Accreditation Manager (18-month term position with possibility of extension) / Gestionnaire de l’agrément (Poste d'une durée de 18 mois avec possibilité de prolongation)

Job Title: Accreditation Manager – 18-month term position with possibility of extension 

Location: Remote within Canada

Department: Accreditation

Reports To: AFMC President and CEO 

Starting Salary Range: $91,588.04 - $109,476.96 (grade 7) 

Job Summary: 

The Association of Faculties of Medicine of Canada (AFMC), as secretariat to the Committee on Accreditation of Canadian Medical Schools (CACMS) and to the Committee on Accreditation of Continuing Medical Education (CACME), is seeking an exceptional candidate to fill the role of Accreditation Manager to CACMS and CACME. The CACMS and CACME are the accrediting bodies that oversee the accreditation of Canadian MD programs and university-based Offices of Continuing Medical Education respectively. 

Reporting​ currently​ to the AFMC President and CEO, the Accreditation Manager is responsible for the overall administrative leadership and operational coordination of the accreditation processes for Canadian MD programs and continuing ​medical education ​​(CME)​​ ​offices. This includes oversight of all procedurals, logistical, and communication activities related to accreditation. 

Role Responsibilities: 

• Provide strategic leadership and long-term planning guidance to CACMS and CACME, including the development and execution of initiatives that reflect the priorities of sponsoring organizations, such as budget planning, risk management, and resource mobilization. 

• ​​​Support CACMS and CACME in strategic discussions and collaborations with external partners, ensuring alignment with innovations in medical education and accreditation best practices​.​ 

• Provide overall administrative leadership for CACMS and CACME accreditation activities, ensuring alignment with national and international standards such as WFME and ACCME. 

• Oversee all aspects of accreditation operations, including planning and coordination of visits, managing documentation, timelines, communications, and workflow execution. 

• Oversee all CACMS and CACME meetings and subcommittees, including preparing agendas, materials, and minutes, and ensuring timely follow-up on decisions. 

• Draft correspondence and reports to medical schools, CPD offices, and other partners, communicating Committee decisions and accreditation outcomes. ​​ 

• Oversee and support guidance on accreditation policies, procedures, and standards for faculties of medicine and CME offices.

• Support the development and delivery of training and guidance materials for institutional staff, accreditation visit teams, and Committee members. 

• Manage the annual accreditation budget(s), including preparation, reconciliation, and reporting. 

• Guide the ongoing development, maintenance, and updating of accreditation manuals, protocols, templates, and tools. 

• ​​​Support ​​​​special projects, including the implementation and improvement of the Accreditation Management System, including vendor coordination, user support, and process integration. 

• Support consultations with interested parties to inform updates to accreditation standards, policies, and processes. 

• Promote continuous improvement, quality assurance, and consistency across all accreditation-related activities. 

• Mentor, coach and set performance targets for direct reports fostering a culture of continuous improvement.    

• Develop and empower direct reports by providing guidance and opportunities to develop their skills by taking on new challenges and responsibilities.   

• Other duties as assigned.  

Direct Reports: 

• Accreditation S​r./​Specialists 

What you’ll need to be successful in the role (essential qualifications): 

• Minimum of 5 years’ senior-level experience in accreditation, health education, or program administration. 

• Post secondary education in public health administration, policy or a related field. 

• Proven leadership in managing teams and complex projects in health education or related environments. 

• Demonstrated experience of accreditation processes, standards, and policy interpretation. 

• Strong business acumen and adaptability to an evolving and transforming accreditation work environment. 

• Strong track record of partner and community engagement.  

• Experience in strategic planning and execution related to health and health education initiatives. 

• Strong organizational, analytical, and project management skills. 

• Advanced computer literacy including MS Office, project software, and content management systems. 

• Demonstrated ability to work under pressure, manage confidential information, and make high-stakes decisions. 

• Willingness to travel and work flexible hours as required.  

• Proficient communication skills, including fluency in both English and French (written and oral). 

Nice to have, but we’ll also help you get there: 

• Previous experience working in a remote environment  

Core competencies of all AFMC team members: 

• Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external partners. 

• Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports. 

• Displays strong comprehension of instructions and work assignments. 

• Exhibits effective communication skills. 

• Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner. 

• Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision. 

• Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines. 

• Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately. 

• Proactively responds to emerging tasks and/or issues. 

• Manages conflict professionally and addresses it appropriately. 

• Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player. 

• Actively participates with cameras-on during interactions. 

• Commits to continuous learning about EDIB and adheres to EDIB policies and principles. 

Working Environment:  

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities: 

• Extended periods of sitting, often at a computer workstation. 

• Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel. 

Accessible Participation: 

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles. We believe in and promote the rights of all persons with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA 2005) and its related Accessibility Standards Regulations. To meet this responsibility, the AFMC will make appropriate accommodations available. As required, please inform Human Resources of the nature of any accommodation(s) at any point throughout the recruitment process to ensure your equal participation. 

Job Information: 

Come join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!  

Next steps: 

Aligned with our commitment to transparency, we’d like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.  

