People, Culture and Excellence (PCE) Coordinator (Term position) | Coordinatrice du personnel, de la culture et de l'excellence (PCE) (poste à durée déterminée)

Job Title: People, Culture and Excellence (PCE) Coordinator

Location: Remote within Canada

Department: People, Culture and Excellence

Reports To: Sr. Manager, People, Culture and Excellence

Starting Salary Range: $60,901.33 - $70,215.48 (grade 4)

Job Information:

Come join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!

Job Summary:

This is a full-time, 13-month term position with the possibility of a 6-month extension. As a pivotal member of the People, Culture and Excellence team, the People, Culture and Excellence (PCE) Coordinator is the first point of contact for all PCE related queries and functions to ensure the smooth operation of PCE processes. Reporting to the Senior Manager, PCE, the incumbent engages in all employee life-cycle events, policy writing and development and roll-out of initiatives that contribute to the overall well-being of employees. This position plays a key role in fostering a supportive and positive workplace culture that enhances employee wellness.

Role Responsibilities:

• Act as the primary contact for all PCE-related inquiries, offering guidance to employees and leadership.
• Oversee all aspects of recruitment, onboarding, performance management, leaves, and offboarding processes.
• Coordinate wellness initiatives, employee engagement programs, and recognition activities to enhance workplace culture.
• Coordinate the performance review process, ensuring proper documentation and follow-up.
• Support conflict resolution, disciplinary actions, and performance improvement plans.
• Assist in implementing DEI initiatives and monitor progress toward inclusion goals.
• Ensure adherence to PCE policies and compliance with organizational and legal standards.
• Coordinate training sessions, track attendance, and gather feedback to measure program effectiveness.
• Participate as a member of the Joint Health, Safety & Wellness and Social Committees and act as the PCE team member actively supporting events and initiatives.
• Assist in organizing staff events, recognition programs, and milestone celebrations.
• Provide support for special HR initiatives, surveys, audits, and strategic projects as assigned by leadership.
• Analyze employee data related to performance, turnover, and engagement to inform decision-making.
• Ensure the confidentiality of employee and organizational information.
• Willing to travel occasionally and to work flexible hours to meet deadlines, as required and
• Other duties as assigned

Direct Reports:

None

What you’ll need to be successful in the role (essential qualifications):

• Post-secondary education in Human Resources, Business Administration, or a related field, or equivalent work experience.
• Minimum two years’ experience in a coordination position, ideally within HR or a people-focused environment.
• Demonstrated ability to approach issues with empathy and a focus on building positive relationships, ensuring solutions are fair and supportive for all parties involved.
• Exceptional interpersonal skills with the ability to communicate effectively, listen actively, and exercise good judgment and tact when addressing employee concerns and fostering a supportive work environment.
• Solid understanding of Employment Standards Act (ESA) regulations, HR best practices, and legal requirements to ensure compliance with organizational policies and employment laws.
• Commitment to confidentiality and discretion, with the ability to handle sensitive information responsibly and maintain employee trust.
• Strong attention to detail when creating and maintaining contracts, reports, and other documentation, ensuring accuracy and consistency.
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), with the ability to use these tools to create reports, track employee data, and manage communication effectively.
• Proactive problem-solving abilities, with the capacity to address routine inquiries and issues independently while escalating more complex matters to appropriate leadership.
• Ability to prioritize and manage multiple tasks efficiently in a fast-paced environment, balancing short-term demands with long-term goals.
• Team-oriented mindset, with a demonstrated ability to collaborate effectively across departments and contribute to the overall success of PCE initiatives.
• Bilingual (English and French) oral, written and reading comprehension skills.

Nice to have, but we’ll also help you get there:

• HR Designation (CHRP, CHRL)

Core competencies of all AFMC team members (essential):

• Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders.
• Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports.
• Displays strong comprehension of instructions and work assignments.
• Exhibits effective communication skills.
• Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner.
• Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision.
• Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines.
• Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately.
• Proactively responds to emerging tasks and/or issues.
• Manages conflict professionally and addresses it appropriately.
• Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player.
• Ability to work effectively in a virtual environment, involving active participation with cameras-on during interactions.
• Commits to continuous learning about EDIB and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities:

• Extended periods of sitting, often at a computer workstation.
• Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact hr@afmc.ca. We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we’d like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period: Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot!) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment: You’ll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it’s like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn’t take longer than an hour to complete).

Technical Interview: This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion: Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One: This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References: Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).

