Accreditation Coordinator (Term position until July 12, 2027) | Coordonnateur(trice) de l'agrément (par interim jusqu’au 12 juillet 2027)

Job Title: Accreditation Coordinator (Term position until July 12, 2027)

Location: Remote within Canada

Department: Accreditation

Reports To: Manager, Accreditation

Starting Salary Range: $60,901.33 - $70,215.48 (grade 4)

Job Information:

Come join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!

About CACMS and CACME 

Accreditation of undergraduate medical education in Canada is undertaken by the Committee on Accreditation of Canadian Medical Schools (CACMS). With the approval of its sponsors (AFMC and CMA), CACMS has put in place a rigorous and complex system of accreditation at the undergraduate medical education level for all faculties of medicine in Canada (including new faculties).

The accreditation process of the participating offices of Continuing Medical Education at all Canadian faculties of medicine is undertaken by the Committee on Accreditation of Continuing Medical Education (CACME) with the support of its sponsors (the AFMC, the College of Family Physicians of Canada, the Collège des Médecins du Québec, the Royal College of Physicians and Surgeons of Canada, the Federation of Medical Regulatory Authorities of Canada).

The CACMS and CACME are supported by a six-member Secretariat: CACMS Secretary; CACMS Assistant-Secretary, Accreditation Manager (Acting), two accreditation specialists and an accreditation coordinator. The team works collaboratively to support the work of both CACMS and CACME.

More information on CACMS and CACME can be found on their respective websites.

Job Summary:                                                                                                           

Reporting to the Accreditation Manager (Acting), the Accreditation Coordinator provides support as part of the Secretariat for the CACMS and the CACME. The incumbent is responsible for playing a crucial role in planning and delivery of the quality improvement and performance to our Canadian accredited medical schools, procedural tracking, recordkeeping, meetings and accreditation visit logistics and preparing minutes and is the primary administrative support for the CACMS and CACME Secretariat. 

Responsibilities for CACMS and CACME:

Administration

• Responsible for the administrative and logistical support related to the meetings of the CACMS and the CACME and their sub-committees, including but not limited to scheduling meetings, invitations, tracking attendance, facility rental, catering, hospitality and hotel reservations, preparing agendas, meeting materials, drafting minutes and follow-up on action items.
• Assists the Accreditation Manager (Acting) and Accreditation Specialists with scheduling and communications.
• Coordinates Secretariat activities and collaborates with Accreditation Manager (Acting) and colleagues to streamline organizational workflows to ensure goals are met.
• Responsible for monitoring and escalating secretariat cyclical processes including maintaining team-based task management in MS Planner/OneNote and minuting internal meeting actions.
• Assist in the preparation and dissemination of instructions, background information and other documents necessary for accreditation visits.
• Supports the coordination of the accreditation process for new undergraduate and continuing medical education programs.
• Processes & tracks expenses and assists in the reconciliation of CACMS and CACME budgets; and
• Maintains appropriate electronic records and filing of documents.

External Engagement

• Reporting on interested parties’ consultations and communicating updated standards and elements in conjunction with CACMS and CACME Secretariat.
• Responding to general enquiries or escalate as appropriate.
• Responsible for regular content updates on websites for CACMS and CACME; and
• Other duties as assigned.

Direct Reports:

• None

Desired Qualifications and Experience:

• 2-4 years’ experience in business administration, accreditation or coordination role; or equivalent certification or post-secondary training.
• Proven ability to communicate complex information and ideas clearly and effectively, both verbally and in writing, in French and English.
• Tried and tested assessment, analytical, and critical-thinking skills.
• Outstanding interpersonal skills. You’ll be interacting daily with our Accreditation team, Secretariat and Committee Members, and with our valued sponsor organizations.
• Demonstrated attention to detail.
• Knowledge of the health care or medical education environment.
• Demonstrated ability to work with minimal supervision, exercising strong judgment in problem-solving or escalating issues.
• Strong and effective organizational skills.
• Ability to prioritize, multitask and execute tasks in a high-pressure environment.
• Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism.
• Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints.
• Proficient with various software programs, such as Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Box, Adobe, MS Teams, Planner, etc..
• Positive attitude and strong work ethic; and
• Willing to travel occasionally (minimum three times per year), work flexible hours or overtime to meet deadlines.

Language Skills:

• Bilingual proficiency in French and English is a mandatory requirement for this position; candidates must demonstrate fluency in both languages.

Nice to have, but we’ll also help you get there:

• Project coordinator experience.
• Progressive and varied experience in client services within the field of medical education.

Core competencies of all AFMC team members (essential):

• Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders.
• Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports.
• Displays strong comprehension of instructions and work assignments.
• Exhibits effective communication skills.
• Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner.
• Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team.
• Ensures compliance with AFMC, CACMS and CACME policies, procedures, and guidelines.
• Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately.
• Proactively responds to emerging tasks and/or issues.
• Manages conflict professionally and addresses it appropriately.
• Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player.
• Ability to work effectively in a virtual environment, involving active participation with cameras-on during interactions.
• Commits to continuous learning about Equity, Diversity, Inclusion and Belonging (EDIB) and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities:

• Extended periods of sitting, often at a computer workstation.
• Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact hr@afmc.ca. We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we’d like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period: Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot!) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment: You’ll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it’s like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn’t take longer than an hour to complete).