Screening Period: Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot, promise!) will give it a thorough look.  

Take-Home Assessment: You'll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it's like a sneak peek into the job. 

Technical Interview: Let's dive into the nitty-gritty of the role. It's the technical lowdown, but don't worry, we're not trying to stump you.  

Values Interview: Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. It's all about good vibes. 

Optional One-on-One: This final interview stage is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. 

References: Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. It's all about sealing the deal! 

Applications will be accepted until the position is filled. The anticipated start date is January 2026. 

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted. 

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Titre du poste : Gestionnaire de l’agrément – Poste d'une durée de 18 mois avec possibilité de prolongation

Lieu : À distance de partout au Canada

Service : Agrément

Supérieur(e) hiérarchique : Présidente-directrice générale de l'AFMC 

Échelle salariale de départ : $91,588.04 - $109,476.96 (grade 7)  

Sommaire du poste : 

L'Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), en tant que secrétariat du Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) et du Comité d'agrément de l’éducation médicale continue (CAÉMC) est à la recherche d’un(e) candidat(e) exceptionnel(le) pour occuper le poste de gestionnaire de l'agrément au sein du CAFMC et du CAÉMC. Le CAFMC et le CAÉMC sont les organismes d'agrément qui supervisent respectivement l'agrément des programmes de médecine canadiens et des unités universitaires d’éducation médicale continue. 

Relevant actuellement d e la présidente-directrice générale de l'AFMC, le/la gestionnaire de l'agrément est responsable de la direction administrative générale et de la coordination opérationnelle des processus d'agrément des programmes de médecine et des unités d’éducation médicale continue (EMC) au Canada. Cela comprend la supervision de toutes les activités procédurales, logistiques et de communication liées à l'agrément. 

Responsabilités : 

• Assurer le leadership stratégique et fournir des conseils en matière de planification à long terme au CAFMC et au CAÉMC, y compris l'élaboration et la mise en œuvre d'initiatives qui reflètent les priorités des instances de parrainage, telles que la planification budgétaire, la gestion des risques et la mobilisation des ressources. 

• Soutenir le CAFMC et le CAÉMC dans les discussions stratégiques et les collaborations avec des partenaires externes, en veillant à l'harmonisation avec les innovations en matière d’éducation médicale et les meilleures pratiques d'agrément.  

• Assurer la direction administrative générale des activités d'agrément du CAFMC et du CAÉMC, en veillant à assurer l’harmonisation avec les normes nationales et internationales telles que celles de la WFME et de l'ACCME. 

• Superviser tous les aspects des activités d'agrément, y compris la planification et la coordination des visites, la gestion de la documentation, les délais, les communications et l'exécution des flux de travail. 

• Superviser toutes les réunions et sous-comités du CAFMC et du CAÉMC, y compris la préparation des ordres du jour, des documents et des procès-verbaux, et veiller au suivi en temps opportun des décisions. 

• Rédiger la correspondance et les rapports destinés aux facultés de médecine, aux unités de DPC et aux autres partenaires, en communiquant les décisions du comité et les résultats de l'agrément.  

• Superviser les facultés de médecine et les unités de DPC, en fournissant des conseils sur les politiques, les procédures et les normes d'agrément. 

• Soutenir l'élaboration et la diffusion de documents de formation et d'orientation destinés au personnel des établissements, aux équipes de visite d'agrément et aux membres du comité. 

• Gérer le ou les budgets annuels d'agrément, y compris la préparation, le rapprochement et l'établissement de rapports. 

• Guider le développement, la maintenance et la mise à jour continus des manuels, protocoles, modèles et outils d'agrément. 

• Soutenir les projets spéciaux, y compris la mise en œuvre et l'amélioration du système de gestion de l'agrément, notamment la coordination des fournisseurs, l'assistance aux utilisateurs et l'intégration des processus. 

• Appuyer les consultations avec les parties prenantes pour orienter les mises à jour des normes, politiques et processus d'agrément. 

• Promouvoir l'amélioration continue, l'assurance qualité et la cohérence dans toutes les activités liées à l'agrément. 

• Encadrer et fixer des objectifs de rendement pour les subordonnés directs afin de favoriser une culture d'amélioration continue.    

• Développer et responsabiliser les subordonnés directs en leur fournissant des conseils et des occasions de développer leurs compétences en relevant de nouveaux défis et en assumant de nouvelles responsabilités.   

• S’acquitter des autres tâches qui vous sont confiées.  

Subordonnés directs : 

• Spécialistes principaux de l'agrément 

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce poste (qualifications essentielles) : 

• Au moins 5 ans d'expérience à un poste de haut niveau dans le domaine de l'agrément, de l'éducation à la santé ou de l'administration de programmes. 

• Éducation postsecondaire en administration de la santé publique, en politique ou dans un domaine connexe. 

• Compétences avérées en matière de gestion d'équipes et de projets complexes dans le domaine de l'éducation à la santé ou dans des environnements connexes. 

• Expérience avérée des processus d'agrément, des normes et de l'interprétation des politiques. 

