessibility. Please let us know if you require any accommodations by emailing humanresources@ccdi.ca.

For more information about CCDI, please visit www.ccdi.ca.

________________________________________________________________________

Aperçu du poste

Relevant de la gestionnaire, événements, le.la titulaire de ce poste jouera un rôle essentiel dans la réussite d’une série d’événements publics et de webinaires internes.

À propos du CCDI

Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion (CCDI) est un organisme de bienfaisance national innovateur dont les fondations reposent sur la recherche et l’apprentissage.

Fondé par des praticien.ne.s expérimenté.e.s en matière de diversité et d’inclusion, le CCDI a pour mission d’aider les entreprises, les écoles et les communautés à être inclusives et exempt.e.s de préjugés et de discrimination.

Le CCDI propose des formations et des ressources pour susciter la prise de conscience, le dialogue et l’action afin d’aider les gens à reconnaître la diversité comme un atout et non comme un obstacle.

Responsabilités :

Soutien aux événements (10 %)

· Animation ou gestion d’événements virtuels et en personne (activités pour les communautés de pratique, DéConférence, webinaires, tables rondes, Sommet DreamMakers, etc.)

· Gestion des inscriptions aux événements

Communication événementielle (30 %)

· Gérer les communications autour des événements, telles que les demandes de renseignements des client.e.s et les informations relatives aux événements

· Agir comme premier point de contact pour toutes les demandes relatives aux événements

· Soutenir la gestionnaire, événements dans la coordination des différent.e.s intervenant.e.s

· Aider à la création, à l’édition et à la gestion des formulaires d’inscription aux événements

Création de contenu (40 %)

· Participer à la révision des diapositives pour les webinaires, des documents distribués los des événements ainsi que d’autres documents

· Éditer des enregistrements de webinaires (y compris les sous-titres), de courtes vidéos ou d’autres enregistrements d’événements

· Soutenir le département marketing et communications avec les balados selon les besoins

Soutien administratif (20 %)

· Remplacer vos collègues lors des absences lors des événements, par exemple en remplaçant le.la modérateur.trice ou en gérant la logistique le jour de l’événement

· Mettre à jour et communiquer les rapports d’inscription avec les autres services et recueillir des commentaires sur les événements

· Répondre aux demandes urgentes des participant.e.s, des panélistes et d’autres intervenant.e.s et les résoudre

· Trier les demandes provenant de la boîte de réception Événements et les transmettre à la gestionnaire, le cas échéant

· Accomplir d’autres tâches ponctuelles liées aux événements

Compétences et aptitudes

Essentielles

» Éducation postsecondaire en planification d’événements, en marketing et communications, ou en gestion hôtelière

» Deux ans ou plus d’expérience en organisation d’événements réussis ou dans un rôle similaire

» Capacité à travailler dans un milieu très dynamique où la rencontre des échéanciers est une priorité

» Ouvert à la gestion d’une variété de projets avec des niveaux de responsabilité allant de du soutien administratif à chargé.e de projet

» Fortes compétences organisationnelles et un souci exceptionnel du détail

» Capacité à travailler avec peu de supervision

» Compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle

» Excellentes aptitudes à la rédaction et la communication

» À l’aise avec MS Office : Word, Outlook, Excel et PowerPoint

Constituant un atout

» Expérience dans le secteur des organismes à but non lucratif ou de bienfaisance

» Expérience dans le domaine de la DÉI (diversité, équité et inclusion)

» Le bilinguisme (français/anglais) serait un atout

» Une expérience en création de vidéos serait un atout

Remarques importantes

Veuillez noter qu’une entrevue Zoom/Microsoft Teams fait partie de notre processus d’entrevue.

De plus, afin que votre candidature soit prise en considération, vous devez avoir le droit de travailler au Canada.

Veuillez noter que la préférence sera accordée aux candidat.e.s qualifié.e.s qui contribuent à la diversification du CCDI. Il peut s’agir de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes en situation de handicap et membres de minorités visibles), mais cela comprend aussi la diversité des expériences, des antécédents et des idées.

Processus de demande d’emploi

Complétez le processus de demande d’emploi requis en ligne et fournissez un CV ainsi qu’une lettre de présentation. D’autres documents importants ne seront demandés qu’après la planification des premières entrevues.

Dans votre lettre de présentation, indiquez clairement :

a. le poste pour lequel vous postulez ainsi que vos compétences pour ce poste

b. la date à partir de laquelle vous êtes disponible

c. vos coordonnées – courriel et numéro de téléphone

Accessibilité

Le CCDI est un lieu de travail inclusif dédié à l’accessibilité. Veuillez communiquer avec nous à humanresources@ccdi.ca si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

Pour de plus amples renseignements sur le CCDI, veuillez consulter le site www.ccdi.ca.