Technical Interview: This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion: Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One: This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References: Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).

Applications will be accepted until the position is filled. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

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Titre du poste : Coordonnateur(trice) de l’agrément (par interim jusqu’au 12 juillet 2027)

Lieu : À distance de partout au Canada

Service : Agrément

Supérieur(e) hiérarchique : Gestionnaire de l'agrément

Échelle salariale de départ : De $60,901.33 - $70,215.48 $ (Niveau 4)

Renseignements sur le poste

Joignez-vous à l'équipe de l'AFMC, où les innovations en matière d'éducation médicale se conjuguent à un environnement de travail souple et stimulant! En tant qu'équipe, nous sommes profondément attachés à un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'intégrité est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'équité est au cœur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail à distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise également l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une semaine de travail de 35 heures et à des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-être nous tient à cœur. Grâce à notre programme de retraite à prestations déterminées du HOOPP, vous êtes sur la bonne voie pour assurer votre sécurité financière à la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualité de vie!

À propos du CAFMC et du CAÉMC

L'agrément des programmes d’éducation médicale de premier cycle au Canada est assuré par le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC). Avec l'approbation de ses instances de parrainage (l'AFMC et l'AMC), le CAFMC a mis en place un système d'agrément rigoureux et complexe pour tous les programmes d’éducation médicale de premier cycle des facultés de médecine du Canada (y compris les nouvelles facultés).

Le processus d'agrément des unités d'éducation médicale continue participantes de toutes les facultés de médecine canadiennes est assuré par le Comité d'agrément de l'éducation médicale continue (CAÉMC), avec le soutien de ses instances de parrainage (l'AFMC, le Collège des médecins de famille du Canada, le Collège des médecins du Québec, le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et la Fédération des ordres des médecins du Canada).

Le CAFMC et le CAÉMC bénéficient du soutien d'un secrétariat composé de six membres : la secrétaire du CAFMC, le secrétaire adjoint du CAFMC, la gestionnaire de l'agrément (par intérim), deux spécialistes de l'agrément et un coordonnateur/une coordonnatrice de l'agrément. L'équipe travaille en collaboration pour soutenir les travaux du CAFMC et du CAÉMC.

Pour plus de renseignements sur le CAFMC et le CAÉMC, consultez leurs sites Web respectifs.

Sommaire du poste :                                                                                               

Relevant de la gestionnaire de l'agrément (par intérim), le coordonnateur/la coordonnatrice de l'agrément apporte son soutien au sein du secrétariat du CAFMC et du CAÉMC. Le/La titulaire du poste joue un rôle crucial dans la planification et la mise en œuvre des mesures d'amélioration de la qualité et du rendement dans nos facultés de médecine agréées au Canada, le suivi des procédures, la tenue des dossiers, la logistique des réunions et des visites d'agrément, ainsi que la préparation des procès-verbaux. Il/Elle est le principal soutien administratif du secrétariat du CAFMC et du CAÉMC.

Responsabilités envers le CAFMC et le CAÉMC :

Administration

• Est responsable du soutien administratif et logistique lié aux réunions du CAFMC et du CAÉMC et de leurs sous-comités, y compris, mais sans s'y limiter, la planification des réunions, les invitations, le suivi des présences, la location des locaux, la restauration, l'accueil et les réservations d'hôtel, la préparation des ordres du jour, les documents de réunion, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des mesures à prendre.
• Assiste la gestionnaire de l'agrément (par intérim) et les spécialistes de l'agrément dans les activités de planification et de communication.
• Coordonne les activités du secrétariat et collabore avec la gestionnaire de l'agrément (par intérim) et ses collègues afin de rationaliser les flux de travail organisationnels et de garantir la réalisation des objectifs.
• Est responsable du suivi et de la transmission des processus cycliques du secrétariat, y compris la gestion des tâches en équipe dans MS Planner/OneNote et la rédaction des procès-verbaux des réunions internes.
• Aide à la préparation et à la diffusion des instructions, des informations générales et des autres documents nécessaires aux visites d'agrément.
• Apporte son appui à la coordination du processus d'agrément pour les nouveaux programmes de premier cycle et d’éducation médicale continue.
• Traite et suit les dépenses et aide au rapprochement des budgets du CAFMC et du CAÉMC.
• Tient à jour les registres électroniques et le classement des documents appropriés.

Engagement externe

• Rendre compte des consultations des parties intéressées et communiquer les normes et éléments mis à jour en collaboration avec le CAFMC et le secrétariat du CAÉMC.
• Répondre aux demandes de renseignements généraux ou les transmettre de manière appropriée, le cas échéant.
• Assurer la mise à jour régulière du contenu des sites Web du CAFMC et du CAÉMC.
• S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.