Applications will be accepted until the position is filled. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

Applications will be accepted until the position is filled. The first round of interviews will take place the week of December 8th, 2025. The anticipated start date is mid-January.

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

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Titre du poste : Coordinatrice du personnel, de la culture et de l'excellence (PCE)

Lieu : À distance de partout au Canada

Service : Personnes, culture et excellence (PCE)

Supérieur(e) hiérarchique : Gestionnaire principale, personnel, de la culture et de l'excellence

Échelle salariale de départ : De $60,901.33 - $70,215.48 $ (Niveau 4)

Renseignements sur le poste

Joignez-vous à l'équipe de l'AFMC, où les innovations en matière d'éducation médicale se conjuguent à un environnement de travail souple et stimulant! En tant qu'équipe, nous sommes profondément attachés à un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'intégrité est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'équité est au cœur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail à distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise également l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une semaine de travail de 35 heures et à des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-être nous tient à cœur. Grâce à notre programme de retraite à prestations déterminées du HOOPP, vous êtes sur la bonne voie pour assurer votre sécurité financière à la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualité de vie!

Sommaire du poste

Ce poste est à temps plein, d'une durée de 13 mois, avec possibilité de prolongation de 6 mois. En tant que membre essentiel de l'équipe Personnes, Culture et Excellence, le coordinateur/la coordinatrice Personnes, Culture et Excellence (PCE) est le premier point de contact pour toutes les questions et fonctions liées au pilier PCE, afin d'assurer le bon fonctionnement des processus en la matière. Sous la responsabilité du/de la gestionnaire principal(e), le/la titulaire du poste participe à tous les événements liés au cycle de vie des employés, à la rédaction et à l'élaboration de politiques ainsi qu'au lancement d'initiatives qui contribuent au bien-être général des employés. Le/la titulaire du poste joue un rôle clé dans la promotion d'une culture d'entreprise positive et favorable au bien-être des employés.

Responsabilités

• Servir de contact principal pour toutes les demandes liées au pilier PCE, en offrant des conseils aux employés et à la direction.
• Superviser tous les aspects du recrutement, de l'intégration, de la gestion du rendement, des congés et des processus de départ.
• Coordonner les initiatives en matière de bien-être, les programmes de mobilisation des employés et les activités de reconnaissance afin d'améliorer la culture du lieu de travail.
• Coordonner le processus d'évaluation du rendement, en veillant à ce que la documentation et le suivi soient appropriés.
• Apporter son soutien en ce qui a trait à la résolution des conflits, les mesures disciplinaires et les plans d'amélioration du rendement.
• Contribuer à la mise en œuvre d’initiatives d'inclusion sociale et suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs d'inclusion.
• Veiller au respect des politiques du pilier PCE et à la conformité avec les normes organisationnelles et juridiques.
• Coordonner les séances de formation, suivre la participation et recueillir les réactions pour mesurer l'efficacité du programme.
• Participer en tant que membre des comités mixtes de santé, de sécurité et de bien-être et des comités sociaux et agir en tant que membre de l'équipe des PCE en offrant un soutien actif aux événements et aux initiatives.
• Participer à l'organisation d'événements pour le personnel, de programmes de reconnaissance et de célébrations d'étapes importantes.
• Apporter son soutien à des initiatives spéciales en matière de ressources humaines, à des enquêtes, à des audits et à des projets stratégiques, conformément aux instructions de la direction.
• Analyser les données relatives aux employés en ce qui concerne le rendement, le roulement du personnel et la mobilisation afin d'orienter la prise de décision.
• Assurer la confidentialité des renseignements relatifs aux employés et à l'organisation.
• Être disposé(e) à voyager occasionnellement et à travailler selon un horaire flexible pour respecter les échéances, le cas échéant, et prêt(e) à travailler en équipe.
• Être prêt(e) à vous acquitter des autres tâches qui vous sont confiées.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce poste (qualifications essentielles):

