Project Assistant, NCIME (term position)

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Job Summary:

The Association of Faculties of Medicine of Canada is the secretariat and a partner of the National Consortium for Indigenous Medical Education (NCIME) alongside the Indigenous Physicians Association of Canada, the College of Family Physicians of Canada, the Medical Council of Canada and the Royal College of Physicians and Surgeons of Canada. The NCIME is overseen by a Governing Council and directed by an Executive Committee comprised of Indigenous Physicians and leaders from each of the participating partner organizations.


Reporting to the Project Manager, the Project Assistant will work closely with the project team and is responsible for providing administrative and clerical support to the project including scheduling, logistics, communications and project administration.


Responsibilities:

• Coordinate/schedule meetings and teleconferences for all project-related committees, working groups and activities;

• Draft project materials such as agendas, slide decks, articles, and meeting minutes;

• Coordinate and support meetings throughout the year, with guidance from the Project Manager, including: sending invitations; tracking responses; ensuring room set up and technology needs; assisting with travel arrangements; and working with AFMC meeting planners to book catering (food and beverage) and venue specifications;

• Prepare and distribute meeting materials (packages, name badges) and facilitation supplies;

• Prepare, process and track expense claims, invoices and reimbursements;

• Proof materials and activity reports as required;

• Handle routine inquiries pertaining to the project;

• Update and maintain accurate contact information database;

• Communicate with external contacts as required.

• Maintain files / filing system (hard copies and electronic);

• Collect and organize project resources;

• Create templates as required (tracking, forms) and manage information to populate the templates;

• Assist in creating regular progress updates to stakeholders;

• Set up/Manage WRIKE software data entry and deliverables in the project; reporting accordingly; and

• Liaise with consultants to track their deliverables.

• Assist with the reconciliation of project accounts by ensuring receivables and payables are provided to the finance department on time;

• Provide support to update the AFMC annual forecasts/actuals and any project related external budgets/expenditures on a regular basis;

• Assist with tracking key activities (including Deliverables, KT and Dissemination, Risks) that will be utilized in project reporting; including indicating any areas of slippage

• Other duties as assigned.



Direct Reports:

• None.


Desired Qualifications and Experience:

• Experience working with Indigenous communities, organizations and individuals;

• Minimum 2 years of experience in a project-based or administrative capacity;

• Post-secondary education in business administration or related discipline or equivalent combination of education and experience;

• Valid PMP/CAPM certification or working towards certification – Asset.

• Strong sense of Indigenous rights, justice, equity and accountability;

• Advanced knowledge of scheduling programs and Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);

• Experience with project management software;

• Knowledge of project management principles and concepts;

• Experience contributing to the creation of reports including financial and progress reporting to federal government;

• Forward thinking with the proven ability to take initiative, and recommend solutions to challenges;

• Ability to establish and maintain strong working relationships in a team setting and build collaborative cross-functional relationships;

• Strong interpersonal skills, including an ability to develop and maintain relationships with internal and external stakeholders;

• Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests and changing priorities;

• Highly motivated, positive attitude and the ability to work independently within a virtual team;

• Keen attention to detail, effective time management skills and ability to learn quickly;

• Ability to resolve routine questions and problems and know when to refer more complex issues to manager;

• Fluency in an Indigenous language and/or in French is a strong asset; and

• Willing to travel occasionally, work flexible hours or overtime to meet project deadlines.



Physical Demands:

While performing the duties of this job, the employee is regularly required to:

• Sit, stand and occasionally required to walk or move around a physical or remote office environment;

• May be asked to lift and move up to 15lbs.

Work Environment:

The work environment described is a representation of those an employee encounters while performing the essential functions of this role. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.


Application Process:

Preference will be given to self-identified Indigenous applicants with demonstrated connections and commitment to advancing Indigenous health or Indigenous medical education. Non-Indigenous applicants who possess the requisite experience and skills and have prior experience working with Indigenous communities, organizations and individuals are also encouraged to apply.


The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles. We believe in and promote the rights of all persons with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA 2005) and its related Accessibility Standards Regulations. To meet this responsibility, the AFMC will make appropriate accommodations available. As required, please inform Human Resources of the nature of any accommodation(s) at any point throughout the recruitment process to ensure your equal participation.


Applications will be accepted until September 16, 2022. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.



Sommaire du poste

L'Association des facultés de médecine du Canada est le secrétariat et un partenaire du Consortium national pour la formation médicale en santé autochtone (CNFMSA) aux côtés de l'Association des médecins autochtones du Canada, du Collège des médecins de famille du Canada, du Conseil médical du Canada et du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada. Le CNFMSA est supervisé par un conseil d'administration et dirigé par un comité exécutif composé de médecins autochtones et de dirigeants de chacune des organisations partenaires participantes.


Sous la responsabilité du/de la gestionnaire de projet, l'adjoint(e) de projet travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de projet et sera chargé de fournir un soutien administratif et de bureau au projet, notamment en ce qui concerne le calendrier, la logistique, les communications et l'administration du projet.


Responsabilités

• Coordonner/programmer les réunions et les téléconférences pour tous les comités, groupes de travail et activités liés au projet.

• Rédiger des documents de projet tels que des ordres du jour, des diaporamas, des articles et des comptes rendus de réunion.