Subordonnés directs

• Aucun

Qualifications et expérience requises :

• De 2 à 4 ans d'expérience dans un poste administratif, d'agrément ou de coordination ou certification équivalente ou formation postsecondaire.
• Capacité avérée à communiquer clairement et efficacement des informations et des idées complexes, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais.
• Compétences éprouvées en matière d'évaluation, d'analyse et de réflexion critique.
• Excellentes aptitudes relationnelles. Vous serez amené(e) à interagir quotidiennement avec notre équipe d'agrément, le secrétariat et les membres du comité, ainsi qu'avec nos précieuses instances de parrainage.
• Grand souci du détail.
• Connaissance du milieu des soins de santé ou de l’éducation médicale.
• Capacité avérée à travailler avec un minimum de supervision, en faisant preuve d'un jugement sûr pour résoudre les problèmes ou les porter à l’attention du supérieur ou de la supérieure hiérarchique.
• Solides compétences organisationnelles et efficacité.
• Capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à exécuter des tâches dans un environnement soumis à une forte pression.
• Grand sens du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme.
• Capacité à répondre efficacement aux demandes ou plaintes les plus sensibles.
• Maîtrise de divers logiciels, tels que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Box, Adobe, MS Teams, Planner, etc.
• Attitude positive et solide éthique de travail.
• Disponibilité pour voyager occasionnellement (au moins trois fois par an), travailler selon des horaires flexibles ou faire des heures supplémentaires pour respecter les délais.

Compétences linguistiques :

• La maîtrise du français et de l'anglais est une exigence obligatoire pour ce poste; les candidats doivent démontrer leur maîtrise des deux langues.

Ce serait un plus, mais nous vous aiderons également à y parvenir :

• Expérience en tant que coordinateur/coordonnatrice de projet.
• Expérience progressive et variée dans le domaine des services à la clientèle dans le secteur de l’éducation médicale.

Compétences fondamentales de tous les membres de l'équipe AFMC (essentielles) :

• Représenter les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusivité, respect, confiance) auprès des parties prenantes internes et externes.
• Planifier, organiser et hiérarchiser les charges de travail pour soi-même et/ou ses subordonnés directs.
• Faire preuve d'une bonne compréhension des instructions et des tâches assignées.
• Faire preuve de compétences efficaces en matière de communication.
• Être capable d'accomplir des tâches en temps voulu avec un minimum de suivi.
• Faire preuve d'un esprit de coopération avec la supervision ou au sein d'une équipe.
• Veiller au respect des politiques, procédures et directives de l'AFMC, du CAFMC et du CAÉMC.
• Faire preuve d'esprit critique pour résoudre les problèmes et les porter à l’attention des supérieurs hiérarchiques de manière appropriée.
• Réagir de manière proactive aux tâches et/ou problèmes émergents.
• Gérer les conflits de manière professionnelle et les résoudre de manière appropriée.
• Contribuer de manière positive à l'équipe et à l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et en travaillant en équipe.
• Faire preuve d’une capacité à travailler efficacement dans un environnement virtuel, impliquant une participation active avec caméras allumées pendant les interactions.
• S'engager à apprendre en permanence sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance (EDIA) et adhérer aux politiques et principes en matière d’EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilités, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilité pour travailler dans différents environnements, y compris dans un bureau à domicile, voyager occasionnellement et participer à des réunions en personne. En raison de ces exigences, l'employé(e) sera généralement amené(e) à exercer les activités suivantes :

• De longues périodes en position assise, souvent à un poste de travail informatique.
• Flexibilité des horaires de travail, y compris la possibilité d'effectuer des heures supplémentaires occasionnelles, afin de respecter les délais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires différents ou lors de déplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modélisant des comportements inclusifs et en gérant les préjugés de manière proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifiés à postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapées, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisées, les Autochtones, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Nous proposons également des aménagements à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec hr@afmc.ca. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Prochaines étapes :

Conformément à notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous présenter les prochaines étapes de notre processus de recrutement.

Période de présélection : Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Évaluation à faire à domicile : Vous aurez l'occasion de mettre vos compétences à l'épreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un aperçu du travail. (L'évaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique : Cette étape comprend une réunion virtuelle dirigée par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'évaluer vos capacités techniques ainsi que l'étendue et la diversité de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'à 45 minutes)

Discussion sur les valeurs : Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforçons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les vôtres sont compatibles. (Jusqu'à 30 minutes)

Entretien individuel facultatif : Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'équipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider à prendre sa décision. Pensez à un rendez-vous amical autour d'un café, sans le stress de la caféine. (Jusqu'à 20 minutes)

Références : Enfin, c'est l'étape finale. Nous vérifions les références pour valider notre compatibilité. (Notre objectif est de réaliser cette étape dans un délai de 5 jours ouvrables).

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.