• Formation post-secondaire en ressources humaines, en gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
• Au moins deux ans d'expérience dans un poste de coordination, idéalement dans le domaine des ressources humaines ou dans un environnement axé sur les personnes.
• Capacité avérée à aborder les problèmes avec empathie et à se concentrer sur l'établissement de relations positives, en veillant à ce que les solutions soient équitables et favorables à toutes les parties concernées.
• Compétences interpersonnelles exceptionnelles avec la capacité de communiquer efficacement, d'écouter activement et de faire preuve de discernement et de tact lorsqu'il s'agit de répondre aux préoccupations des employés et de favoriser un environnement de travail positif.
• Solide compréhension de la réglementation de la loi sur les normes d'emploi, des meilleures pratiques en matière de ressources humaines et des exigences juridiques afin de garantir la conformité avec les politiques de l'organisation et les lois sur l'emploi.
• Engagement en faveur de la confidentialité et de la discrétion, avec la capacité de traiter des informations sensibles de manière responsable et de maintenir la confiance des employés.
• Grand souci du détail lors de la création et de la mise à jour de contrats, de rapports et d'autres documents, afin d'en assurer l'exactitude et la cohérence.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), avec la capacité d'utiliser ces outils pour créer des rapports, suivre les données relatives aux employés et gérer efficacement la communication.
• Aptitude à résoudre les problèmes de manière proactive, avec la capacité de traiter les demandes et les problèmes de routine de manière indépendante tout en transmettant les questions plus complexes à la direction appropriée.
• Capacité à établir des priorités et à gérer efficacement des tâches multiples dans un environnement en constante évolution, en conciliant les exigences à court terme et les objectifs à long terme.
• Esprit d'équipe, avec une capacité démontrée à collaborer efficacement entre les départements et à contribuer au succès global des initiatives du pilier PCE.
• Bilinguisme (anglais et français) à l'oral, à l'écrit et en lecture.

Atouts, mais nous vous aiderons également à les acquérir :

• Titre RH (CRHA, CRIA)

Compétences de base de tous les membres de l’équipe de l’AFMC (essentielles) :

• Représente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusion, respect, confiance) auprès des intervenants internes et externes.
• Planifie, organise et hiérarchise la charge de travail pour lui-même/elle-même ou pour ses subordonnés directs.
• Fait preuve d'une grande compréhension des instructions et des tâches qui lui sont confiées.
• Fait preuve d'une bonne capacité de communication.
• On peut lui faire confiance pour mener à bien des tâches avec un minimum de suivi et dans des délais raisonnables.
• Travaille en coopération avec ses supérieurs ou au sein d'une équipe ; dans le cas des directeurs, fait preuve d'une supervision efficace de l'équipe.
• Veille au respect des politiques, procédures et lignes directrices de l'organisation.
• Applique la pensée critique à la résolution des problèmes, en faisant remonter les problèmes de manière appropriée.
• Réagit de manière proactive aux nouvelles tâches et/ou aux nouveaux problèmes.
• Gère les conflits de manière professionnelle et les aborde de manière appropriée.
• Contribuer positivement à l'équipe et à l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et d'un esprit d'équipe.
• Participe activement avec caméra allumée pendant les interactions.
• S'engage à se former continuellement sur les questions d’équité, diversité, inclusion et appartenance (EDIA) et adhère aux politiques et principes de l'EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilités, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilité pour travailler dans différents environnements, y compris dans un bureau à domicile, voyager occasionnellement et participer à des réunions en personne. En raison de ces exigences, l'employé(e) sera généralement amené(e) à exercer les activités suivantes :

• De longues périodes en position assise, souvent à un poste de travail informatique.
• Flexibilité des horaires de travail, y compris la possibilité d'effectuer des heures supplémentaires occasionnelles, afin de respecter les délais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires différents ou lors de déplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modélisant des comportements inclusifs et en gérant les préjugés de manière proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifiés à postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapées, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisées, les Autochtones, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Nous proposons également des aménagements à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec hr@afmc.ca. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Prochaines étapes :

Conformément à notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous présenter les prochaines étapes de notre processus de recrutement.

Période de présélection : Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Évaluation à faire à domicile : Vous aurez l'occasion de mettre vos compétences à l'épreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un aperçu du travail. (L'évaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique : Cette étape comprend une réunion virtuelle dirigée par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'évaluer vos capacités techniques ainsi que l'étendue et la diversité de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'à 45 minutes)

Discussion sur les valeurs : Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforçons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les vôtres sont compatibles. (Jusqu'à 30 minutes)

Entretien individuel facultatif : Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'équipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider à prendre sa décision. Pensez à un rendez-vous amical autour d'un café, sans le stress de la caféine. (Jusqu'à 20 minutes)

Références : Enfin, c'est l'étape finale. Nous vérifions les références pour valider notre compatibilité. (Notre objectif est de réaliser cette étape dans un délai de 5 jours ouvrables).

Les candidatures seront acceptées jusqu'à ce que le poste soit pourvu. La première série d'entretiens aura lieu la semaine du 8 décembre. La date de début prévue est mi-janvier.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.