• Coordonner les réunions et y apporter son soutien tout au long de l'année, avec l'aide du/de la gestionnaire de projet, notamment en envoyant des invitations, en assurant le suivi des réponses, en veillant à l'aménagement des salles et aux besoins technologiques, en aidant à organiser les déplacements et en travaillant avec les planificateurs de réunions de l'AFMC pour réserver les services de restauration (aliments et boissons) et les spécifications des lieux.

• Préparer et distribuer le matériel de réunion (paquets, insignes nominatifs) et les fournitures d’animation.

• Préparer, traiter et suivre les demandes de remboursement de frais, les factures et les remboursements.

• Vérifier les documents et les rapports d'activité, selon les besoins.

• Traiter les demandes de renseignements courantes relatives au projet.

• Mettre à jour et maintenir une base de données de coordonnées précises.

• Communiquer avec des contacts externes, selon les besoins.

• Tenir à jour les dossiers / le système de classement (copies papier et électronique).

• Recueillir et organiser les ressources du projet.

• Créer des modèles selon les besoins (suivi, formulaires) et gérer l’information pour alimenter les modèles.

• Aider à créer des mises à jour régulières de l'état d'avancement pour les intervenants.

• Mettre en place/gérer la saisie des données et des produits livrables du logiciel WRIKE dans le cadre du projet; établir des rapports en conséquence.

• Assurer la liaison avec les consultants pour suivre leurs livrables.

• Contribuer au rapprochement des comptes du projet en veillant à ce que les comptes débiteurs et créditeurs soient fournis au département financier en temps voulu.

• Fournir un soutien pour la mise à jour des prévisions/réalisations annuelles de l'AFMC et de tout budget/dépense externe lié au projet sur une base régulière.

• Aider à suivre les activités clés (y compris les livrables, le transfert des connaissances et la diffusion, les risques) qui seront utilisées dans les rapports sur le projet, y compris l'indication de tous les domaines de dérapage.

• S’acquitter des autres tâches qui lui sont confiées.


Subordonnés directs

• Aucun.


Qualifications et expérience souhaitées

• Expérience de travail avec des communautés, des organisations et des individus autochtones.

• Au moins 2 ans d'expérience dans un projet ou une capacité administrative.

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d'études et d'expérience.

• Certification PMP/CAPM valide ou en cours de certification - Atout.

• Sens aigu des droits des Autochtones, de la justice, de l'équité et de la responsabilité.

• Connaissance avancée des programmes de planification et de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

• Expérience avec un logiciel de gestion de projet.

• Connaissance des principes et des concepts de la gestion de projet.

• Expérience de la contribution à la création de rapports, notamment de rapports financiers et de rapports d'étape destinés au gouvernement fédéral.

• Esprit d'initiative et capacité avérée à prendre des initiatives et à recommander des solutions aux problèmes.

• Capacité à établir et à maintenir de solides relations de travail au sein d'une équipe et à établir des relations de collaboration interfonctionnelles.

• Solides compétences interpersonnelles, y compris une capacité à développer et à entretenir des relations avec les intervenants internes et externes.

• Souplesse et capacité à gérer plusieurs demandes concurrentes et des priorités changeantes.

• Grande motivation, attitude positive et capacité à travailler de manière autonome au sein d'une équipe virtuelle.

• Grand souci du détail, bonne gestion du temps et capacité d'apprendre rapidement.

• Capacité à résoudre les questions et problèmes courants et à savoir quand porter à l’attention du/de la gestionnaire les questions plus complexes.

• La maîtrise d'une langue autochtone et/ou du français constitue un atout important.

• Prêt à voyager occasionnellement, à travailler selon un horaire flexible ou à faire des heures supplémentaires pour respecter les échéances des projets.



Exigences physiques

• Dans l’exercice des fonctions liées à ce poste, l’employé(e) doit régulièrement s’asseoir, se tenir debout et à l’occasion marcher ou se déplacer dans le bureau.

• Il peut arriver que l’on demande à l’employé(e) de soulever ou déplacer des charges pouvant peser jusqu’à 15 livres.



Milieu de travail

Le milieu de travail décrit représente le genre de milieu au sein duquel évoluera l’employé(e) qui s’acquitte des fonctions essentielles de ce poste. Des aménagements raisonnables peuvent être consentis afin de permettre aux personnes ayant une limitation fonctionnelle d’accomplir les fonctions essentielles du poste.


Processus de candidature

La préférence sera donnée aux candidats qui s'identifient comme Autochtones et qui ont démontré leurs liens et leur engagement à faire progresser la santé des Autochtones ou l'éducation médicale des Autochtones. Les candidats non autochtones qui possèdent l'expérience et les compétences requises et qui ont déjà travaillé avec des communautés, des organisations et des personnes autochtones sont également encouragés à postuler.


L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses milieux de travail et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées et nous en faisons la promotion, comme le prévoient le Code des droits de la personne de l'Ontario, la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO) et les règlements connexes sur les normes d'accessibilité. Pour s'acquitter de cette responsabilité, l'AFMC mettra à disposition des aménagements appropriés. Au besoin, veuillez informer les Ressources humaines de la nature de toute mesure d'adaptation à tout moment du processus de recrutement afin d'assurer votre participation égale.


Les candidatures seront acceptées jusqu'au 16 septembre 2022. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats sélectionnés pour un examen plus approfondi.