• Sens aigu des affaires et capacité d'adaptation à un environnement de travail en constante évolution et transformation dans le domaine de l'agrément. 

• Solide expérience en matière d'engagement des partenaires et de la communauté.  

• Expérience en matière de planification stratégique et d'exécution liée aux initiatives dans le domaine de la santé et de l'éducation sanitaire. 

• Solides compétences en matière d'organisation, d'analyse et de gestion de projets. 

• Maîtrise avancée de l'informatique, notamment MS Office, les logiciels de gestion de projet et les systèmes de gestion de contenu. 

• Capacité avérée à travailler sous pression, à gérer des informations confidentielles et à prendre des décisions à haut risque. 

• Disponibilité pour voyager et travailler selon des horaires flexibles, si nécessaire. 

• Excellentes compétences en communication, notamment maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral). 

Atouts, mais nous vous aiderons également à les acquérir : 

• Expérience préalable dans un environnement distant.  

Compétences de base de tous les membres de l’équipe de l’AFMC (essentielles) : 

• Représente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusivité, respect, confiance) auprès des partenaires internes et externes. 

• Planifie, organise et hiérarchise les charges de travail pour soi-même et/ou ses subordonnés directs. 

• Fait preuve d'une bonne compréhension des instructions qui lui sont transmises et des tâches qui lui sont confiées. 

• Fait preuve de compétences efficaces en communication. 

• Capacité à accomplir les tâches de manière fiable, avec un minimum de suivi et dans les délais impartis. 

• Fait preuve d'un esprit de coopération avec la hiérarchie ou au sein d'une équipe; pour les gestionnaires, fait preuve d'une supervision efficace de l'équipe. 

• Veille au respect des politiques, procédures et directives de l'organisation. 

• Fait preuve d'esprit critique pour résoudre les problèmes et les signaler à un niveau supérieur de manière appropriée. 

• Réagit de manière proactive aux tâches et/ou problèmes émergents. 

• Gère les conflits de manière professionnelle et les résout de manière appropriée. 

• Contribue de manière positive à l'équipe et à l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et en travaillant en équipe. 

• Participe activement aux interactions, caméra allumée. 

• S'engage à poursuivre une formation continue en matière d’EDIA et à respecter les politiques et principes qui y sont associés. 

Milieu de travail : 

Dans l’exercice de ses fonctions, la personne titulaire du poste devra faire preuve de flexibilité afin d’accomplir ses tâches dans divers environnements, y compris le télétravail, les déplacements occasionnels et la participation à des réunions en personne. Par conséquent, elle sera généralement appelée à : 

• Passer de longues périodes en position assise, souvent devant un poste de travail informatique; 

• Faire preuve de flexibilité dans les horaires de travail, y compris la possibilité de faire des heures supplémentaires occasionnelles, afin de respecter les délais des projets, en particulier lors de la coordination avec différents fuseaux horaires ou lors de déplacements. 

Participation accessible :   

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans tous ses milieux de travail, et cherche à employer des personnes qui partagent son engagement à promouvoir et à mettre en pratique ces principes. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées, tels qu'ils sont énoncés dans le Code des droits de la personne de l'Ontario et dans la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO 2005) et ses règlements connexes sur les normes d'accessibilité, et nous en faisons la promotion. Afin de s'acquitter de cette responsabilité, l'AFMC mettra en place les aménagements appropriés. Au besoin, veuillez informer les Ressources humaines de la nature de tout aménagement nécessaire à tout moment au cours du processus de recrutement afin de garantir votre participation équitable. 

Renseignements sur le poste : 

Joignez-vous à l'équipe de l'AFMC, où les innovations en matière d'éducation médicale se conjuguent à un environnement de travail souple et stimulant ! En tant qu'équipe, nous sommes profondément attachés à un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'intégrité est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'équité est au cœur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail à distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise également l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une semaine de travail de 35 heures et à des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-être nous tient à cœur. Grâce à notre programme de retraite à prestations déterminées du HOOPP, vous êtes sur la bonne voie pour assurer votre sécurité financière à la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualité de vie ! 

Prochaines étapes :  

Conformément à notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous présenter les prochaines étapes de notre processus de recrutement.  

Période de présélection : Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables). 

Évaluation à faire à domicile : Vous aurez l'occasion de mettre vos compétences à l'épreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un aperçu du travail. (L'évaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).  

Entretien technique : Cette étape comprend une réunion virtuelle dirigée par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'évaluer vos capacités techniques ainsi que l'étendue et la diversité de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'à 45 minutes) 

Discussion sur les valeurs : Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforçons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les vôtres sont compatibles. (Jusqu'à 30 minutes) 

Entretien individuel facultatif : Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'équipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider à prendre sa décision. Pensez à un rendez-vous amical autour d'un café, sans le stress de la caféine. (Jusqu'à 20 minutes) 

Références : Enfin, c'est l'étape finale. Nous vérifions les références pour valider notre compatibilité. 

Les candidatures seront acceptées jusqu'à ce que le poste soit pourvu. La date de prise de fonction prévue est janvier 2026. 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.